Si has llegado hasta este artículo, seguramente ya has decidido optimizar toda la gestión de recursos de tu negocio o empresa, desde el control de las finanzas y la contabilidad hasta agilizar la gestión de pedidos, el proceso de compras y la atención al cliente sin pasar por alto el control de inventarios y la reducción de costos de TI. En este caso, ya sabes que necesitas hoy más que nunca un programa administrativo en la nube.
Con el afán de presentarte todas las funcionalidades que un programa administrativo (ERP) es capaz de ofrecerte desde el momento de su implementación hasta los primeros pasos de su operación, hemos preparado este artículo donde además te contaremos cuáles son los criterios a tener en cuenta a la hora de hacer le mejor elección, y que logres así que tu inversión llegue con el mejor retorno del mercado.
Pero antes, tenemos que hacer una observación. No todas las opciones ERP en la nube pueden ser la mejor opción. Por ello, siempre decimos que antes de contratar un servicio a cualquier proveedor, debes cerciorarte muy bien que sea profesional tanto en el proceso de implementación como en el acompañamiento que debe brindar.
La pregunta sería: ¿Cómo elegir al mejor proveedor sin temor a equivocarse? Además de ver el tema de los costos -el que más se adecue a nuestro presupuesto- tenemos que revisar minuciosamente el tema de la funcionalidad y la usabilidad.
A continuación veamos los criterios generales para elegir el programa administrativo que mejor nos convenga.
5 CRITERIOS PARA ELEGIR TÚ PROGRAMA ADMINISTRATIVO IDEAL (ERP)
1. ESCALABILIDAD
Es decir, que el software se adapte al crecimiento que vaya experimentando tu empresa u organización, pues solo así podremos asegurar que la inversión, que suele ser importante y bien considerada en el presupuesto anual, sea a largo plazo y se recupere de forma razonable.
2. QUE SEA UN PROGRAMA DINÁMICO E INTUITIVO
Con esto nos referimos a que su diseño debe ser amigable, fácil de operar y que su interfaz y sus paneles de control se vuelvan intuitivos para los usuarios, que recordemos, tienen que ser capacitados pues son colaboradores que no han tenido experiencias previas con programas de este tipo.
3. FUENTE CENTRAL DE INFORMACIÓN
Un programa administrativo es una plataforma que centraliza la información que se procesa al interior de la empresa y organización en una solo fuente, logrando así que todos los departamentos o las áreas de la organización accedan a la misma información en tiempo y forma, no se dupliquen los datos y no se pierda tiempo clasificando información que la plataforma clasifica de forma automática y pone al servicio de todos los usuarios.
4. ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA
Si la actualización del sistema se hace de forma remota y automática, ya estás del otro lado y ya estarás asegurándote de que la solución sirva a futuro.
5. PROVEEDOR CON PRUEBA DE CALIDAD
Quizá sea un criterio que se podría pasar por alto cuando en realidad es de los más importantes. Asegúrate que el proveedor del ERP posea trayectoria en esta clase de soluciones tecnológicas para empresas o negocios, que tenga reconocimiento en el mercado y que, además de tener presencia en el país, sea capaz de ofrecer soporte y acompañamiento durante todo el proceso de implementación; solo así podrás obtener las mejores garantías que te ayuden a estar tranquilo. En este sentido, la recomendación número uno a nivel mundial será siempre Oracle Netsuite.
Una vez que hemos visto cuáles son los criterios que te recomendamos tener en cuenta al momento de decidirte por uno u otro proveedor, veamos qué funcionalidades debe tener un ERP basado en la nube para que sea una verdadera solución para tu empresa.
FUNCIONALIDADES DE UN PROGRAMA ADMINISTRATIVO BASADO EN LA NUBE
1. CRM
El CRM (Costumer Relationship Management) es una herramienta cada vez más indispensable y a la vez frecuente para las empresas.
Podría parecernos suficientes las hojas de Excel para llevar al día los datos de los clientes, pero a medida que comenzamos a experimentar el crecimiento, no será necesario. Ahora bien, ¿Qué es lo que te permite el CRM dentro de un programa administrativo? Especialmente nos va a ayudar a manejar de forma más eficiente, controlada y profesional las ventas y todo lo que tiene que ver con la gestión y las relaciones con los clientes interno, haciendo que toda la comunicación con ellos sea más sencilla y efectiva.
2. FACTURACIÓN ONLINE
Es una maravilla que el mismo software con el que gestionas todos los recursos de tu organización también puedas echar mano de él para todo lo que tiene que ver con la facturación en línea, que seguro ayudará a que el tiempo se utilice de mejor manera. Aquí lo único que se debe revisar es que la plataforma esté ajustada al SII (Servicio Interno de Impuestos) y a la normativa vigente de facturación. Y así, poder compartir desde la nube toda la información de la facturación de tu organización llevando un control exacto y que todo se siga conforme a la ley.
3. INDICADORES DE DESEMPEÑO
Dar un seguimiento de control de proyectos se vuelve una actividad vital para el éxito de tu negocio y gracias a Oracle Netsuite, el ERP en la nube número uno a nivel mundial, serás capaz desde definir los proyectos con sus metas, objetivos e indicadores de calidad y desempeño hasta consultar la situación de cada proyecto (siempre en tiempo real) y crear reportes y formularios contables, financieros y operativos de forma remota y automática, donde no exista ninguna clase de margen de error.
4. CONTROL DE INVENTARIOS
Nada que pueda estropear tanto el éxito y la eficacia operativa de una empresa o negocio que no contar con una plataforma que le ayude con el control de inventarios y el chequeo continuo de existencias. A través de este control, tu empresa será capaz de llevar a cabo una rotación óptima de las existencias para que el retorno de inversión sea el proyectado y no tengas sorpresas desagradables después, al comprobar que hay existencias que no han tenido salida.
5. ACESSO A LA INFORMACIÓN 24/7
De las grandes funcionalidades de un ERP en la nube se encuentra el acceso a la información desde cualquier sitio, ya que al estar sostenida por la tecnología en la nube, puedes ingresar a tu panel de control y a toda la plataforma en sí desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet.
6. SEGURIDAD DE TUS DATOS
Por lógica, el uso de la nube para operar tu organización con un ERP como Oracle Netsuite se vuelve segura porque no depende de equipos tecnológicos físicos vulnerables a cualquier tipo de daño, sea provocado o casual. Aquí la recomendación es elegir siempre aquel software de un proveedor experto, que en todo momento te presente cuáles son los protocolos de ciber seguridad que tienen, así como el desarrollo con el código fuente y que sea capaz de hacer varias pruebas de vulnerabilidad.
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