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6 consejos para una efectiva gestión de proyectos en tu empresa

Los encargados de la ejecución de proyectos a menudo se enfrentan a serios desafíos que pueden hacer fracasar el éxito de un proyecto. Desde intentar mantenerse al día con el ritmo del proyecto, administrar los recursos y asegurarse de que todo esté bien encaminado y dentro del presupuesto deseado. Si deseas mejorar tu gestión de proyectos, ¡aquí te compartimos seis tips que te ayudarán!

 La gestión de proyectos es el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para ejecutar un proyecto de forma eficiente y exitosa. Algunos ejemplos que puedes encontrar en casi todas las empresas van desde la realización de campañas, renovación de un plan de ventas, diseño de nuevos productos y servicios, generación de optimizaciones y mejoras, entre muchos otros.

 Todos los proyectos son un esfuerzo temporal para crear valor a través de un producto, servicio o resultado único, además tienen un principio y un final. Requieren de un equipo, un presupuesto, un cronograma y un conjunto de expectativas que los colaboradores deben cumplir. Cada proyecto es único y se diferencia de las operaciones de rutina porque los proyectos concluyen una vez que se logra la meta.

 No obstante, es común que una gran cantidad de proyectos no obtengan los resultados deseados debido a la falta de una buena gestión de proyectos y otros retos, como los que te explicaremos en seguida.

Desafíos comunes de la gestión de proyectos

Falta de comunicación entre los colaboradores

Cuando un equipo no trabaja como un mismo ente, las dificultades aparecen sin falta. La gestión de proyectos se hace más complicada por no tener en claro qué es lo que cada uno debe hacer y por no saber cuáles de las tareas aún quedan pendientes de ser ejecutadas.

Criterios y objetivos poco claros

Es posible que los encargados y los miembros del equipo no sepan qué esperar exactamente del proyecto. Si las metas y los objetivos no son claros, tu equipo hará tareas sin saber exactamente qué resultados esperar. Cuando nadie es consciente del por qué y el cuándo del proyecto, se generará mucha confusión y caos.

Presupuestos sin planear

Imagina qué sucedería si ya tienes todo el plan de tu proyecto, pero a la hora de comenzar te das cuenta de que no hay suficiente presupuesto para continuarlo. ¿Cuántas pérdidas de recursos y tiempo habría? ¡Demasiadas! Es muy arriesgado no planear tus presupuestos.

Equipo sin capacitación

Si los miembros del equipo no están lo suficientemente capacitados para realizar las tareas asignadas, pueden poner a la gestión de proyectos en peligro de fracaso. En algunos casos los jefes de área no le dan tanta importancia a este factor, sin embargo, puede ser algo que cambie el rumbo del proyecto.

Falta de compromiso y colaboración

Al inicio de un proyecto los colaboradores suelen mostrar emoción y motivación, no obstante, al pasar de los días llegan a dejar de lado sus tareas para terminar con su trabajo del día a día. No se les puede culpar si los tiempos no son favorables para ejecutar todas sus labores, y lamentablemente esto evita que se avance en el desarrollo del proyecto.

Plazos poco realistas

El tiempo puede jugar en contra o a favor en la gestión de proyectos. Si los plazos son demasiado cercanos y las actividades por hacer son muchas, el equipo se verá en aprietos y muy probablemente no alcancen a concluirlas.

 Asegurar el éxito de un proyecto implica muchos elementos y factores dependiendo de la empresa y equipo. Así que no existe una forma única de garantizar el éxito de la gestión de tus proyectos, pero existen varios consejos que te ayudarán a optimizarla.

Tips para realizar una efectiva gestión de proyectos en tu empresa

1. Establece objetivos y metas realistas

¿Qué buscas lograr con tu proyecto? Tú y tu equipo deben tener muy en claro lo que buscan, para fijar objetivos a corto, mediano y largo plazo que se puedan cumplir sin comprometer otras actividades y labores. También evita considerar obtener resultados imposibles para evitar la frustración.

2. Define los roles y responsabilidades de forma clara

Ya que cuentas con tus objetivos bien establecidos, es hora de repartir las responsabilidades de manera estratégica para que la gestión de proyectos resulte bien. Considera tener varios encargados para que el monitoreo sea más preciso, y crea listas de tareas específicas para que cada colaborador sepa qué debe hacer y qué actividades no son de su responsabilidad.

3. Comunícate efectivamente con los involucrados

Muéstrate abierto a las dudas y a la resolución de problemas en equipo. Hazle saber a tus colaboradores que pueden levantar la mano para buscar ayuda o hacer una consulta sobre alguna de las actividades. Asimismo, considera integrar una plataforma que funcione como un medio de comunicación inmediato y directo. Esto permitirá que haya menos confusiones y que tu equipo tenga total confianza.

4. Utiliza plataformas de gestión de proyectos

Con un sistema de administración de recursos y gestión de proyectos, como Oracle NetSuite, podrás tener prácticamente todos tus procesos, actividades y tareas a la vista, en una sola aplicación. Te ahorrará tiempo en la búsqueda de información y te ayudará a mantener el control de tu presupuesto y plazos de tiempo. 

5. Analiza y anticipa riesgos

A pesar de que planees cada paso de forma cuidadosa y minuciosa, siempre habrá algunos riesgos en la mira. Te recomendamos hacer un registro de todos los obstáculos posibles, así como una lista de posibles soluciones para tomar medidas en cuanto aparezcan. Tener un plan “B” es importante para no retrasar o abandonar el proceso.

6. Define deadlines y administra tiempos

Lo más aconsejable en cuanto a las fechas límite en tu gestión de proyectos, es dividirlo por fases, ya que será mucho más sencillo mapear exactamente dónde se encuentra el equipo, y además facilitará el cumplimiento de los plazos. Aunque debes recordar que las fechas estipuladas para cada entrega deben ser totalmente realistas. Involucra a tu equipo para calcular las horas que tardará cada quien en su tarea. De esta manera evitarás frustraciones y estrés.

 

Como última sugerencia, sería bueno que cada vez que tú y tu equipo descubran que hay una mejor manera de hacer una tarea o varias, realicen los cambios necesarios. No porque ya esté definido un plan o estrategia significa que no se pueden hacer modificaciones. Claro que deberán efectuar las correcciones de forma que no se debe volver a empezar.

 ¿Cuáles de estos tips aplicarás próximamente? Cada proyecto puede ser una herramienta de aprendizaje. Un equipo eficaz siempre revisará todo el desarrollo a detalle, analizará los recursos necesarios y mantendrá el control de cada asignatura en todo momento. 

 La gestión de proyectos es una práctica que requiere tiempo, paciencia y perseverancia. Así como analizar constantemente los contratiempos y fallas y que se implementen las lecciones aprendidas de ellos. Cuando te enfocas en cada desafío y encuentras el modo de lidiar con ellos incluso antes de comenzar el proyecto, es cuando podrás dirigir una gestión del mismo con éxito.

 ¡Mejora tu gestión de proyectos con Oracle de NetSuite! Que permite que los equipos colaboren, mantiene a los  líderes actualizados sobre el estado actual de los proyectos utilizando datos en tiempo real, y evita posibles problemas y riesgos. Con esta plataforma, tus colaboradores obtienen visibilidad y control completos en cualquier momento y lugar. Asimismo podrás emplearlo para optimizar el resto de las actividades internas de tu empresa. ¿Te gustaría conocer más sobre acciones que beneficien a tu negocio? Lee nuestro artículo sobre 6 actividades para mejorar el proceso administrativo de tu empresa.

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