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Conoce como organizar tu departamento de ventas de forma eficiente

¿Tu departamento de ventas no está obteniendo los resultados deseados? ¿Su productividad ha decaído o crees que podría mejorar? Quizá solo le falta más organización, definir las funciones e implementar herramientas que ayuden a encauzar las actividades y rendimiento de tu equipo. ¡En este artículo te compartimos algunos consejos para optimizar esta área de tu empresa! 

Cuando un área de ventas de una empresa parece estar atorada o que no mejora, muchos líderes optan por comenzar a cambiar a sus agentes, supervisores y jefes de área, en vez de buscar la raíz del problema y resolverlo. Muchas veces no es culpa de los colaboradores, casi siempre la razón está en la estructura o la falta de claridad en el plan y las funciones de cada elemento.

Por ello es preciso comenzar a optimizar los procesos y actividades del departamento de ventas. Aunque suena más fácil decirlo que hacerlo, ¿cierto? La mejora de esta área se debe realizar por pasos, primero monitoreando los resultados actuales; después observando las áreas de oportunidad específicas y generales; y finalmente haciendo las modificaciones pertinentes.

Veamos primero los obstáculos más comunes del departamento de ventas, para que puedas identificarlos y saber cómo actuar frente a ellos.

Principales obstáculos del área de ventas

Un mercado saturado

¿Cuántas ofertas crees que reciban tus clientes al día o al mes? La gran mayoría de las empresas ya cuenta con estrategias de comercio electrónico y sus operaciones en línea son casi la base de sus ventas. Todos quieren estar en la cima por lo que el mercado está saturado de negocios y productos. 

El área de ventas de una empresa deberá encontrar el factor diferenciador que les hará generar más conversiones. Asimismo, el servicio al cliente y la rapidez a la hora de resolver problemas serán elementos que los ayudarán a sobresalir.

Usuarios más exigentes

Tus agentes se enfrentarán a clientes con grandes expectativas sobre tu empresa. Comenzando por la inmediatez en el servicio, acceso a información de valor, interacciones personalizadas y eficientes, entre otras. Para ello deberás contar con un equipo muy preparado, así como herramientas como un sistema ERP que hagan más rápidos los procesos. 

Rezago en tecnología

Existen empresas cuyos departamentos de ventas siguen trabajando con plataformas sencillas o incluso de forma manual. No contar con los software necesarios para cumplir con las necesidades de los clientes es un riesgo. Hay sistemas como los programas de administración de recursos empresariales que le ayudarán a tu equipo a mantener el ritmo de las organizaciones modernas.

Falta de colaboración

No hay obstáculo más grande que aquel que la misma empresa se produce a sí misma. Tus áreas de ventas, marketing, contabilidad y administración deben estar en el mismo canal, requieren contar con la misma información y trabajar en unísono para cumplir con las metas fijadas. 

Objetivos indefinidos

Sin un destino no se puede establecer el rumbo. Así que establecer los objetivos del área de ventas de una empresa es imprescindible para comenzar, no solo a actuar, sino también a divisar las optimizaciones que se deben realizar cada cierto tiempo.

Ya conoces los obstáculos que deberás identificar, ahora, ¿cómo resolver estas dificultades? En seguida te damos algunos tips para lograrlo.

9 consejos para optimizar tu departamento de ventas

1. Gestión de recursos humanos

Una empresa trabaja mejor cuando sabe utilizar lo que tiene. Por lo que es común que por cuestiones de tiempo y altas cargas de trabajo los jefes del departamento de ventas no conozcan las fortalezas y debilidades de los encargados de ventas. Ser conscientes de estos datos puede hacer una gran diferencia entre un cierre o un rechazo.

Además, seleccionar de forma correcta a tus colaboradores desde un principio también garantizará el éxito de tu negocio.

