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¿Cómo saber si mi sistema de administración ya no es suficiente?

    Una de las grandes dudas que surgen al interior de las empresas o de las organizaciones que experimentan un crecimiento acelerado es cómo saber si su sistema administrativo ya no es suficiente para operar o gestionar todos los datos que se producen día con día.

 

    Y quizás es una pregunta que tú, como dueño, te sueles hacer cada vez que compruebas que quizá el sistema para administrar tu negocio se queda corto al momento de acelerar los procesos o presentar informes o resultados más completos y convincentes.

 

 Hasta cierto punto esta pregunta es normal y cien por ciento válida. La evolución acelerada de los sistemas operativos empresariales ha ido dejando atrás todo lo que no esté relacionado con el concepto cloud computing, que se refiere al servicio que te permite trabajar de forma remota y guardar con seguridad “en la nube” todo los datos, documentos, archivos y esa información valiosa y delicada en servidores externos, los que son administrados por proveedores de esta clase de servicios.

 

    Por eso, para que logres que tu empresa permanezca en el universo global de la competitividad y vaya un paso adelante, no existe mejor recomendación en el ámbito de las herramientas tecnológicas que ésta opera -cuanto antes- con un software administrativo en la nube, este tipo de sistemas de última generación que busca mejorar los procesos haciéndolos más eficientes y más rápidos.

 

    Y si estos lo traduces en recursos financieros, te aseguramos que la reducción de costos y la eliminación de gastos es una consecuencia lógica de la implementación de su software administrativo de este tipo.

 

 

    Pero para que te quede más claro por qué un software administrativo en la nube es hoy por hoy la mejor opción en el mercado para mantener a flote tu organización, hablemos de las 6 ventajas principales que tiene este software y que lo hace ser la plataforma operativa ideal para las empresas que buscan concentrar su operación en un solo lugar y echar mano de las maravillas que ofrece trabajar desde la nube.

 

 

  1. INTEGRA EN UNA SOLA PLATAFORMA TODA LA OPERACIÓN DE TU EMPRESA DE FORMA REMOTA

 

Como lo mencionamos más arriba, una de las maravillas de un sistema administrativo que opera desde la nube es su capacidad de integrar en una misma plataforma la operación total o general de tu empresa.

 

Esto quiere decir que tus equipo de trabajo y todas las áreas de la organización ya no tienen que trabajar aislados ni gestionar datos en diferentes plataformas que luego suelen crear problemas al hacer un cruce de datos o de información. Todo se gestiona desde la misma herramienta. Y todo mundo recibe la misma información.

 

 

  1. TE BRINDA MAYOR CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA

 

Nadie pone en tela de juicio que el futuro de un negocio está en mantener siempre saludables sus recursos financieros.

 

Lo anterior quiere decir que un sistema que no controla -no solo con exactitud sino con proyección- los recursos financieros, puede causar serios problemas. Si tu sistema de administración no es capaz de lograrlo, puede ser señal que ya necesitas hacer un cambio.

 

Un software administrativo en la nube es capaz de llevar un control mucho más detallado de los números importantes de tu empresa: los ingresos y los egresos. Lo mejor de todo es que puedes consultar esta información desde cualquier sitio y a cualquier hora, confiando que los datos generados son en tiempo real.

Este sistema, además, registra en forma y tiempo real las compras manteniendo en orden tu inventario y sin dar lugar a equívocos o errores que pudieran orillarte a perder clientes.

 

Solo así llegas a tener un control real y total de tu organización pues sabes cómo es el flujo de cajas, cómo van las ventas del día y el pago a proveedores, cómo cambia el inventario y sobre todo cuál es el desempeño real de tu negocio con sus márgenes de ganancias y su porcentaje de crecimiento.

 

 

  1. REDUCE LOS COSTOS DE OPERACIÓN

 

La razón detrás de la reducción de costos de operación que brinda la implementación de un software administrativo en la nube es sencilla: este tipo de sistemas no requieren ni mantenimiento continuo ni la adquisición de nuevos equipos tecnológicos más veloces para trabajar mejor. Tampoco requieren de contratar puestos nuevos al interior de la empresa para operarlos.

