¿Quieres garantizar la eficiencia y funcionamiento de tu organización? ¡Entonces debes realizar un proceso de control administrativo! Esta etapa de evaluación y medición será un diferenciador en la gestión de tu negocio. Por ello te explicaremos cómo funciona, así como sus beneficios.
Como hemos visto en otros bloques, la mejora continua es necesaria para que una empresa siga creciendo y pueda satisfacer las necesidades cambiantes de los usuarios. Sin embargo, las optimizaciones y modificaciones no se pueden efectuar sin una debida evaluación de las acciones pasadas y actuales. Para mejorar algo se debe tener consciencia plena de lo que está brindando resultados y de lo que no. Es entonces que el control sobre las actividades administrativas debe implementarse.
¿Qué es el control administrativo y cómo funciona?
Desglosemos un poco la definición del control administrativo; por un lado, tenemos la palabra “control”, que la podemos explicar fácilmente como la examinación que se realiza sobre algo en específico para verificar que se está haciendo de forma correcta. Por lo tanto, podemos decir que el control en el proceso administrativo se trata de medir, analizar y comprobar los resultados de la producción o flujo de trabajo de una compañía.
Básicamente, estamos hablando de una fase antes de la mejora continua, que es fundamental para corregir errores previos y rectificar que las modificaciones ya hechas estén funcionando. Sin este paso tan importante sería imposible determinar si la organización está avanzando, y para comenzar a integrarlo deberás ejecutar estas tres fases:
1. Definir las métricas y criterios de evaluación
Los encargados de área o líderes del equipo deberán seleccionar los indicadores, métricas y estándares que utilizarán para medir la actividad de la empresa. Estos tienen que estar basados en los objetivos del plan de negocios, y pueden ir desde el nivel de calidad de los productos, los costos de producción en comparación con las ganancias, el tiempo que toma producir cada artículo y cuánto permanece en almacén, entre otros.
2. El equipo mide los resultados
Ya que todos saben lo que se debe medir y cómo, se podrá pasar a la fase de cuantificar los resultados, ya sea de forma semanal, mensual o anual. Esta información puede registrarse fácilmente en un sistema de control administrativo como los ERP, para evitar errores y generar informes en minutos.
3. Se realiza una comparación de valor
Por último, ya que se cuenta con los datos de cierto periodo, se podrá comparar con valores anteriores, para posteriormente crear un análisis que brinde insights sobre las áreas de oportunidad. Asimismo se podrá observar la cantidad de errores y aciertos, y establecer los cambios que se realizarán para el siguiente periodo.
Ahora que ya conoces las fases del control de procesos administrativos, es hora de reconocer la categoría que se necesita en cada una de ellas, y sus funciones precisas que te servirán dependiendo del paso que estés efectuando.
Tipos de control de procesos administrativos
Control preventivo o previo
Este tipo de control administrativo es parte de los pasos previos a comenzar a definir las métricas y criterios de evaluación. En él se establecen reglas, procedimientos y requisitos que se deben cumplir para poder hacer las valoraciones de las siguientes fases.
Control recurrente o de vigilancia
Una vez que el equipo emprenda el proyecto de medición y mejora, se necesitará verificar que las normas y acciones propuestas en el paso anterior se estén ejecutando efectivamente. Entonces el control de vigilancia te brindará las herramientas para que te asegures de que todo vaya justo como lo planeaste.
Control de retroalimentación o sobre resultados
El control sobre resultados será parte de la última fase y te ayudará a crear el análisis de los números obtenidos para identificar posibles equivocaciones, además del desempeño de cada área.
Prácticamente, ya estás listo para comenzar a implementar el control de procesos administrativos, pero quizá no estés todavía muy seguro de por qué hacerlo. Así que te compartiremos algunas ventajas que te ayudarán a reconocer su importancia.
¿Por qué el control administrativo es importante y qué beneficios brinda?
Permite una ejecución eficiente
El control es un requisito previo crucial para una implementación eficaz y competente de los planes y estrategias establecidas. Ayuda a determinar variaciones, identificando los factores responsables de ellas y tomando medidas correctivas.
Impulsa a tu negocio
Una empresa que esté abierta a medir y mejorar sus procesos definitivamente prosperará. Evaluar constantemente el desempeño de tu organización te llevará a buscar soluciones innovadoras para resolver problemas modernos y complejos. Por consiguiente te permite estar un paso adelante de tus competidores y de las necesidades de tus clientes.
Reduce costos operativos
Evitar la mayor cantidad de errores y agilizar las tareas al identificar lo que puede optimizarse, es equivalente a ahorrar dinero en pérdidas y procesos lentos que no generan un buen retorno de inversión. El control de operaciones combinado con una plataforma de gestión de recursos empresariales te ayudará a incrementar tu productividad a gran escala, sin tener que invertir más capital en contratación o integración de otras herramientas.
Ayuda a que tus colaboradores mejoren
La retroalimentación es clave para que tu equipo pueda desarrollar nuevas habilidades, y pulir las que ya tienen. Sin embargo, cuando un líder desconoce el rendimiento de su plantilla, será casi imposible poder orientarlos para mejorar. La medición y evaluación que se ejecutan en el control de procesos administrativos es indispensable para crear evaluaciones puntuales del desempeño de tus colaboradores.
Simplifica la supervisión
El control administrativo hace de la supervisión una actividad más sencilla al señalar desviaciones significativas. Mantiene a los empleados bajo control y genera disciplina entre ellos. Un buen proceso de monitoreo detecta los puntos débiles muy rápidamente. Lo que ayuda a expandir el rango de control en todos los niveles.
Mantienes la información necesaria a la mano
Mantener todo bajo control también es importante para estandarizar hasta las tareas más pequeñas. Sobre todo aquellas que tienen que ver con clientes, distribuidores y proveedores. La estandarización de registros y de acceso a la información generan un ambiente más colaborativo y permite que ningún empleado se retrase a causa de falta de datos.
¿Es hora de implementar un control de procesos administrativos?
Si deseas introducir la gestión de control en tu empresa, pero no sabes si es el momento adecuado puedes responder a la siguiente pregunta: ¿hay cosas que se pueden mejorar en tu negocio? En caso de que tu respuesta sea positiva, es el momento ideal para hacerlo pues quiere decir que estás dispuesto a evaluar y optimizar.
No importa qué tan pequeña o grande sea tu empresa. El control administrativo siempre será útil para el crecimiento de una compañía, pues le brinda la posibilidad de identificar y monitorear las condiciones o características clave de su producción.
Una vez que identificas una condición o una cantidad manejable de condiciones que deseas controlar, debes integrar una herramienta que recolecte los datos y posteriormente lleve esa información a los responsable. Para después analizarla con precisión, y valorarla bajo los estándares organizacionales predeterminados. Al final de todo este método estarás listo para trabajar en una estrategia de implementación de cambios continuos.
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