2. Control de otros recursos

No solo los recursos humanos son importantes para el área de ventas. Hay que mantener un control muy preciso de los recursos materiales, maquinarias, herramientas, ingresos, documentación y registros para poder tener un mayor orden. Ya que sin este será imposible realizar planeaciones y estrategias efectivas.

3. Enfoque en objetivos

Anteriormente mencionamos que los objetivos fungirán como el mapa del rumbo que debe tomar el área de ventas de una empresa. Sin embargo, puede suceder que aunque se cuente con objetivos claros, los colaboradores no trabajen enfocándose en ellos.

Si establecer los objetivos es el primer paso, la planeación enfocada en los mismos será el segundo. Posteriormente cada actividad deberá realizarse pensando en cumplir con las metas impuestas.

4. Estructura y logística de recurso de ventas

Estructurar bien a tu departamento de ventas ayudará a evitar el caos. Cuando tus colaboradores saben quién debe hacer qué, cómo debe realizarse y cuándo aumentará su productividad y permitirá que los implicados aprovechen el tiempo efectivamente. 

5. Capacitación y entrenamiento

Desarrollar las habilidades adecuadas y contar con la información precisa mejora las ventas. Para ello será bueno regresar al punto de gestión de recursos humanos, ya que al reconocer las debilidades y fortalezas de tus empleados será una guía para programar capacitaciones puntuales. 

 

Sin olvidar que los vendedores deberán tener acceso a la información de artículos y servicios de la empresa, y tener entrenamiento en su uso de ser necesario. La clave para las ventas siempre será especializarse en el producto.

6. Promueve la comunicación

¿Recuerdas el obstáculo sobre la falta de colaboración? La comunicación es importante para generar un ambiente de trabajo en equipo en el área de ventas de una empresa. Puedes promoverla a través de herramientas como un sistema ERP a través del cual se comuniquen de forma inmediata y tengan una vista a las actividades pendientes y terminadas.

7. Brinda y recibe retroalimentación

La retroalimentación es una actividad de apoyo en la que se le guiará a los colaboradores a descubrir lo que hacen bien y lo que pueden mejorar. Pero no debe ser algo unilateral, será bueno que tú como jefe de área o administrativo también recibas comentarios sobre las oportunidades de mejora. 

 

Solo ten en mente que tus comentarios deben estar enfocados en las aptitudes profesionales, y que debes hablar desde la empatía. Las conclusiones extraídas serán de ayuda para determinar las modificaciones que se deben hacer en el futuro. 

8. Mide los resultados y evalúa

¿Cómo podrás saber si las acciones implementadas han sido positivas si no las mides? Cuantificar y analizar los resultados nunca se debe pasar por alto. Será bueno que establezcas métricas e indicadores clave que te ayuden a ti y a tus colaboradores a saber si van por buen camino. Ya sea contar las ventas realizadas, el tiempo que toma realizar un cierre, las respuestas positivas y negativas de los clientes, si el retorno de inversión es alto, y demás. Selecciona aquellas que te ayuden a mapear el desempeño del departamento de ventas.

9. Utiliza herramientas innovadoras

La tecnología se ha convertido en la mejor aliada de los negocios, sobre todo a la hora de gestionar la información que generan. Un ERP te puede facilitar el trabajo de tus colaboradores al poder mantener un control sobre las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, los registros de los clientes, los proveedores activos, tus inventarios, entre muchos factores más. Además te ayudará a automatizar el llenado de bases de datos y a tener una mejor comunicación interna y externa.

¡No lo pienses más! Pon en acción estos consejos y compleméntalos con el uso de una herramienta tecnológica para la gestión de los recursos de tu empresa. Estamos seguros de que el área de ventas de una empresa puede obtener mejores resultados y tú puedes ser testigo al implementar estos conocimientos. 

¿Te gustaría saber más sobre cómo optimizar los procesos de tu cadena de suministro? ¡Te recomendamos leer nuestro artículo sobre las maneras de mejorar el proceso de compras en tu empresa!

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