Seguramente en más de una ocasión has oído hablar del almacenamiento en la nube y de alguna plataforma que ofrece este servicio.

En inglés, el término cloud computing se refiere precisamente al servicio que nos permite trabajar de forma remota y guardar con seguridad todo tipo de datos, documentos o archivos en servidores online externos, que son administrados por un proveedor de este servicio.

Dicho de otra forma, “trabajar en la nube” (además de ser una puerta para permanecer en el mundo de la competitividad global y actual) es contratar un espacio privado de la red desde donde manejamos nuestra información a través de cualquier dispositivo y en donde se van almacenando todos los datos generados.

Pero antes de hablar acerca de las maravillas que un sistema administrativo en la nube puede hacer por tu negocio o tu empresa, veamos en sí qué es un software administrativo.

¿Qué es un software administrativo?

Un software administrativo es una herramienta digital que permite gestionar  y llevar el control de todos los procesos de un negocio o de una empresa de forma fácil, ágil e integrada. Su papel principal es favorecer las estrategias de la empresa y optimizar su operación.

Las actividades de este tipo de software varían de aplicación en aplicación, pero en general se encargan de llevar tareas como:

• Cuentas por cobrar
• Facturación
• Control de inventario
• Control de compras y gastos
• Seguimiento de las cotizaciones

Una de las grandes ventajas de este software es el manejo ágil y correcto de grandes volúmenes de datos que luego se transforman en información muy importante para la toma de decisiones en la que se basa el futuro de la empresa.

¿Para qué sirve un sistema administrativo en la nube?

De entrada, podemos asegurarte que un sistema administrativo en la nube será siempre tu aliado principal porque es la forma más segura de acelerar procesos, hacerlos más precisos y mejorar los resultados de tu empresa. Y si además de todo esto su operación se lleva fuera de la empresa, desde un servidor remoto y en modo online, la ganancia puede ser mucho mayor.

Claro, dependiendo del tipo de software y proveedor, las funcionalidades de un sistema administrativo en la nube podrían variar. Sin embargo, algunas de las funciones más importantes de las que te puedes servir y que suelen tener sistemas como este son las que mencionamos más arriba y ahora abordaremos con más profundidad:

1.      Controla las compras y los gastos de la empresa o el negocio

Eso está claro: administrar correctamente las finanzas de tu negocio o empresa es un tema crucial para su buen funcionamiento y para asegurarte un futuro de crecimiento prometedor.

Trabajar desde la nube te permite llevar un control más detallado de tus ingresos y egresos que puedes consultar desde cualquier sitio y en cualquier lugar. Además, registra en tiempo real las compras a tu inventario y lo mantiene siempre organizado para que seas capaz de tener una visión clara del comportamiento de las ventas y las salidas de inventario.

2.      Gestiona la cobranza

Una de las tareas más complicadas y pesadas, que son disparadoras del estrés laboral, es la cobranza entendida como el proceso por el cual tu empresa o negocio solicita un pago a tu cliente.

Esta tarea podría dejar de ser una carga para la empresa si te apoyas de una herramienta externa que haga las partes más complicadas de un “cobrador”.

¿De qué forma un sistema en la nube puede ser capaz de gestionar la cobranza? Llevando, en primera instancia, un control exacto de tus clientes, sus compras y sus facturas por pagar. Después, utilizando estrategias propias del sistema (emailing, llamadas telefónicas programadas, recordatorios enviados a dispositivos móviles, etc.) será capaz de llevar a cabo un proceso que a veces se torna largo pero no imposible. Así podrás liberar de la tensión que genera esta tarea al personal de tu empresa que suele llevarla a cabo.

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3. Administra y organiza tu inventario

Podríamos afirmar que mantener un inventario ordenado, organizado y completo es una de las tareas esenciales para cualquier negocio o empresa que se dedique a la comercialización de productos, ya que esto ayudará a contar con un buen servicio al cliente.

Al hablar de organizar y administrar un inventario, no nos referimos únicamente a la capacidad de contar con un espacio físico en donde almacenar nuestro productos. Se trata más bien de atender en tiempo y en forma los pedidos de los clientes sin omitir nunca un pedido ni un producto.

Un sistema administrativo en la nube te permite saber qué productos tienes disponibles en el stock y cuántas unidades hay de cada uno. Contar con una información siempre actualizada que agilice enormemente el alistamiento de tus pedidos te permitirá cumplir con lo pactado y satisfacer las necesidades de tus clientes, que al final del día son el eslabón primordial de la cadena de tu empresa o negocio.

Un cliente contento se puede volver un cliente frecuente. Un cliente desilusionado por tu servicio puede convertirse en una gran dificultad para tu crecimiento que tendrás que sortear y sobrellevar.

