Uno de los primeros pensamientos que tienen los dueños de pymes al ver que su negocio está creciendo es: “¿Qué clase de herramientas debería implementar para administrar mejor su cadena de suministro, proveedores y clientes?”. La mejor recomendación siempre será un ERP para pequeñas empresas, aunque tomar la decisión de integrarlo puede ser mucho más sencilla si conoces los pros y los contras de este tipo de sistemas. En este artículo te los compartimos.
Tabla de contenido:
- ERP para pequeñas empresas: Una solución para seguir creciendo
- El mito de los ERP y las pequeñas empresas
- Ventajas de un ERP pymes
- Desventajas de un ERP para pequeñas empresas
ERP para pequeñas empresas: Una solución para seguir creciendo
Toda empresa, sea grande o pequeña, requiere una infraestructura que le permita seguir creciendo conforme sus necesidades y actividades cambien. Es por eso que un sistema de planificación de recursos empresariales puede ser la solución ideal, ya que gestiona todos los aspectos de una empresa, incluida la producción, la planificación, las compras, la fabricación, las ventas, la distribución, la contabilidad y el servicio al cliente, desde un sistema totalmente integrado.
Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan el ERP para pequeñas empresas para mejorar la comunicación entre departamentos y optimizar los procesos comerciales al proporcionar una fácil visibilidad de todas las operaciones. Además, integran la información financiera, de manufacturación, inventario, proveedores y clientes en una sola ubicación. Aunque existe un pequeño obstáculo a la hora de considerar invertir en esta clase de software, ahora te lo contamos.
El mito de los ERP y las pequeñas empresas
Una gran cantidad de personas tienen la idea de que los sistemas de gestión de recursos empresariales son demasiado para las pymes. Si bien, los ERP se desarrollaron primero para satisfacer las necesidades de las empresas a gran escala, pero en la actualidad pueden ayudar tanto a los negocios grandes como a los pequeños, a integrar todos sus procesos comerciales y datos.
Ninguna empresa es demasiado pequeña para una solución ERP. Una tienda o establecimiento pequeño cuenta con las mismas operaciones administrativas que una gran corporación, aunque claro, a menor escala. Por lo tanto, puede aprovechar las soluciones inteligentes que ofrece un ERP para pequeñas empresas y así optimizar su producción.
Sin embargo, hay que aclarar que existen tanto ventajas como desventajas que debes conocer para tomar una decisión sabia y consciente. En el siguiente bloque te explicamos cada una de ellas.
Ventajas de un ERP para pequeñas empresas
Tiene mejores parámetros de seguridad
Un ERP para pequeñas empresas cuenta con varios parámetros de seguridad con los cuales los encargados pueden determinar quién tendrá acceso pleno o limitado a los datos de la empresa. Sin olvidar que también hace uso de la encriptación, un mecanismo que permite modificar la información de una manera segura.
Reduce costos
A pesar de que muchos ERP para pequeñas empresas suelen ser algo costosos en un principio, su uso puede reducir costos en distintas áreas de la empresa. Por lo tanto, los encargados podrán ver un retorno de su inversión de manera garantizada. Asimismo, podrás olvidarte de otro tipo de gastos como los pagos de mantenimiento, la inversión en equipo físico, la compra de licencias, actualizaciones manuales y copias de seguridad.
Permite un mejor monitoreo y medición de actividades
Un ERP para pequeñas empresas permite el acceso total a todos los procesos vitales de la empresa, como por ejemplo tener en tiempo real el estado del stock, esto puede ayudar a controlar el capital de trabajo en un nivel más preciso.
A través de los mismos datos y aquellos que pertenecen al desempeño, el sistema puede crear reportes semanales o mensuales para determinar qué tan bien o mal va la producción y ventas.
Es flexible y escalable
Una de las mayores fortalezas de los ERP es que funcionan a través de la nube. Así que lo único que necesita el usuario es un dispositivo móvil. Lo que le permite a los colaboradores moverse de una sucursal a otra sin perder el acceso a facturas, pedidos, cuentas por cobrar, etc.
Por otro lado, estos sistemas pueden configurarse para que todas las áreas de la empresa puedan estar en el mismo canal. Lo mejor es que se puede comenzar con cierto espacio de almacenaje y funciones, y conforme vaya incrementando la cantidad de clientes y responsabilidades, el proveedor puede aumentar el almacenaje y liberar más funcionalidades.
Optimiza la gestión de la cadena de suministro
Da como resultado tiempos de entrega más cortos, más entregas a tiempo y muchos otros beneficios que mejoran la operación general de la organización.
Desventajas de un ERP para pequeñas empresas
Complejidad en su uso
Algunas soluciones ERP pymes pueden tener una interfaz algo complicada. Lo cual dificulta mucho su manejo en un principio para quienes nunca han tenido experiencia con algún software administrativo. Esto se convierte en una barrera que hace que los colaboradores pongan resistencia, haciendo que la implementación sea más lenta. Sin embargo, existen algunas opciones que han mejorado este aspecto y facilitan su uso.
Resultados no tan inmediatos
Una cuestión importante sobre la integración de un ERP para pequeñas empresas es que los beneficios pueden tardar un poco en reflejarse. Para muchas organizaciones esto es una desventaja, pues buscan resultados rápidos, ya sea porque su situación es complicada o porque están realizando modificaciones en sus estrategias. Lo relevante es ser paciente y aprender a aprovechar todas las capacidades de este sistema.
Incapacidad de trabajar sin internet
Los ERP funcionan a través de la nube, así que quedarse sin internet puede causar algunos retrasos. Claro que esto no es imposible de resolver, puedes optar por un software que cuente con almacenamiento local y en la nube para que se sincronicen cuando esto suceda.
Estandarización y cumplimiento legal
La protección de información es uno de los factores con los que debes cumplir de manera obligatoria. Por lo que al implementar un ERP para pequeñas empresas se debe constatar que este permite mantener la estandarización legal conforme a la Ley de Protección de Datos. Esto puede verse como una inversión de más tiempo y esfuerzo.
Alta dependencia al proveedor
En algunas opciones puede suceder que el sistema requiere de servicios manuales o de una constante revisión por parte del proveedor. Esto llega a preocupar a los encargados, pues puede ser una manera de perder el control en la infraestructura o en la configuración de las aplicaciones. Por ello es importante tener en claro la relación que se tendrá con ellos y qué tanta participación habrá de su parte en la implementación del ERP.
Como puedes ver, las ventajas tienen un mayor peso, aunque es bueno conocer las desventajas para comparar entre todos los sistemas del mercado. Nosotros te recomendamos NetSuite ERP para pequeñas empresas, ¡conócelo y compara sus características y funciones!
