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¿Qué es la optimización de procesos?

¿Te imaginas qué sucedería si todos los cálculos se hicieran a mano? ¿O qué pasaría si las fábricas continuaran haciendo pieza por pieza, en vez de hacer cantidades en masa en menor tiempo? No hay ninguna actividad que no pueda mejorarse para aumentar la productividad y la rentabilidad de un negocio. ¡Por ello te hablaremos sobre la optimización de procesos y sus ventajas!

Pase lo que pase, los procesos siempre deben funcionar con su máxima eficiencia, misma que tiene un impacto directo en la productividad de los empleados que trabajan en estos procesos. Esto es porque cuando se cuenta con herramientas o flujos de trabajo lentos y defectuosos, los colaboradores se pueden llegar a frustrar por no poder hacer su trabajo como se debe.

La optimización de procesos es deliberadamente un factor que ayuda al crecimiento general de las empresas, y que de hacerlo en un momento adecuado puede evitar pérdidas, fallas mayores, rotación de personal, entre otras consecuencias. Por consiguiente, todas las empresas deben buscar constantemente formas de mejorar la eficiencia, reducir el desperdicio y optimizar los recursos como parte de sus prácticas comerciales continuas. La optimización empresarial funciona mejor cuando se impulsa internamente y está respaldada por un software que brinde soporte a las decisiones de los ejecutivos para determinar cuál de las muchas posibles estrategias de mejora ofrece el mejor rendimiento.

¿Qué es la optimización de procesos?

La mejora de procesos es la práctica de modificar la eficiencia organizacional para que brinde mejores resultados y se hace para lograr los objetivos comerciales establecidos. Si bien hay muchas maneras de implementar la mejora de procesos, la meta principal es que puede reducir los costos y maximizar los resultados.

Como tal, la optimización de procesos es una herramienta cuantitativa que ayuda a una mejor toma de decisiones. Precisamente las optimizaciones más comunes en las empresas suelen ser en áreas como las siguientes.

Herramientas y tecnología

En ella se observa y evalúa el funcionamiento y utilización óptima del equipo de la empresa. Esto ayuda a realizar cambios o mejoras en los aparatos de cómputo, a capacitar mejor al equipo para que aproveche las funciones de las plataformas contratadas y a deshacerse de todas aquellas herramientas que no les sirven a los colaboradores. Esto garantiza que haya menos fallas externas que no están bajo el control de los empleados.

Operación y procedimientos

Dentro de las operaciones puede haber varios retrasos dado que existen silos de información, comunicación poco clara y mucha inversión de tiempo en tareas que no son tan prioritarias. La optimización de procesos más utilizada en esos casos es la automatización. La cual suele ofrecer resultados en poco tiempo, agilizando los procedimientos y permitiendo que todos estén en el mismo canal.

Control y monitoreo

Una de las áreas más importantes de una empresa es la de control de procesos. En ella se deben hacer mejoras constantes para que los colaboradores puedan asegurar que todo está saliendo conforme a la planeación. Por ello es determinante hacer ajustes en la configuración de procesos de medición.

 

Estos son solo algunos ejemplos en los que la optimización de procesos se podría implementar. Sin embargo, podemos garantizarte que las mejoras pueden ser realizadas en cada aspecto de la empresa como en servicio al cliente, administración de inventario, compras y adquisiciones, actividades de marketing, reclutamiento y capacitación, entre muchos más. Veamos un poco más sobre los beneficios de esta práctica.

Beneficios de la optimización de procesos

Evita riesgos

La optimización de una tarea siempre va de la mano de un análisis e identificación de áreas de oportunidad. Por consiguiente será mucho más fácil mitigar riesgos causados por actividades mal hechas, uso de información no organizada, tareas no ejecutadas, y una mala gestión de recursos y tiempo.

Reduce costos

Con el simple hecho de evitar errores, la empresa ya comenzará a disminuir las pérdidas e inversiones innecesarias. Asimismo, al implementar la optimización de procesos, la organización puede identificar herramientas, equipo, plataformas, entre otros materiales, que realmente no brindan beneficios o que no están siendo utilizados. Sin olvidar que al contar con dispositivos que funcionan óptimamente los colaboradores evitarán retrasos y trabajarán más rápido.

