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¿En qué consiste la gestión de proveedores en una empresa?

Mantener la cadena de suministro activa es increíblemente importante para que toda la empresa funcione de forma precisa y efectiva. Por ello hay que garantizar el orden desde el inicio, o sea, desde la gestión de proveedores. Aunque para muchos la teoría detrás de esta actividad puede parecer compleja, ya que hay que tener en mente los riesgos, las relaciones con los abastecedores y las herramientas necesarias. ¡Aquí te contamos más de este proceso y su importancia para el éxito de todo negocio!

La mayoría de las empresas buscan optimizar su proceso de negocio lo suficiente para generar los mayores beneficios posibles. Así que se debe empezar desde la cadena de suministro donde se forman las relaciones con los abastecedores. Hablamos de la gestión de proveedores, que es el proceso que garantiza el aprovechamiento máximo por el dinero que una organización paga a otra empresa por facilitar materias primas o servicios.

Debido a que estos suministros juegan un papel importante en el buen funcionamiento de un negocio, es imprescindible que tanto el proveedor como la organización se involucren de manera efectiva. ¿A qué nos referimos con esto? Pues se trata de establecer una relación adecuada, gestionar los requisitos y comunicarse claramente con los proveedores. Algo esencial para la organización, lo que significa que se requiere una política integral de administración de abastecedores.

De los principales objetivos de esta actividad encontrarás los siguientes:

  • Mejorar la cadena de suministro y aumentar la productividad
  • Encontrar las mejores opciones de abastecimiento para satisfacer al cliente
  • Organizar de forma proactiva e inteligente toda la gestión de compras
  • Optimizar los servicios externos de la empresa

¿Qué pasa si no se realiza una gestión de proveedores? Hay varios riesgos, desde la interrupción del servicio y ventas, incumplimiento de normas y generación de multas, mala reputación y desconfianza, quiebre de la cadena de suministro y problemas de logística, riesgo de fraude, y menor liquidez económica. Si lo piensas bien, el manejar a tus proveedores de forma efectiva te puede traer más beneficios de los que piensas, como los que te compartiremos enseguida.

Beneficios de la gestión de proveedores

Reduce costos

En el proceso de negocio es de gran importancia mantener los costes lo más bajo posibles. Esto es para equilibrar el retorno de inversión y administrar los presupuestos en el área de compras. Por lo tanto se debe hacer de los proveedores socios estratégicos, ya que al mantener una buena relación con ellos tendrás acceso a mejores contratos y una posible reducción de precios en la adquisición de materia prima o servicios.

Comprime los tiempos de negociación

Al tener una excelente gestión de proveedores en tu empresa podrás olvidarte de tener las negociaciones con terceras personas. De esta manera se pueden llevar a cabo los tratos de forma directa y acortar el tiempo de contratación. 

Incrementa la calidad de servicios

¿Quieres garantizar la buena calidad de tus productos? ¡Deberás mejorar tu proceso de negocio a través de las buenas relaciones con tus proveedores! La contratación oportuna y un trato claro con el abastecedor indicado podrá evitar retrasos en la cadena de suministros y a obtener las mejores materias primas a precios competitivos.

Mejora la productividad y resultados

Ya que la buena administración de proveedores no solo requiere de los conocimientos necesarios, sino también de herramientas que optimicen los procesos, su implementación te brindará ventajas como el incremento de productividad. Podrás comparar un antes y un después de implementar procesos más automatizados y organizados.

Crea una óptima comunicación y mejores relaciones 

La falta de comunicación puede traerte más problemas de los que piensas. La buena gestión de proveedores te ayudará a acercarte más a las otras empresas y generará una mayor confianza entre las dos partes. Esto te permitirá crear tratos más adecuados a lo que tu empresa necesita, obtener facilidades de pago en caso de haber una complicación económica, así como un contrato duradero.

Previene riesgos 

En el traslado y distribución de materia prima, o mercancía, existen distintos riesgos que los proveedores podrían evitar. Ellos pueden comprometerse a administrar sus tiempos de forma eficiente para hacer que todo llegue a tiempo y cumplir con las instrucciones previamente establecidas en el contrato.

Proceso de la gestión de proveedores 

Administra la información del proveedor

Las bases de datos serán tu mejor apoyo a la hora de conseguir y elegir a los proveedores correctos para tu proceso de negocio. Es importante que tu primera tarea sea reunir la información necesaria y organizarla de forma que puedas calificarlos. Un sistema ERP, como NetSuite de Oracle, sin duda podrá facilitarte mucho esta actividad pues mantendrá todos estos datos a la mano y bien ordenados.

Monitorea y calcula el ciclo de vida del proveedor

Lo siguiente será calcular el tiempo de vida de la relación con un proveedor, ya que esto puede brindarte insights importantes. Por ello es bueno monitorear en qué fase se encuentra cada uno, ya sea sin relación, en revisión, evaluación, aprobación, privilegiado o contratado. Al catalogarlos podrás determinar si es hora de sustituir un servicio o si deberías mantener a un proveedor más cerca. 

Observa el rendimiento 

Después deberás identificar el desempeño de tus suministradores dentro de tu proceso de negocio. Si hay alguno en particular que le está brindando ventajas competitivas a tu empresa, entonces será ideal establecer una relación beneficiosa para ambos. 

Ten en mente los riesgos 

Otro paso para la administración de proveedores es evaluar qué tan buena o mala es su reputación. ¿Habrá más riesgos que beneficios si mantienes tu trato con ellos? Cuando conoces los riesgos puedes mitigarlos, así que ten mapeado el historial de cada uno, si hay reseñas sobre algunos de ellos y cómo han llevado sus actividades dentro del mercado.

Gestiona las relaciones de forma efectiva

Por último, ya que hayas encontrado a tus proveedores ideales, será momento de crear una relación de confianza. A través de ella podrás integrar a tus proveedores a la hora de planificar para crear un ambiente de cooperación y así tener una comunicación eficiente y por lo tanto un mejor proceso de negocio.

 

Si ya cuentas con un proceso de gestión definido y quieres mejorarlo, te ofrecemos las siguientes recomendaciones:

  • No solo busques precios bajos, busca proveedores de calidad que se conviertan en tus socios.
  • Promueve la comunicación entre los suministradores y tu empresa para evitar cualquier tipo de contratiempo.
  • Aclara bien las necesidades de tu organización y busca al proveedor que cumpla con los requisitos adecuados. 
  • Mantén un control detallado de todo el proceso de compra para analizar los resultados de la relación con un proveedor en específico.
  • Capacita a tu equipo frecuentemente para implementar mejoras continuas.
  • Conoce a cada uno de tus abastecedores y desarrolla una cultura de cooperación entre ambas partes.

 

En conclusión, la gestión de proveedores es uno de los aspectos cruciales del funcionamiento del proceso de negocio. La forma en que las economías se están volviendo más globales, involucrando a los suministradores en sus procesos comerciales se ha vuelto inevitable. Por lo tanto, la gestión de estas relaciones no solo le permiten obtener el máximo valor para los requisitos de tu negocio; también te da una ventaja competitiva. 

 

Ya conoces los beneficios, desventajas y proceso de la gestión de proveedores, pero aún contamos con más información complementaria que te ayudará a mejorar la actividad interna de tu negocio. No dejes para después un factor que puede brindarte resultados inmediatos al darle el debido manejo. ¡Lee nuestro artículo “4 consejos para un mejor manejo de proveedores” y pon en práctica lo aprendido!

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