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¿Cuáles son los tipos de órdenes de compras?

El proceso de compra parece algo muy simple, pero en realidad no tener un buen control del mismo puede llevar a las empresas a equivocarse con mucha regularidad. Por ejemplo, puede no garantizarse el pago, tener envíos retrasados, falta de inventario, entre otras problemáticas. ¿Cómo prevenir estas situaciones? ¡Con órdenes de compras y sus diferentes tipos!

Mantener un control sobre los pedidos que se realizan a los proveedores puede ayudar a que la producción no se rezague. Sin embargo en muchas organizaciones no se cuenta con algún documento o sistema que permita detallar la adquisición de recursos. Es cuando se hace uso de las órdenes de compras.

Se trata de un documento legal creado por un comprador y presentado a un vendedor o proveedor durante el proceso de compra. Podría decirse que es como un recibo muy específico que contiene una lista de lo que se desea comprar. Establece los detalles del pedido, incluida la cantidad y los tipos de productos que necesita el comprador, así como las condiciones de pago y los detalles de entrega.

Aunque hay que aclarar que las órdenes de compras no son lo mismo que las solicitudes de compra, pues la orden actúa como un contrato entre el comprador y el vendedor. Al enviar un pedido, el comprador se compromete a adquirir bienes o servicios por el monto acordado. Debido a que la orden se completa antes de que el comprador reciba su factura, una orden de compra le da al vendedor una garantía contra la falta de pago.

La importancia de las órdenes de compras

El uso de órdenes de compras puede ayudar a una organización a mantener el control de sus gastos, agilizar el proceso de adquisición de bienes y servicios, y a crear una cultura de gasto proactiva que mejore los resultados finales.

Un sistema eficiente de órdenes de compra también permite a tus colaboradores, en especial al área de finanzas, controlar las compras pendientes y futuras antes de comprometer dinero adicional.

Un comprador utiliza las órdenes de compras para realizar un pedido y se emite antes de la entrega. Después, el proveedor emite una factura posterior a la entrega del pedido. Ahí mismo se define la cantidad que el adquirente debe por los bienes solicitados y la fecha en la que debe pagar.

Características de las órdenes de compras

Al realizar órdenes de compras lo más común es que los encargados del proceso de compra lleguen a preguntarse cómo es el formato ideal de este documento. Especialmente para evitar que falte información al crearla. Nosotros te compartimos algunos de los elementos más esenciales que puedes complementar con otros datos que requieras añadir. 

Datos generales

Lo principal es añadir la fecha y numeración de las órdenes de compras para identificarla dentro de tu sistema ERP. Lo que hará que la búsqueda del mismo documento sea más rápida y no se traspapele. Algo crucial para no retardar el proceso de compra.

Información del proveedor y el adquirente

Después habrá que agregar datos importantes como el nombre de tu empresa y la del proveedor, la dirección comercial de tu establecimiento, el destinatario de la orden de compra, y formas de contacto como teléfono y correo electrónico.

Datos de entrega

Especifica la dirección a la que debe enviarse el pedido y el método, ya sea paquetería, flete, etc. Agrega los términos del envío y la fecha de entrega planeada. Asimismo deberás incluir detalles como cantidad de artículos, línea, códigos SKU y la descripción de los mismos. Esto también le será de mucha ayuda al proveedor en el proceso de compra para evitar enviar productos erróneos.

Datos de facturación

La facturación es un paso importante y por lo tanto hay que agilizar su proceso. Añadir los datos del RFC de la empresa, nombre, domicilio fiscal, precio neto más impuestos, brindará facilidad al encargado de generar dicho documento. 

Resumen y notas

Puedes redactar un pequeño apartado en el que resumas cada detalle de tus órdenes de compra para confirmar el pedido. Además puedes incorporar descuentos aplicables, costos extra e instrucciones específicas sobre la entrega.

Autorización

La firma y nombre de quien ha autorizado las órdenes de compras permitirá establecer a un responsable, y dará luz verde al proceso de compra.

Con estos apartados podrás crear una plantilla personalizable para facilitar la creación de otras órdenes en el futuro. Para luego proceder a la búsqueda de tus proveedores, enviar tus solicitudes de compra, confirmar las órdenes y adquirir los recursos que necesita tu empresa. Aunque antes de comenzar a crear tus órdenes de compras, debes determinar qué tipo será el que mejor te funcionará. 

Tipos de órdenes de compras

1. Órdenes de compras estándar

Este tipo es de los más utilizados y reconocidos en el proceso de compra. Ya que el comprador requiere del suministro de cierto material de forma frecuente. Por lo tanto ya tiene claros los detalles de lo que va a adquirir y puede identificar qué artículo o servicio está comprando, la cantidad, la fecha de entrega y las condiciones de pago.

Esto sucede cuando los administradores de recursos se dan cuenta de que les hace falta un material en específico, como papel, tinta u otros. Ellos ya saben el tipo, número, marca y presentación que necesitan y por lo tanto tendrán todos los datos necesarios para pedirlo.

2. Órdenes de compra planificadas

Al realizar órdenes de compras planificadas, un comprador está estimando las necesidades futuras de su empresa para el artículo en cuestión enviando una orden de compra por adelantado. Sin embargo, aunque se conocen detalles como el artículo, el precio y las condiciones de pago, la cantidad se basa en una suposición informada y la fecha de entrega es tentativa.

3. Órdenes de compra abierta o general

En este caso se trata de un acuerdo en el que un comprador realiza varios pedidos a la vez para negociar precios con descuento. No hay una cantidad específica de productos, pero sí existe un máximo. Esto le permite al comprador adquirir varios productos dentro de un periodo y sin exceder el tope impuesto durante el proceso de compra.

4. Órdenes de compra por contrato

Este tipo de órdenes de compras es uno de los más formales. El comprador y el vendedor firman un contrato que describe los términos de la compra y en vez de realizar la adquisición de productos por un precio fijo, se hace a través de un convenio. Uno de sus beneficios es que este tipo de orden ofrece la mayor protección legal para los involucrados.

Tener un proceso de orden de compra en su lugar puede ayudar a que el proceso de adquisición se mueva de manera eficiente y puede ser mutuamente beneficioso tanto para los compradores como para los vendedores.

En resumen, muchas organizaciones evitan el uso de órdenes de compras porque no quieren lidiar con papeleo adicional o ralentizar sus procesos existentes. Esto funciona si tu empresa es pequeña y realmente no requiere de tantos proveedores, pero si tu negocio está en crecimiento habrá una ralentización de tu proceso de compra, lo que afectará a tu producción y venta. 

Las órdenes de compras ofrecen instrucciones legales claras para la compra. Dentro de una organización, ofrecen un mayor control y gestión, y pueden ser analizados para determinar si hay que realizar cambios. ¿Suena a mucho trabajo y trámites? Puedes apoyarte de un software de administración de recursos como Oracle NetSuite, una herramienta que te permite optimizar tus procesos financieros y contables, mantener un mejor control sobre tus órdenes de compras y planificar tus recursos.

 

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