 

Y aún más. Al trabajar desde la nube, no hay necesidad de renovación de licencias, que a la larga suelen ser gastos importantes para las empresas, que en repetidas ocasiones pueden ni siquiera presupuestarse, y luego surgen los gastos imprevistos y el desequilibrio.

 

Con esta clase de software administrativo uno se olvida de todo eso.

 

 

  1. AYUDA A APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO DE LOS EMPLEADOS

 

Estarás de acuerdo con nosotros que uno de los activos más importantes para el éxito -o el fracaso- de una empresa es precisamente el buen uso del tiempo por parte de los empleados, colaboradores o equipos de trabajo.

 

Cuando los colaboradores trabajan desde sus áreas con programas o plataformas obsoletas, que no brindan respuestas a las necesidades puntuales de la organización, el tiempo perdido puede ir convirtiéndose en el enemigo número uno al momento de crecer y expandirte.

 

La gran ventaja de un software administrativo en la nube es precisamente que el tiempo de tus colaboradores se aprovecha al doble, pues ya no tendrás que pensar en capacitar a un equipo completo para que opere la plataforma: todo mundo lo hará desde su sitio y sin dedicarle más tiempo del requerido, ya que se trata de una herramienta intuitiva, inteligente, que de forma automática y remota se encargará de gestionar todo el negocio.

 

 

  1. MANTIENE UNA SEGURIDAD ALTA EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

 

Los datos y la información que se genera día con día al interior de tu empresa vale oro y nunca puede caer en manos ajenas.

 

Esto lo hemos ido entendiendo mejor con el paso de los años. El robo de datos y de información puede ser un gran problema para el negocio afectado. Por eso, nada más importante que un software administrativo que ofrezca seguridad a prueba de fuego.

 

Un software administrativo en la nube utiliza la encriptación de datos como escudo de protección. Así, el hackeo se vuelve una tarea casi imposible de lograr. Además, tu información siempre está almacenada fuera de las instalaciones físicas de tu empresa o negocio y se están haciendo respaldos o backups todo el tiempo.

Y eso, brinda mayor seguridad.

 

 

  1. FLEXIBILIDAD EN LA CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

 

Por último, la flexibilidad que te ofrece un sistema administrativo en la nube es única: no está limitada por el espacio de servidores locales ni equipos físicos.

 

El servicio que ofrece un sistema administrativo de esta clase se distribuye a través de miles de servidores. Las necesidades de ancho de banda que tu empresa necesita se puede ir “escalando” mientras se van integrando también nuevos módulos operativos que tu negocio irá necesitando conforme crece.

 

Con un software de administración que opera desde la nube, la capacidad de almacenamiento resulta infinita.

 

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AGILIZA LA GESTIÓN DE TUS INVENTARIOS CON UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

En plena era digital, las empresas que no echan mano de un sistema administrativo para gestionar de forma eficiente sus inventarios que les ayude a controlar mejor su stock -que engloba desde las materias primas hasta los productos terminados- pueden irse quedando en el rezago y comprometer su permanencia en el universo de la competitividad.

Cuando llevas a cabo un control de existencias eficiente consigues tener la cantidad adecuada de bienes en el lugar correcto y en el preciso momento, ayudando de paso a que el capital no esté inmovilizado y protegiendo la producción en caso de problemas en la cadena de suministro.

Agilizar la gestión de tus inventarios con un sistema administrativo siempre será una tarea más fácil de realizar si cuentas con una solución ERP competente, hecha a la medida de tu negocio o empresa, que sea capaz de hacerlo de forma automatizada.

En este artículo conocerás cuáles son los beneficios que un software administrativo ofrece a tu empresa en el momento en que lo consideras como una herramienta para agilizar la gestión de tus inventarios.

Pero antes, es bueno que recordemos una cosa: un stock rigurosamente controlado está relacionado de forma directa con la productividad general de tu empresa y con el beneficio que obtienes. Por ello, es muy importante gestionar su flujo con un software administrativo para que éste se mantenga en movimiento constante, porque tú sabes que tener productos parados se traduce a “cero” beneficio.

