¿Qué es un Sistema ERP?

      Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) es un sistema de gestión o planificación de recursos empresariales que aprovecha todos los servicios que ofrece la cloud computing (en caso que se aloje en la nube) o también si se implementa de forma local (en equipos y servidores propios de la organización o empresa en cuestión) para gestionar, desde un solo lugar y desde una misma plataforma todas las actividades propias del negocio, permitiendo generar la misma información para toda la organización trabajando siempre con los mismos datos.

Cuando la empresa u organización se decide a implementar un sistema ERP es porque busca, principalmente, tres cosas:

• Automatizar las tareas diarias que realizan todos y cada uno de sus departamentos
• Optimizar esas tareas evitando el error humano, que a la larga puede llegar a costar muy caro
• Hacer que el tiempo que emplean los equipos, empleados y trabajadores de la organización rinda más, ayudando que los procesos sean más exitosos.

En este artículo te platicaremos, con lujo de detalle, cuáles son sus ventajas, qué tipo de programas ERP existen, cuáles son las áreas de la empresa que esta plataforma llega a cubrir de forma total e integral, cómo es el proceso de implementación del software así como pautas para evaluar si tu empresa u organización necesitan esta herramienta tecnológica para crecer más rápido y mantenerse siempre competitiva.

1. ¿QUÉ ES UN ERP?

  Como ya lo explicamos más arriba, un sistema ERP es una herramienta que permite una gestión empresarial integral, correcta y puntual de todas las actividades que se llevan a cabo al interior de una organización diariamente.

Cuenta la historia que fue en la década de los 90 cuando algunas empresas norteamericanas del sector manufacturero acuñaron el nuevo término “ERP” al ver cómo evolucionaba el anterior término, “MRP”, que se refería a la planificación de requerimientos de materiales y que buscaba maneras de mejorar la eficacia en la toma de decisiones por parte de los responsables de la línea de producción.

Durante los primeros años, el sistema ERP se centraba en organizar datos y optimizar procesos relacionados con áreas meramente administrativas. Pero con el pasar de los años, las empresas se dieron cuenta que esta herramienta de planificación podía apoyar a otras áreas -que no tuvieran que ver con solo recursos financieros- y fue así como nació el concepto de ERP como lo conocemos en nuestros días.

Administración de inventario, administración de la cadena de suministro, cumplimiento de entregas, trato con clientes y proveedores, compras de materia prima, recursos humanos, contabilidad, TI (Tecnologías de la Información), producción, planificación y programación son algunas áreas que hoy por hoy llega a cubrir esta plataforma y de forma magistral.

Así, vemos cómo estos sistemas se integran sin mayor problema en todas las áreas, departamentos y funciones de una empresa persiguiendo siempre el mismo objetivo: ayudar a que las cabezas de la organización -el equipo directivo, los dueños- cuenten en todo momento con información real y valiosa para tomar las mejores decisiones y así jamás poner en riesgo el futuro de su organización.

Cuando una decisión está basada en información real y valiosa, seguramente será una buena decisión.   Y precisamente eso es lo que todas las empresas y organizaciones necesitan hoy, sin importar en lo más mínimo cuál sea su tamaño, su naturaleza ni a qué sector pertenezcan.   A todas las funciona por igual.

2. ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS Y LAS VENTAJAS DE UN SISTEMA ERP?

Vamos a presentarte las 9 ventajas principales que se convierten en los más grandes beneficios de un sistema ERP para aquellas empresas que se lanzan a su implementación.

INTEGRA LA INFORMACIÓN EN UNA SOLA FUENTE

Quizá uno de los más grandes beneficios de un sistema ERP es precisamente que se trata de una plataforma que integra a toda la organización en tanto comparten la misma fuente de información. Es decir, todos los datos que se generan en los procesos organizacionales internos -del día a día-, van a parar a una misma plataforma que los procesa y que se encarga de generar la misma información para todo mundo.

Esto, es la gran ventaja para todo el tema de la comunicación organizacional en cualquier nivel, tanto ascendente como descendente: los mismos datos llegan a todos los departamentos por igual. Y cuando esto se logra, se terminan todas aquellas complicaciones que se pueden generar a partir de la desinformación, y que pueden afectar gravemente a las empresas.

OPTIMIZA LOS PROCESOS

Cuando todos y cada uno de los departamentos -o de las áreas- de una organización trabajan con una misma herramienta, logran optimizar sus procesos de tal manera que no queda lugar para el error humano, que suele entorpecer el desarrollo y a la larga afecta al crecimiento de las empresas o negocios.

Un software ERP ayudará a que las tareas diarias, al ser realizadas de forma automatizada, exhiban resultados benéficos para toda la organización, porque ahorrará tiempo y esfuerzos, los que deben ser siempre traducidos en recursos, es decir, en dinero.

OFRECE INFORMACIÓN CONFIABLE SIEMPRE EN TIEMPO REAL

Esta clase de sistemas ofrecen una ventaja realmente valiosa: la información que generan después de procesar y analizar cientos o miles de datos al día, es cien por ciento confiable y se procesa en tiempo real.