Mejora los resultados

Cuando toda tu empresa funciona de manera eficiente y eficaz, tus clientes lo notarán inmediatamente. Nadie quiere darle su tiempo a los negocios lentos y cuyo sistema siempre está mal funcionando. Al contrario, las personas prefieren mil veces a aquellas empresas que pueden ofrecer soluciones rápidas y un servicio de alta calidad. Es por ello que al optimizar tus procesos, obtendrás mejores resultados.

Ayuda al monitoreo

Como la optimización de procesos conlleva la utilización de sistemas o plataformas de gestión de recursos, estar al tanto de cada tarea se vuelve mucho más fácil. Ya que esta tecnología puede ofrecernos un panorama en tiempo real sobre lo que se está realizando, lo que está pendiente, y los errores que necesitan ser resueltos en ese momento.

Ayuda al cumplimiento de estándares y políticas

Una cuestión importante que debe ser bien administrada es la regulación de procesos, en la cual la optimización será un apoyo beneficioso. Esto es porque contarás con más orden dentro de tu organización, lo que será de gran ayuda en auditorías sorpresa o en revisiones regulares. Además, mejorar cada aspecto de tu negocio facilitará estandarizar cada actividad.

Ahora pasemos a la ejecución. Te presentamos los pasos que debes seguir para comenzar a hacer optimizaciones precisas y necesarias.

Pasos para realizar una optimización de procesos

Identifica qué procesos se deben mejorar

Lo principal será efectuar un análisis de la actividad general y otro por cada área, para así identificar los cuellos de botella, en qué área suelen ralentizarse las operaciones, en dónde se pierden más recursos, en qué actividad se invierte más y por qué. Para ello debes tener muy en claro el objetivo de cada proceso, en dónde comienza y termina, qué recursos se utilizan en él y quiénes son los involucrados.

Planea la implementación

En este paso deberás reunirte con los involucrados de cada proceso que hay que mejorar. Asegúrate de que tengan en claro las metas y objetivos, y planteen el uso de nuevas herramientas. Comparen las funciones de distintas opciones para elegir aquella que se ajuste exactamente a lo que los colaboradores necesitan para efectuar sus tareas.

Define los tiempos y promueve su importancia

Es importante fijar fechas de implementación para poder evaluar el funcionamiento de la optimización de procesos. Aunque deberás evitar fechas imposibles y demasiado próximas, discútelo con los involucrados para llegar a un acuerdo.

Implementa las mejoras

Brinda pasos e instrucciones claras sobre lo que cada colaborador debe hacer durante la implementación. También sería bueno que haya un supervisor por cada proceso, para que estén a cargo del control de cada optimización.

Analiza los resultados

Conforme a las fechas dictadas, deberás recolectar toda la información que resulte de la optimización de procesos. La cual podrás extraer de tu sistema de gestión de recursos empresariales. Ya que cuentes con los números podrás pasar al análisis para después verificar que todo vaya conforme al plan o si se deben realizar modificaciones.

Brinda seguimiento

El proceso de implementación no termina hasta que tus colaboradores ya hayan integrado las optimizaciones de los procesos en su totalidad; o sea, cuando las mejoras pasen a ser parte del proceso. Deberás medir, evaluar y corregir hasta que las modificaciones estén completamente adaptadas.

¿Estás listo para comenzar a agilizar toda tu organización? La optimización de procesos debe ser continua, además siempre debes prestar atención a las nuevas posibilidades de mejora, ya que esta es la única forma de mantener la competitividad de tu negocio.

Al mismo tiempo, los empleados deben comprender que la optimización de procesos tiene como objetivo facilitar su trabajo, eliminar tareas redundantes, mejorar la comunicación, cambiar pronósticos negativos y optimizar los flujos de trabajo. ¿Quieres que tu negocio suba al siguiente escalón? Te recomendamos nuestro artículo ‘6 actividades para mejorar el proceso administrativo de tu empresa’.

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