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6 maneras de mejorar el proceso de compras en tu empresa

El departamento de compras es responsable de adquirir bienes y servicios. Si bien eso puede parecer bastante simple, en realidad tienen que realizar muchas tareas entre la búsqueda de las mejores ofertas y la compra. Sin embargo, existen varias formas de optimizar el proceso de compras y tener una mejor gestión financiera. ¡Si ese es uno de tus objetivos, te invitamos a leer este artículo!

Ya sea una Pyme o una gran empresa, el área de compras tiene mucho por hacer y de ellos dependen las decisiones sobre la administración financiera. Por lo tanto podemos decir que esta división tiene parte de la responsabilidad sobre el éxito de la compañía. ¿Por qué? El proceso de compras es básicamente una función de cualquier empresa que trabaja para ahorrar dinero y mejorar las ganancias. De ahí que se convierta en uno de los departamentos o funciones más importantes.

Las organizaciones se han dado cuenta de que se pueden lograr ahorrar en costos si las decisiones de compra son efectivas. La función principal de este departamento es procurar el material o insumos necesarios para la producción.

Hoy en día, con tanta competencia y una gran demanda en el mercado, muchas empresas se han enfocado en la forma que se realizan sus compras. Así que el rol de este departamento ha mejorado enormemente e incluye tareas como verificar a los proveedores, revisar la calidad de materiales y asegurarse de que las entregas se realicen a tiempo.

Asimismo, el personal de compras tiene que administrar varios proveedores y agencias externas y por lo tanto, representan la reputación de tu organización ante el sector e industria al que pertenecen. Son responsables de negociar y luego finalizar grandes acuerdos que pueden significar mucho para el negocio. Por esta razón la mejora del proceso de compras debe realizarse constantemente.

Beneficios de optimizar tu proceso de compras

La implementación de un enfoque de compra eficaz traerá ventajas a menor escala que irán en crecimiento conforme pase el tiempo. Que además podrán ser posibles dependiendo de la situación de la empresa y del equipo de trabajo. Por consiguiente, te compartimos algunos de los beneficios para aumentar la motivación de tu organización.

  • Reducción de costos

Al mantener una alta productividad y una buena decisión sobre la compra se pueden reducir costos de producción. También se pueden armar estrategias para generar tratos más beneficiosos para invertir menos.

Es importante recordar que la cantidad de poder adquisitivo que se tenga siempre determinará qué tan bajo será el precio o el costo total dentro del proceso de compra. De este modo, la búsqueda de valor adicional siempre es beneficiosa para garantizar que hayamos asegurado lo que percibimos como un buen negocio.

  • Mejores relaciones con tus proveedores

La optimización del proceso significa tener más comunicación y compromiso entre los proveedores y tu empresa. Esto incluye beneficios adicionales más allá del precio reducido o el costo total que valen la pena y pueden aportar valor. Al mantener una buena relación con tus proveedores puedes obtener productos o servicios extra a cambio de algún servicio o costo bajo, una mayor eficiencia, intercambio de recursos, trabajo colaborativo y la reducción del tiempo de suministro.

  • Se reduce el riesgo

Esta ventaja tiene que ver con disminuir, eliminar o prevenir cualquier riesgo que pueda potencialmente perjudicar al flujo de trabajo y dañar tu marca y reputación. Los ejemplos pueden incluir fallas o retrasos en el suministro, pérdida de ventaja competitiva, aumentos de precios o costos y fallas de calidad. Al mejorar el proceso de compra y analizar los riesgos más frecuentes se puede hacer un plan para que no te tomen por sorpresa.

  • La innovación de procesos comienza

La innovación de la gestión de compras permite que se realicen mejoras en otras áreas de la empresa. Ya que al ser una cadena se debe mantener todo en constante actualización y cambio para obtener mejores resultados. Lo que empujará a la empresa a posiblemente crear nuevos productos y a obtener una mayor ventaja competitiva.

  • Optimización de los procesos internos

Mediante un proceso de compra más eficaz se puede garantizar el posicionamiento en el mercado y la satisfacción de las necesidades de tus segmentos. Aparte de mejorar el flujo de efectivo y estandarizar el sistema de trabajo en toda la empresa. 

En última instancia, una buena compra puede aportar un gran valor a una organización, pero debe verse como un proceso en el que toda la empresa se debe involucrar. Ahora, ¿cómo mejorarlo para obtener todos estos beneficios anteriormente expuestos? En seguida te lo decimos.

6 maneras de mejorar el proceso de compras

1. Sé consciente de la función de compras

Entender el valor estratégico de la gestión de compras es determinante para mejorar su proceso. Por lo tanto no se puede ver al área de compras como un ente independiente de la organización. Tiene que estar alineada a la estrategia global y se le debe dar la importancia adecuada. 

 

Así que al crear tu estrategia de producción, ventas y distribución, la división de compras debe estar presente para poder informar al resto de la empresa en qué se puede ahorrar e invertir más.

2. Define las etapas de tu proceso de compra y crea un plan

Al incluir al área de compras dentro de tu estrategia, podrás crear un plan para establecer cada etapa del proceso de compra. Para ello se debe contar con una visión total de las fases de inversión, un análisis de las áreas de oportunidad y los indicadores clave que expresen los resultados de acciones pasadas.

A través de esto se puede evaluar en qué área se está gastando más dinero y si se puede invertir en materiales y servicios de menor costo, sin poner en riesgo la calidad.

3. Automatiza el flujo de trabajo 

Existen tareas dentro del proceso de compra que fácilmente se pueden automatizar con un software ERP para aumentar la productividad y disminuir costes. 

Un ejemplo de esto son los informes de gastos o el registro de datos de entrada, salida de mercancía, historial de acciones y de la información de los participantes internos y externos de la cadena de suplemento. Algo que puede beneficiar bastante a encontrar a cada uno de tus proveedores en menos tiempo y mantener un control sobre cada etapa.

4. Establecer alianzas con los proveedores

En el segundo bloque sobre los beneficios de mejorar tu proceso de compra mencionamos que puedes mantener una mejor relación con tus proveedores gracias a la optimización. 

Al crear una alianza con ellos podrás generar un ambiente más colaborativo en el que ambos tengan mayor comunicación y compromiso de cumplir con pagos y entregas. Como resultado podrán disminuir fallas y encontrar nuevas formas de perfeccionar el sistema de trabajo.

5. Monitorea los procesos

Tener control no significa solo dictar instrucciones al comienzo de un plan o estrategia. Hay que mantener un seguimiento de cada acción, como verificar que la mercancía y el número de productos entregados coincida con los registros del sistema; comprobar la calidad de los productos; revisar que la información de inventario esté actualizada y que haya suficiente stock.

6.Aprovecha el uso de tecnología y aplicaciones

Existen plataformas como los software de planeación de recursos que pueden utilizarse a través de dispositivos móviles para ver el proceso de compra en tiempo real. Brindando flexibilidad a los colaboradores para mantenerse en movimiento sin tener que permanecer en un área en específico. 

Asimismo este tipo de sistemas también cuentan con funciones de comunicación centralizada para tener un contacto inmediato con otros empleados, aunque estén en el corporativo o en la fábrica.

Estas acciones te brindarán grandes ventajas a la hora de optimizar tu proceso de compra, lo que resultará en una gestión financiera de alto desempeño. Si aún estás en la etapa de planeación y análisis de resultados previos, te invitamos a descargar nuestra infografía 7 tips para una buena gestión financiera para complementar esta información.

6 maneras de mejorar el proceso de compras en tu empresa

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