Y esto, ¿en qué beneficia a toda la organización?

En que gracias a ser información generada en tiempo real, ayuda a que la toma de decisiones de quienes llevan las riendas de la organización sea más atinada y provechosa para un futuro de la misma.

UNE A TODA LA ORGANIZACIÓN

Más que unir, integra a toda la organización -áreas o departamentos- al funcionar como una misma plataforma de trabajo para todas. Los equipos de trabajo se sienten tomados en cuenta, más unidos e integrados cuando recibe la misma información que proviene de la misma fuente.

Además, un sistema ERP fomenta el trabajo colaborativo en todos los niveles, porque no es un programa con el que se trabaja por separado, sino que une a todos en una misma plataforma y desde allí se trabaja en conjunto.

PERMITE UN CONTROL TOTAL DEL NEGOCIO

No existen empresa, organización o negocio que no busque tener el control total de todas las operaciones, de todos los recursos o de la información que se crea día con día. Y esto, es capaz de ofrecer un ERP software de manera total.

Al tener el control total de tu negocio gracias a una visión 360 del mismo, puedes contar con la seguridad de que en tiempo y en forma podrás corregir acciones erróneas o impulsar estrategias de negocio que comienzan a dar buenos resultados.   Al operar desde una misma plataforma todo el negocio, su control total es una realidad.

MOVILIDAD

A esta clase de sistema, se puede acceder desde cualquier lugar, ya sea de manera remota (equipos informáticos fijos) o a través de cualquier tipo de dispositivo móvil que cuente con acceso a internet. Eso la vuelve una herramienta totalmente adaptable a cualquier escenario en el que se desenvuelva la organización.

ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA  

Una de las mayores preocupaciones de dueños de empresas es adquirir herramientas tecnológicas y pensar en lo que representar mantenerlas siempre actualizadas para que funcionen en óptimas condiciones. Y decimos que es una preocupación latente pues las actualizaciones pueden generar gastos que no se contemplan como se deberían contemplar. Esto genera estrés y puede ir en detrimento de las buenas finanzas de la empresa.

Una de las grandes ventajas de un sistema ERP en la nube es precisamente el tema de las actualizaciones, que se hacen de manera remota y automática, sin que la organización deba preocuparse por hacerlo o conseguir quién lo haga.

SEGURIDAD A PRUEBA DE FUEGO  

Aunado al punto anterior, la seguridad en el manejo de datos y de información valiosa -y delicada por su naturaleza- es un tema prioritario para las organizaciones que echan mano de una herramienta tecnológica como ésta.

Contar con un sistema ERP en la nube como sistema de gestión, te ofrece seguridad en el manejo de información a prueba de fuego, ya que todos los datos que maneja se hace de forma remota y no se almacenan en equipos físicos que puedan ser susceptibles a cualquier clase de ataque cibernético o de un terrible hackeo.

COSTOS BAJOS  

Por último, no menos importante pero como consecuencia de los ocho puntos anteriores, la disminución en los costos de operación es una realidad latente para las empresas u organizaciones que implementan con software de esta clase para gestionar sus recursos. Esta herramienta logra que la empresa tenga “ahorros” en diferentes rubros, pues concentra en sí misma diferentes actividades que suelen hacer no solo una sino varias personas dentro de la organización.

También ahorra tiempo en la ejecución de tareas y disminuye de manera increíble los errores humanos de captura de datos -por ejemplo- que también pueden llegar a traducirse en pérdidas para la empresa.

3. TIPOS DE ERP

Pues bien, ahora que hemos visto qué es un ERP y cuáles son sus ventajas, veamos los dos tipos de ERP que existen en el mercado: ERP local (on-premise, que podría ser el más tradicional) y ERP en la nube.         

Esta distinción entre ambos tipos de software se refiere a la forma en que se va a instalar e implementar el sistema.         

Algunos programas de esta clase se realizan localmente (on-premise), esto quiere decir que se instalan dentro de las instalaciones físicas de la empresa y en equipos informáticos fijos.

Otros programas se consideran un sistema ERP en la nube (on cloud) que, como su nombre lo dice, obedecen a instalaciones fuera de las instalaciones físicas de la empresa: en la nube. La computación en la nube permite a las organizaciones o negocios pagar una suscripción para acceder al software en cuestión, trabajar de forma remota en él y almacenar también en él toda la información generada.

Su gran ventaja es que desde cualquier lugar y a cualquier hora se puede acceder a la plataforma siempre y cuando se cuente con un dispositivo conectado a la red.

4. CÓMO AYUDA UN SOFTWARE ERP A MI NEGOCIO

Parte de la naturaleza de un software ERP es impulsar los negocios y promover su crecimiento gradual pero seguro.

Al ser una herramienta flexible, puede ir creciendo al mismo ritmo que el negocio, pues se le van integrando módulos o funcionalidades según se vayan requiriendo.