4.      Sigue de cerca las cotizaciones

Si más arriba hablábamos de los clientes felices y de los clientes insatisfechos, un sistema administrativo puede ayudarte a lograr cierres de ventas excepcionales.

Así como es muy importante (y hasta vital) el primer contacto que la empresa o el negocio tienen con el cliente, también lo son todos y cada uno de los pasos que se suceden después, como es la solicitud de una cotización y la posterior entrega de un pedido.

Las cotizaciones juegan un papel importante en tus procesos de ventas ya que muestran la información detallada sobre tus productos. Un software administrativo en la nube muestra las características de tus productos con gran detalle para que así el cliente no tenga ninguna dificultad o duda al momento de solicitar una cotización, en la que aparezca el precio y las funcionalidades.

5.      Confirma los pedidos

Para cerrar de forma correcta el proceso de compra con el cliente, resulta necesario que la empresa o el negocio confirme que el pedido sea recibido por el cliente en la fecha prometida, que esté completo y que satisfaga por completo sus necesidades.

Erróneamente, no todas las empresas ofrecen un seguimiento posterior al cierre de la venta cuando es una acción muy necesaria si buscamos conservar al cliente y fidelizarlo. Un sistema administrativo en la nube sirve para mantener una relación de acompañamiento con tus clientes durante y después del proceso de venta, haciéndolo de forma automática y sin margen de error, brindándoles –a tus clientes- la mayor seguridad posible que los invite a permanecer siempre cerca de ti.

¿Cuáles son las dudas o mitos sobre un software administrativo?

Es curioso, pero en pleno siglo 21 donde los avances tecnológicos corren más rápido que las caudalosas aguas de un río, existen empresas o negocios que lejos de subirse al tren de la tecnología le sacan la vuelta: la moderna revolución digital les atemoriza, sobre todo porque saben que les obligará a salir de su “zona de confort”.

Lo malo viene después, cuando las empresas, a pesar de su reticencia hacia lo novedoso, quieren enfrentar los grandes desafíos de permanecer y crecer. Para superarlos, es necesario integrar herramientas digitales que mejoren la gestión porque hoy en día, dirigir una empresa y mantenerla a flote es una tarea difícil. Pero si cuentas con un sistema que favorezca tus estrategias y optimice tu operación ya estás del otro lado.

Entre algunos de los mitos que giran alrededor de la implementación de un software administrativos podemos encontrar los siguientes:

Mito 1: El software administrativo solo es necesario para las grandes empresas

Pequeños y medianos emprendedores creen que el uso de un software solo trae beneficios y ventajas para las grandes empresas, pues se piensa que un sistema administrativo de esta clase es complejo tanto en su programación como en su ejecución.

La realidad es que el uso de novedades y de tendencias tecnológicas han abierto el espacio para pequeñas empresas para destacar y conquistar clientes. Al final, el uso de la tecnología normalmente optimiza procesos y aumenta la capacidad de producción de la pequeña empresa, lo que le permitirá ir creciendo.

Cuando una empresa, sea del tamaño que sea, opera con un software administrativo, su visión se amplía, lo que posibilita que el pequeño empresario corte con costos innecesarios, dirija mejor las inversiones de la empresa y compita de forma más justa con las grandes empresas.

Mito 2: Todos los sistemas administrativos son iguales

Así como cada empresa es un universo diferente a las demás, existen también opciones de software diferentes y disponibles para cualquier tipo de negocio o empresa.

En el mercado actual se pueden encontrar diferentes tipos de software, con diversos precios y funcionalidades. La mayoría se constituyen por módulos, que son adaptables y escalables y están orientados a negocios o segmentos específicos del mercado para ofrecer beneficios específicos.

Por lo mismo, puedes encontrar en el mercado un sistema administrativo para soluciones financieras, de marketing, de control de stock, por citar algunos. O bien, puedes dar con uno que incluya todas las funcionalidades en un mismo programa.

Mito 3: Contratar un sistema administrativo es una inversión cara

Podría ser que, efectivamente, sea alta la inversión en un software para la gestión de los procesos de una empresa si se piensa fríamente. Pero cuando se va más allá y se analiza lo que podría ser el retorno sobre la inversión (ROI) el panorama tiende a cambiar: la implementación y el uso de plataformas representa reducción de costos, aumento de productividad e incluso ganancia de clientes y ventas. ¿No merece bien la pena el gasto?

Por si fuera poco, un sistema administrativo reduce considerablemente la necesidad de contrataciones en el momento de la expansión de la empresa. En vez de contratar a más personas para manejar la gestión financiera con un aumento del inventario, por ejemplo, es posible aumentar la capacidad de producción del software, que automatiza las actividades del área correspondiente.

Mito 4: La implementación del sistema administrativo lleva mucho tiempo

Como en el mundo empresarial “el tiempo vale oro”, cualquier acción que pretenda restarle importancia a esta aseveración ni siquiera deber ser considerada.

