Hoy en día, elegir un ERP para pequeñas empresas puede resultar un verdadero desafío, pues la oferta cada vez es más amplia.
Allá afuera existen una gran cantidad y variedad de vendedores con productos estrella que prometen solucionar todos los problemas que pueden presentar negocios u organizaciones en el ámbito financiero. Y todo esto resulta altamente tentador, especialmente para aquellas empresas que ya han decidido implementar este tipo de sistemas.
Lo malo del caso es que hay ocasiones, que por la premura de la implementación, nos damos poco tiempo para evaluar las opciones que tenemos y elegir la que de verdad se presente como la mejor en todos los sentidos. Y así, elegir el ERP Pymes correcto se vuelve una tarea a la que debemos dedicarle el tiempo necesario sin caer en precipitaciones.
Expertos en el tema de soluciones ERP para pequeñas empresas coinciden en que un buen proceso de evaluación y selección de software eliminará de forma contundente todos los riesgos que conlleva un proyecto fallido. Vale más la pena dedicar tiempo en la selección y análisis que después lamentarse por los resultados.
Con este artículo, queremos que conozcas cuáles deber ser las principales consideraciones que debes tener en cuenta al momento de elegir un ERP a fin de que la experiencia tanto durante la implementación como después de ésta sea totalmente positiva.
Esperamos que este artículo te ayude a tomar siempre las mejores decisiones.
CÓMO ELEGIR EL MEJOR ERP
Para elegir el mejor ERP del mercado, te vamos a a dar algunos tips que te ayudarán a llevar adelante no solo el proyecto de implementación sino también de operación de tu empresa con la nueva herramienta.
1. DEFINIR OBJETIVOS Y CONCRETAR NECESIDADES
Definitivamente, quien no sabe a dónde va difícilmente llegará. Así también sucede con la vida de las empresas, que si no saben hacia donde se dirigen pueden errar el camino.
Definir los objetivos y concretar las necesidades detrás de la implementación de un ERP para pequeñas empresas es la principal tarea que tenemos que llevar a cabo antes de dar el primer paso de la implementación. En este sentido, siempre será necesario involucrar a toda la organización en esta cambio y en todo el proceso, para que sepan desde un inicio cuál es la razón detrás de la implementación y qué se espera del mismo.
La empresa -conformada por todas sus áreas o departamentos- debe conocer de antemano cuáles son los objetivos del negocio a corto, mediano y largo plaza además de las necesidades particulares de la empresa para cumplirlos.
Solo si hacemos todo lo anterior estaremos asegurando el éxito de la implementación y del uso de esta plataforma.
2. ANALIZAR CUÁLES SON LOS PROBLEMAS QUE EL ERP DEBE RESOLVER
En muchas ocasiones sucede que no se sabe a ciencia cierta y con toda exactitud (como lo exige el futuro de la empresa) qué tipo de problemas prácticos, operativos y del día a día un ERP para pequeñas empresas es capaz de resolver.
Solo cuando conocemos esta información con toda exactitud, podremos elegir aquel software que se adecue más a las necesidades de nuestra empresa, negocio u organización analizando su situación actual y evaluando todos los escenarios que se nos pueden presentar con los diferentes proveedores que tenemos a la puerta.
Para esto, será necesario que en la fase de preparación del proyecto involucremos a todos nuestros colaboradores formando equipos multidisciplinares que estén integrados por personas de todos los niveles y departamentos con experiencia en los procesos que aportan la diferenciación al negocio. Ellos serán capaces de detectar, desde su puesto de trabajo, las dificultades reales a las que se enfrentan día con día y que un sistema tecnológico como el ERP Pymes es capaz de resolver.
3. DETERMINAR CUÁL SERÁ EL ALCANCE DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
Para que un software funcione como lo pensamos tiene que estar hecho prácticamente a la medida de la propia empresa. Y para que esto pueda llegar a suceder es necesario concretar todas aquellas necesidades financieras, operativas y funcionales que la plataforma tiene que cubrir para optimizar sus procesos.
Así mismo, será necesario revisar cuáles son los programas, software o plataformas actuales con las que opera la empresa para identificar los condicionantes técnicos y de integración con los sistemas ya existentes, estableciendo prioridades y realizando al mismo tiempo una hoja de ruta que incluya un cronograma definiendo las responsabilidades de cada uno de los participantes en el proyecto.
Una vez que determinamos el alcance, ahora sí se puede elaborar una lista con todos los proveedores de ERP para pequeñas empresas que tengamos en la mira y que se nos presenten como posible solución dependiendo del alcance que registrará la implementación de la plataforma y la operación del negocio con ésta.
Recomendamos que esta lista sea lo más amplia y completa posible, en la que no se nos olvide incluir el objetivo del proyecto y todos los pormenores que nos ayuden a elegir, por mucho, la mejor opción del mercado.
4. CONSIDERAR AL PROVEEDOR IDEAL
El proveedor ideal de un ERP para pequeñas empresas no necesariamente será el que resulte menos costoso sino el que nos ofrezca una solución concreta a un problema concreto desde los primeros pasos en el proceso de implementación.
Para dar con él tenemos que analizar una serie de opciones irnos por aquella que no solo nos ofrezca la plataforma como solución momentánea sino que sea la que nos acompañe durante todo el proceso, ayudándonos a solucionar los problemas que se puedan ir presentando.
El proveedor de ERP tiene que conocer cuál es nuestra realidad y permanecer junto a nosotros inclusive después de la implementación.
También se sugiere que invirtamos tiempo y recursos financieros en hacer prototipos, visualizando la manera correcta en que cada solución refleja los requerimientos clave del negocio.
5. EVALUAR RECUROS Y PRESUPUESTOS
Una vez que nos hemos decidido por un proveedor encima de los demás, es momento de evaluar dos cosas: por un lado cuál es nuestro presupuesto de cara a la adquisición de esta plataforma de gestión y por el otro cuáles son las personas que más conocen de la empresa y podrían ser los principales actores de cambio para tener las menores dificultades.
En el tema de los presupuestos, siempre hay que recordar que tenemos que tener muy en claro que cualquier proceso de implementación trae consigo eventualidades y sorpresas que surgirán en el camino y que deben ser considerados y dejarlos siempre plasmados. Que lo ideal será que sean los menos posible, pero eso sí, nunca dejar de considerarlos para evitar sorpresas en el camino.
Tenemos que definir el presupuesto con el que cuenta la empresa y establecer cuál será el necesario.
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