En plena era digital, las empresas que no echan mano de un sistema administrativo para gestionar de forma eficiente sus inventarios que les ayude a controlar mejor su stock -que engloba desde las materias primas hasta los productos terminados- pueden irse quedando en el rezago y comprometer su permanencia en el universo de la competitividad.
Cuando llevas a cabo un control de existencias eficiente consigues tener la cantidad adecuada de bienes en el lugar correcto y en el preciso momento, ayudando de paso a que el capital no esté inmovilizado y protegiendo la producción en caso de problemas en la cadena de suministro.
Agilizar la gestión de tus inventarios con un sistema administrativo siempre será una tarea más fácil de realizar si cuentas con una solución ERP competente, hecha a la medida de tu negocio o empresa, que sea capaz de hacerlo de forma automatizada.
En este artículo conocerás cuáles son los beneficios que un software administrativo ofrece a tu empresa en el momento en que lo consideras como una herramienta para agilizar la gestión de tus inventarios.
Pero antes, es bueno que recordemos una cosa: un stock rigurosamente controlado está relacionado de forma directa con la productividad general de tu empresa y con el beneficio que obtienes. Por ello, es muy importante gestionar su flujo con un software administrativo para que éste se mantenga en movimiento constante, porque tú sabes que tener productos parados se traduce a “cero” beneficio.
6 BENEFICIOS DE GESTIONAR TUS INVENTARIOS CON UN SISTEMA ADMINISTRATIVO
Tener un control adecuado de las existencias de tu inventario nunca había sido tan sencillo como cuando lo haces con un sistema administrativo que te brinda el apoyo que necesitas siempre en tiempo real y sin ninguna clase de margen de error.
Entre los múltiples beneficios que podemos encontrar en esta herramienta -desde el momento que ingresan las materias primas hasta que salen los productos terminados- se encuentran los siguientes:
- Previsión de órdenes de re abastecimiento
- Control en la recepción de mercancías
- Mejora en los flujos de mercancía
- Rastreo de los niveles de stock en tiempo real
- Eliminación de inventario excedente
- Ahorro de tiempo
Veamos a continuación cada uno.
BENEFICIO 1. PREVISIÓN DE ÓRDENES DE RE ABASTECIMIENTO
Un inventario que se gestiona como debe ser estará buscando siempre un equilibrio entre su stock, tanto mínimo como máximo a fin de planificar adecuadamente sus pedidos de reposición. A esto le llamamos previsión de órdenes de abastecimiento de materia prima. Gracias a un sistema administrativo de inventarios -como un ERP- la cantidad de inventario siempre es precisa y permite a la empresa saber cuándo es necesario tomar decisión de nuevas compras sin afectar ni la producción ni los recursos financieros de la misma.
Un software administrativo o ERP permite ordenar los artículos dependiendo su demanda específica, para tener siempre claro cuáles productos son los más demandados y poder planear su fabricación de forma objetiva. Y también optimizar el reabastecimiento, que se traduce en realizar menos transacciones para tener tus inventarios siempre equilibrados en su punto medio.
BENEFICIO 2. CONTROL EN LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
Puede parecer algo lógico, pero no necesariamente todas las empresas o negocios que manejan grandes o extensos inventarios tienen un control confiable en la recepción de mercancías o materia prima. Con un sistema administrativo, todas las tareas relacionadas con la recepción de mercancías son automatizadas y ágiles desde la gestión de la descarga, pasando por la inspección minuciosa del estado en el que llega la mercancía y de su correcto etiquetado hasta el registro general y la generación de información sobre todo el proceso, que pueda ser de ayuda para mejorarlo.
BENEFICIO 3. MEJORA EN LOS FLUJOS DE MERCANCÍA
Una vez que las mercancías llegan e ingresan a tu stock, las existencias deben ser cuidadosamente controladas para que los flujos de mercancía sean los que se esperan y no lleguen jamás a entorpecer ninguna etapa en la cadena de producción.
El software administrativo se encarga de conocer y controla el comportamiento del almacén, estimulando su movimiento para darle salida a tal o cual producto en el momento adecuado.
BENEFICIO 4. RASTREO DE LOS NIVELES DE STOCK EN TIEMPO REAL
Sabemos que los niveles de stock puede llegar a convertirse en todo un tema, que si no se atiende bien, puede llegar a ser más que un verdadero dolor de cabeza para tu empresa. ¡Nada más frustrante que detener la producción por falta de materia prima o dejar ir una buena venta porque uno de tus productos estrella ha escaseado!
Rastrear los niveles de stock en tiempo real siempre será posible gracias a un sistema administrativo o ERP. Cuando tu inventario está actualizado, puedes dedicarte a trabajar de forma integrada con el resto de los departamentos que conforman tu empresa, para garantizar que no habrá ninguna clase de problemas en toda la cadena de suministros.
Cuando una herramienta administrativa como este tipo de sistema ERP te ayuda a conocer cuál es el estado del inventario, tanto los responsables de producción como tu departamento directivo podrán tomar decisiones más acertadas y convenientes para la empresa con solo un clic. Así, todo mundo podrá optimizar sus procesos gracias a una información actualizada que evite retrasos en entregas o lo peor, errores en las operaciones del negocio, que se traduce siempre en pérdidas.
BENEFICIO 5. ELIMINACIÓN DE INVENTARIO EXCEDENTE
No solo la escasez en el inventario es un problema, también el inventario excedente porque puede llevar a tener dinero paralizado e inversión sin moverse, lo que también se traduce en pérdida para la empresa.
Con un sistema administrativo eres capaz de conocer si tu inventario tiene excedentes y reaccionar con rapidez. La mayoría de las veces, los excedentes suelen ser provocados por factores totalmente externos a tu propia organización, ya sea por la disminución de la demanda o por flujos negativos en la economía. A pesar de que controlar estos factores está fuera de tu alcance, el software administrativo te lo hará saber de forma inmediata para que tú tomes las mejores decisiones antes de que la afectación sea mayor.
BENEFICIO 6. AHORRO DE TIEMPO
No por ser el último beneficio en nuestra lista tiene menos importancia que los demás.
Simplemente este beneficio engloba a todos los demás, porque a final de cuentas contar con un sistema administrativo que te brinde en tiempo y forma información relacionada con los stocks, automatizada, procesada y actualizada desde una misma plataforma ayudará a que todos los departamentos de tu empresa aprovechen mejor su tiempo olvidándose de operar de forma manual los inventarios y todo lo que estos conllevan.
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