Sin embargo, nada más lejos de la realidad este mito. Existen software que pueden instalarse en cuestión de minutos. Y tanto la personalización del sistema junto con la capacitación de quien será su operario puede llevar tiempo pero son tareas que se pueden programar y realizarse de forma paulatina, sin llegar a rebasar ni los 30 días para lograrlo.

En el período de implementación, de prueba y error, también es posible capacitar al equipo operario para que entienda cómo buscar soluciones ante problemas que se podrían presentar. De esta manera, los errores por falta de conocimiento de operación se minimizan.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema administrativo?

En el preciso momento en que logramos tener la visión completa de los beneficios de un software administrativo es cuando vemos que nuestra empresa es más que una “fábrica” de productos: es una integración con proveedores, la unidad de procesos y la anticipación a las necesidades de nuestros clientes.

Un sistema administrativo es una aplicación que permiten centralizar la información procedente de los distintos departamentos empresariales, consiguiendo que los datos fluyan con mayor rapidez y permitiendo que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y con una oportunidad mayor. Es la herramienta que integra a toda la empresa y negocio conduciéndola por un mismo camino.

Esta herramienta trae consigo algunos beneficios que mencionamos a continuación:

Colabora activamente con los proveedores

Reducir costos y mejorar la eficiencia de la cadena de suministros es el sueño que toda empresa o negocio tiene. Todas las acciones de un software administrativo están orientada a hacer ese sueño una realidad, en donde el proveedor adquiere el rol de socio estratégico.

Mejora la comunicación interna de la empresa

Superar la falta de comunicación e integración tradicional entre los tres principales agentes: empresa, proveedores y clientes es otro de los grandes beneficios de un sistema administrativo.

Anticipa las necesidades de producción

Un sistema administrativo es capaz de realizar las órdenes de compra que crea pertinentes cuando la materia prima para la fabricación de los productos presenta niveles bajos. Gracias a esto, nuestro inventario jamás se verá afectado.

Reduce los costos de inventario

Al llevar un control más exacto y oportuno de las salidas de inventario, ya no será necesario contar con un colchón de mercancía para hacer frente a posibles pedidos que después repercute de manera negativa en las finanzas de la empresa.

Incrementa la satisfacción de los clientes

Al ser capaz de hacer todo lo anterior, un sistema administrativo incrementa considerablemente la satisfacción de nuestros clientes porque ha sido capaz de conocer sus necesidades y diseñar así productos que las satisfagan mucho mejor. El resultado final se traduce en un aumento de valor que prestamos a los clientes.

¿Cómo ayuda un software administrativo en la nube a tu empresa?

Es simple. De la misma manera que un software administrativo resulta ser la herramienta más adecuada para la gestión de una empresa, así también lo es, pero en mayor escala, un software en la nube ya que no necesita equipos tecnológicos ni instalación física, no te obliga a comprar licencias costosas de software que caduca con el tiempo, su actualización es periódica, automática y sin costos extras y además solo pagas por los servicios (módulos) contratados.

¿Cómo evaluar si necesito un software administrativo?

Si tu empresa no se cierra a los cambios de paradigmas administrativos, está experimentando un crecimiento  y se mantiene dispuesta a permanecer visible en el mundo de la competitividad actual, es momento de poner la vista en un software administrativo que le brinda todos los recursos necesarios para mejorar la gestión de sus procesos, enriquecer la comunicación interna, ofrecer un servicio a cliente de primera clase y tomar las mejores decisiones operativas.

Recuerda que no importa el tamaño ni el tipo de tu empresa. Lo que importa es cuánto estás dispuesto a crecer y a brindar un mejor servicio.

¿Cómo se implementa un sistema administrativo en la nube?

Como todo proceso, migrar a la nube o implementar en ella un sistema administrativo conlleva la ejecución de algunos pasos que pueden ser más estratégicos que complicados:

1. El primer paso es levantar un registro de todos los productos o servicios que estás vendiendo actualmente con sus precios actualizados de venta.
2. Definir y organizar los métodos o las formas de pago: efectivo, tarjetas de crédito y depósitos interbancarios. Tiene que tener bien claro cómo se van a controlar y gestionar cada una de tus formas de pago, es decir, cómo se manejará la caja y quién será el responsable de las cobranzas.
3. Contar con tu base de datos de clientes actualizada. Que aparezcan habilitados y correctos todos los datos fiscales y otros datos complementarios que poseas de cada cliente, tal como preferencias de productos o servicios, frecuencia de compra, etc. Todos lo que consideres importante sobre tus clientes.
4. Del mismo modo, contar con tu base de datos de tus proveedores completa y actualizada.
5. Definir cómo se llevará a cabo el control de inventario y cómo será la comunicación entre tu inventario físico y el inventario digital.

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