El control financiero de cada empresa conlleva una serie de actividades, estudio y análisis para mantener todos los aspectos económicos en su lugar. Conforme va creciendo el negocio, esto se vuelve más y más difícil, sobre todo cuando las empresas incrementan su cartera de clientes y empiezan a vender a crédito. Es entonces cuando las cuentas por cobrar se convierten en un activo más que hay que mantener monitoreado. ¡En este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre este concepto!
La mayoría de las empresas manejan sus ventas como postpago, por lo que suelen entregar los bienes y servicios de inmediato, envían una factura y luego se les paga unas semanas después. Posteriormente, el área de finanzas realiza un seguimiento de todo el dinero que los clientes deben mediante una cuenta en sus libros denominada cuentas por cobrar.
Por lo tanto, este término se refiere a ese dinero que tus clientes te deben por bienes o servicios que te compraron en el pasado. Este dinero generalmente se recolecta después de un periodo específico y se registra como un activo en el balance general de la empresa para mantener un control financiero saludable. Sin embargo, aunque hay que tener bien mapeado este activo, se debe tener en cuenta que no puede contar como una venta hasta que el dinero llegue a la cuenta del banco.
Un ejemplo de este concepto sería el siguiente. Digamos que tu empresa es fabricante de envases de vidrio. Un cliente te pide un lote de 20,000 envases, por lo que generas una factura por un montó de $40,0000, se registra la venta, y para realizar el pago tu empresa establece un periodo de liquidación de 30 días.
En ese momento, la cantidad de $40,000 se convierte en una cuenta por cobrar porque el cliente pagará esa cantidad antes de que expire el período. De lo contrario, la empresa puede cobrar un cargo por pago atrasado o entregar la cuenta al departamento de cobranza. Una vez que se realiza el pago, el segmento de efectivo en el balance general aumentará a $40,000, y la cuenta por cobrar será liquidada, ya que el cliente ha realizado el pago.
El monto de las cuentas por cobrar depende de la línea de crédito que el cliente disfrute de la empresa. Por lo general, esto se ofrece a aquellos que son compradores frecuentes y de confianza. En cuanto al período de crédito puede ser corto, desde unos pocos días hasta meses o, en algunos casos podría ser a largo plazo, de un año en adelante.
¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?
Tener muchos clientes es el sueño de todo negocio, pero si algunos de ellos tardan en pagar, o en el peor de los casos, no pagan, esos clientes traerán más pérdidas que beneficios. Los pagos atrasados de los clientes son una de las principales razones por las que las empresas tienen problemas de flujo de caja.
Es entonces cuando se debe realizar un seguimiento de los pagos atrasados y asegurarse de que no se salgan del control financiero. Para ello hay que calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar del negocio usando la siguiente fórmula:
Índice de Rotación de cuentas por Cobrar = Ventas Netas a Crédito / ((Saldo inicial de CxC + Saldo final de CxC) / 2).
Con este cálculo la empresa podrá determinar la velocidad con la que está cobrando las deudas. Para después analizar a sus clientes y tomar acciones sobre aquellos que tardan más en pagar. Los contadores incluyen las cuentas por cobrar como un activo en el balance general de la empresa.
De igual manera, aunque haya un riesgo de impago al tratar con clientes habituales y fiables, una empresa puede beneficiarse de la venta de sus bienes y servicios a crédito. Es posible que puedas realizar más ventas de esa manera y también reducir los costos de transacción. O sea que podrías facturar periódicamente a clientes confiables en lugar de procesar múltiples pagos pequeños.
En cuanto a las desventajas, los problemas se presentan cuando las cuentas por cobrar reflejan dinero adeudado por clientes poco confiables. Lo que obliga a la empresa a aceptar una pérdida. Para tener en cuenta este riesgo, las organizaciones basan sus informes de control financiero considerando que no todos los pagos serán realizados.
Proceso de cuentas por cobrar
Se recomienda que para que una empresa tenga un buen control financiero, genere un proceso de cuentas por cobrar efectivo. Esto es para conocer la cantidad recibida y adeuda de los clientes por los bienes y servicios que se les vendió. El procedimiento incluye una secuencia de actividades, como las que te mencionaremos enseguida, que ayudan a rastrear y administrar las facturas por cobrar.
1. Analiza el perfil del cliente
El primer paso en la formulación del proceso de cuentas por cobrar es establecer a qué clientes se les dará crédito y cuál será la cantidad. Así que se debe investigar la solvencia crediticia del comprador.
Además, se deberán establecer los términos y condiciones para vender productos a crédito. Estos especificarán básicamente los requisitos y compromisos por parte de tus clientes. E incluirán el período límite, descuento y penalización en caso de que los pagos se reciban más allá de la fecha estipulada.
2. Genera las facturas adecuadas
En el caso de las cuentas por cobrar la estructura de las facturas serán de la siguiente manera:
- Datos del comprador
- Bienes o servicios vendidos
- Costo de bienes o servicios
- Cantidad de bienes
- Periodo límite del pago
- Número de factura único
- Orden de compra
Comúnmente los clientes tienen la opción de recibir facturas en forma electrónica o física, y las empresas deben enviarlas sin demora. Ya que cuanto más tiempo tarda una factura en llegar, más tardan los clientes en realizar el pago.
3. Realiza el seguimiento de los pagos recibidos y pendientes
Después de generar la factura, el siguiente paso es realizar un seguimiento de los pagos recibidos y de los adeudos. Así como los métodos de transacción y las fechas de recepción. Esto generalmente lo hace el contador o el encargado del control financiero, y será un filtro con el que te podrás asegurar de que el monto del crédito del cliente se registre correctamente.
Por último, las empresas deben enviar recordatorios a los compradores que aún no han realizado pagos con sus respectivas facturas. Si el cliente tarda demasiado tiempo en liquidar su deuda, puedes ofrecerle un descuento a cambio.
4. Mantén bien monitoreadas las cuentas por cobrar
El encargado del control financiero debe hacer un registro muy detallado de las fechas en que vencen las facturas. Esto se hace para garantizar que los pagos de las facturas por cobrar se reciban a tiempo. Al recibir las transacciones, las cuentas de los clientes interesados deben liquidarse.
Cómo medir la cuentas por cobrar
Existen varios métodos para medir la calidad de las cuentas por cobrar, una de ellas es por medio de KPI específicos o calculando el porcentaje de ventas impagadas:
Cuentas por Cobrar de un periodo / Número de Ventas durante el mismo período = Porcentaje de las Ventas impagadas
¿Conoces la diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar? Te invitamos a que visites el siguiente articulo para que conozcas las diferencias ¿Qué son las cuentas por pagar?