Esta clase de programas se consideran soluciones efectivas al momento de lograr que la gestión de recursos sea mucho más eficiente, lo que ayuda -como ya lo decíamos- al crecimiento de la empresa.

Por otro lado, es una herramienta que ayuda a optimizar las tareas diarias, que aumenta la productividad y que logra que se aprovechen mejor los datos en tiempo real. En definitivas cuentas es la aliada principal para las empresas u organizaciones que están decididas a crecer a paso seguro.  

5. ¿QUÉ ÁREAS DE MI EMPRESA CUBRE UN SOFTWARE ERP?

Como lo mencionamos más arriba, en la introducción de este artículo, las áreas de la empresa que logra cubrir un sistema ERP no solo son de carácter administrativo -como pudo haber sido hace años- sino que abarcan prácticamente a toda la empresa.

Las áreas o departamentos que cubre este programa con sus módulos y características específicas son:

• Área de administración, contabilidad y finanzas
• Área de Recursos Humanos
• Área de atención al cliente
• Área de producción
• Área de TI (tecnologías de la información o inteligencia de negocios)
• Área de almacén (control de stock e inventarios)
• Área de la cadena de suministro
• Área de compras
• Área de atención a proveedores
• Área de comercio electrónico (tienda en línea)

  Y quizá la lista podría seguir dependiendo el tamaño de la empresa. Sin embargo, con esta listado nos queda claro que esta herramienta cubre prácticamente todas las áreas de la empresa.

6. ¿CÓMO ES LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP?

Es necesario aclarar que cuando la empresa se ha decidido por implementar un software ERP, tiene que estar consciente de que se trata de un proceso que puede llevar su tiempo para que dé lo buenos resultados esperados.       

Este proceso, recomendamos que arranque con una presentación de esta nueva plataforma a todas las personas que integran la empresa. Esto, ayudará a que todo mundo reciba la misma información, esté en el mismo canal y se sume al proceso.

Después, es necesario conocer bien, a fondo, cada una de las áreas, sus responsabilidades, los procesos y las herramientas que utilizan para llevarlas a cabo. Así se podrá tener un panorama más amplio y detectar en qué zonas particulares hay que hacer mayor hincapié en las mejoras que se buscarán echando a andar la nueva herramienta.

Luego, se elabora el plan de implementación en el que hay que incluir fechas, costos, indicadores de desempeño clave y el ROI (retorno de la inversión) para saber a ciencia cierta y desde el inicio qué le espera a la empresa.

Es muy importante delegarle a uno de los colaboradores la administración total del proceso de implementación, desde la migración de datos a la nueva plataforma hasta los primeros pasos operativos. Que se encargue de echarlo a andar de principio a fin. Este colaborador tiene que contar con todos los recursos y el respaldo necesario para que nada frene el proceso.         

Durante las etapas de proceso, hay que crear informes y hacer partícipe a toda la empresa de los mismos, para que así todo mundo sepa dónde se encuentran y hacia dónde van, todos tirando hacia la misma dirección.    

7. CÓMO EVALUAR SI NECESITO UN SOFTWARE ERP

Existen señales claras que te ayudan a evaluar de manera más sistemática la necesidad de implementar o no un software ERP en tu empresa, y a continuación las mencionaremos:

REZAGO TECNOLÓGICO

Puedes experimentar que tu empresa o negocio se está quedando atrás en la carrera contra tu competencia. Y si no utilizas herramientas tecnológicas de última generación, difícilmente podrás ir a la cabeza.

MOVILIDAD LIMITADA  

Si tienes que estar las 24 horas del día en tu empresa porque si te separas un momento de ella sientes que las cosas no funcionan, seguramente necesitas implementar un sistema ERP en la nube que te brinde la seguridad de manejar de manera óptima tu negocio de forma remota, sin necesidad de estar allí, y para que puedas atender otras necesidades.

DESINTEGRACIÓN DE TUS DEPARTAMENTOS

Cuando las áreas o departamentos de una empresa trabajan todos a su ritmo y con sus propios programas, generando información parcial que luego no se comparte con los demás, puede ser señal de que necesitas un programa que los unifique y que vuelva mucho más eficiente su trabajo.

8. CORPOSUITE, TU ALIADO AL IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP

  La gran diferencia entre un buen sistema ERP y uno que no lo es es el tema del acompañamiento durante el proceso de implementación, aunque no lo creas.

Si quieres tener como aliado en este proceso a la mejor consultoría de ERP en México, Corposuite es la solución. Con más de 15 años transformando a más de 300 empresas mexicanas, Corposuite te ofrece un servicio de excelencia enfocado en obtener los mejores resultados en tiempo récord, además de brindarte innovación en todos sus productos.

¿Te interesa conocer más sobre Oracle NetSuite? Solicita una Demo, es totalmente gratuita y sin compromiso. En ella, un consultor especializado resolverá todas tus dudas y podrás ver operar el software en tiempo real y con escenarios similares a los de tu empresa.