Hablando de temas de interés esencial para la operación exitosa de un negocio o de una empresa, no podemos dejar de lado el presupuesto financiero, que podemos considerar como la expresión financiera del plan operativo de la organización para un período de tiempo determinado, siendo un año entero lo más habitual.
En todas las empresas, sin importar su sector, giro o tamaño cada inicio de año el gerente junto con su equipo administrativo y/o directivo preparan todo un plan donde a detalle donde se plasman los objetivos y las metas que se buscan lograr durante el periodo respecto a tres conceptos: ingresos, gastos y utilidad neta.
En pocas palabras, elaborar un presupuesto financiero brinda a la empresa la tranquilidad de saber cuál es el camino que debe tomar para ser rentable y cuáles son las metas que tiene que ir cumpliendo en el camino para lograrlo.
En el artículo de hoy te presentaremos los 7 pasos para elaborar un presupuesto financiero, dejando en claro que si quieres que tu empresa cuente con un plan de acción específico que la lleve a crecer, tienes que aprender a elaborar este documento de la forma más precisa, pues solo así se convertirá en un aliado para el cumplimiento de indicadores y la conquista de objetivos.
Además, si quieres gozar de una ventaja competitiva en el mercado desafiante, te iremos presentando las ventajas que tiene apoyarte en un programa ERP que se convertirá en la herramienta útil y necesaria al momento de elaborar presupuestos financieros.
7 PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO FINANCIERO
PASO 1: ELABORAR UN PLAN OPERATIVO MAESTRO
Podemos decir que antes de lanzarnos a crear el presupuesto financiero de la empresa, primero tenemos que crear un plan operativo maestro que involucre a toda la organización en el cumplimiento de los objetivos a través de acciones concretas.
En este plan operativo te sugerimos incluir tres puntos importantes:
- Las metas financieras
Las metas financieras son propósitos que se plantean para el cumplimiento de objetivos empresariales, que involucran una buena administración y planeación del dinero. Cuando la organización es capaz de fijar una metas realistas y medibles, podrá aportar -sin miedo a equivocarse- objetivos reales, que se puedan cumplir, y al cumplirlos que generen la suficiente motivación en los equipos de trabajo para ir por más. Esta meta siempre va en relación con la utilidad neta que la empresa tiene que conseguir un determinado tiempo.
- Análisis del año anterior
Siempre es necesario revisar y analizar cómo fue el ejercicio anterior en temas de ingresos contra gastos -un ERP en la nube es capaz de proveer esa información con todo lujo de detalle- para así poder tener proyecciones más acertadas.
- Determinar límites de gastos
Resulta de suma importancia determinar cuál será el porcentaje de los ingresos que se destinará a la partida de gatos en cada una de las categorías. Solo así se logra asegurar los recursos y gastar menos de lo que se ingresa. Además, delimitar los gastos ayudará a tener una visión más completo del destino final de los ingresos.
PASO 2: PROYECTAR LAS VENTAS
Una vez que se tiene bien armado el plan operativo maestro para que todo mundo sepa cuál será el camino a seguir, es momento de pronosticar las ventas o los ingresos que la empresa alcanzará en un período determinado. Y para lograrlo, es necesario tener en cuenta factores como la demanda estimada de tal producto o servicio en el mercado, comportamiento del mercado meta, nivel de competencia (directa o indirecta), precio promedio del producto o servicio en el mercado y la capacidad propia de producción.
Tomar en cuenta estos factores así como clavarse en los datos históricos (conocer las ventas de años anteriores y analizar la tendencia, que se puede alcanzar gracias a una herramienta como un ERP en la nube) o también tomar en cuenta cuál es la tendencia de consumo del mercado, resulta factor determinante para el éxito de un presupuesto correctamente elaborado.
PASO 3: PRESUPUESTAR LOS GASTOS
Así como importante es proyectar las ventas y llevar un exagerado control sobre ellas, también lo son los gastos (costos fijos o variables) que te permitirán tomar el control y darle seguimiento a las inversiones realizadas o a las salidas de dinero.
Cuando se presupuestan las gastos con antelación, se evitan los gastos sorpresas, se cuida más el presupuesto financiero y se dispone de los recursos de la empresa de manera mucho más eficiente.
Además de ayudarte de herramientas como un programa ERP para presupuestar los gastos de forma acertada, resulta vital que consideres estos puntos:
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Gastos generales
En esta categoría entran los “gastos fijos” como agua, luz, pago de nómina, etc. Y también los “gastos variables” como costos de venta y gastos administrativos. Cuando logras determinar los gastos de cada área o departamento de tu empresa u organización, logras tener una visión más completa de qué gasta quién y así realizar acciones correctivas con mayor exactitud.
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Gastos imprevistos
No puedes dejar de lado tener siempre en cuenta los imprevistos, que cuando aparecen, suelen poner de cabeza a la organización, especialmente cuando no se les contempla. Te sugerimos contar -siempre- con un monto determinado para esta clase de gastos, a fin que provoquen menos estrés en toda la organización.
PASO 4: PREDECIR EL FLUJO DE EFECTIVO
Para la correcta gestión financiera, predecir el flujo de efectivo (o el flujo de efectivo proyectado en lenguaje más preciso) es una tarea básica cuando se debe mantener saldos cercanos a las necesidades de dinero que requiere la empresa para operar de forma correcta. Cuando el flujo se predice con exactitud, se evitará dejar de cumplir con las obligaciones adquiridas por la organización.
PASO 5: ESTRUCTURAR EL PRESUPUESTO DE MANERA GENERAL
Así como en el paso 1 valoramos la necesidad de contar con un plan operativo global, también es necesario que cada área o departamento de la empresa cuenten con su presupuesto individual donde el control y su posterior seguimiento sea mucho más sencillo y efectivo en orden al cumplimiento de los objetivos generales.
¿En qué beneficia que cada área cuente con su propio presupuesto? Redunda en una mayor motivación y reto para las empleados cuando deben cumplir metas específicas y les otorga mayor responsabilidad, consolidando a toda la estructura organizacional.
PASO 6: PLANIFICAR REVISIONES PERIÓDICAS
Como en todos los ámbitos de la vida empresarial, aquí también aplica: quien no mide resultados, está destinado a frenar su crecimiento.
Planificar revisiones periódicas del presupuesto financiero gracias a herramientas como un programa ERP no solo ayudará a corregir errores en cuestión de finanzas -detectar por qué se gasta más de lo que se gana- sino que también a replicar aquellas estrategias financieras que dieron buenos resultados.
PASO 7: ACTUAR, REPLICAR O CORREGIR
Como ya lo dijimos en el paso anterior, planificar revisiones periódicas para que el negocio esté bien gestionado buscando siempre que sea más rentable sin que disminuya la calidad de los productos o servicios, es una tarea útil y necesaria que te lleven a actuar a tiempo cuando sea momento de replicar estrategias que funcionaron bien y también a corregir los posibles errores que pueden estar bloqueando el crecimiento de la organización.
Si quieres que tu empresa funcione mejor, de manera más ordenada y que la gestión de recursos financieros sea la correcta, necesitas echar mano de un ERP en la nube, la plataforma más completa e intuitiva con la que podrás generar la información más confiable que te ayude a realizar los presupuestos financieros más atinados; todo esto, conducirá a tu empresa hacia el éxito seguro.
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