 

 

6 BENEFICIOS DE GESTIONAR TUS INVENTARIOS CON UN SISTEMA ADMINISTRATIVO

 

Tener un control adecuado de las existencias de tu inventario nunca había sido tan sencillo como cuando lo haces con un sistema administrativo que te brinda el apoyo que necesitas siempre en tiempo real y sin ninguna clase de margen de error.

Entre los múltiples beneficios que podemos encontrar en esta herramienta -desde el momento que ingresan las materias primas hasta que salen los productos terminados- se encuentran los siguientes:

 

  1. Previsión de órdenes de re abastecimiento
  2. Control en la recepción de mercancías
  3. Mejora en los flujos de mercancía
  4. Rastreo de los niveles de stock en tiempo real
  5. Eliminación de inventario excedente
  6. Ahorro de tiempo

 

Veamos a continuación cada uno.

 

BENEFICIO 1. PREVISIÓN DE ÓRDENES DE RE ABASTECIMIENTO

Un inventario que se gestiona como debe ser estará buscando siempre un equilibrio entre su stock, tanto mínimo como máximo a fin de planificar adecuadamente sus pedidos de reposición. A esto le llamamos previsión de órdenes de abastecimiento de materia prima. Gracias a un sistema administrativo de inventarios -como un ERP-  la cantidad de inventario siempre es precisa y permite a la empresa saber cuándo es necesario tomar decisión de nuevas compras sin afectar ni la producción ni los recursos financieros de la misma.

Un software administrativo o ERP permite ordenar los artículos dependiendo su demanda específica, para tener siempre claro cuáles productos son los más demandados y poder planear su fabricación de forma objetiva. Y también optimizar el reabastecimiento, que se traduce en realizar menos transacciones para tener tus inventarios siempre equilibrados en su punto medio.

 

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BENEFICIO 2. CONTROL EN LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

Puede parecer algo lógico, pero no necesariamente todas las empresas o negocios que manejan grandes o extensos inventarios tienen un control confiable en la recepción de mercancías o materia prima. Con un sistema administrativo, todas las tareas relacionadas con la recepción de mercancías son automatizadas y ágiles desde la gestión de la descarga, pasando por la inspección minuciosa del estado en el que llega la mercancía y de su correcto etiquetado hasta el registro general y la generación de información sobre todo el proceso, que pueda ser de ayuda para mejorarlo.

 

BENEFICIO 3. MEJORA EN LOS FLUJOS DE MERCANCÍA

Una vez que las mercancías llegan e ingresan a tu stock, las existencias deben ser cuidadosamente controladas para que los flujos de mercancía sean los que se esperan y no lleguen jamás a entorpecer ninguna etapa en la cadena de producción.

El software administrativo se encarga de conocer y controla el comportamiento del almacén, estimulando su movimiento para darle salida a tal o cual producto en el momento adecuado.

 

BENEFICIO 4. RASTREO DE LOS NIVELES DE STOCK EN TIEMPO REAL

Sabemos que los niveles de stock puede llegar a convertirse en todo un tema, que si no se atiende bien, puede llegar a ser más que un verdadero dolor de cabeza para tu empresa. ¡Nada más frustrante que detener la producción por falta de materia prima o dejar ir una buena venta porque uno de tus productos estrella ha escaseado!

Rastrear los niveles de stock en tiempo real siempre será posible gracias a un sistema administrativo o ERP. Cuando tu inventario está actualizado, puedes dedicarte a trabajar de forma integrada con el resto de los departamentos que conforman tu empresa, para garantizar que no habrá ninguna clase de problemas en toda la cadena de suministros.

Cuando una herramienta administrativa como este tipo de sistema ERP te ayuda a conocer cuál es el estado del inventario, tanto los responsables de producción como tu departamento directivo podrán tomar decisiones más acertadas y convenientes para la empresa con solo un clic. Así, todo mundo podrá optimizar sus procesos gracias a una información actualizada que evite retrasos en entregas o lo peor, errores en las operaciones del negocio, que se traduce siempre en pérdidas.

 

 

 

BENEFICIO 5. ELIMINACIÓN DE INVENTARIO EXCEDENTE

No solo la escasez en el inventario es un problema, también el inventario excedente porque puede llevar a tener dinero paralizado e inversión sin moverse, lo que también se traduce en pérdida para la empresa.

Con un sistema administrativo eres capaz de conocer si tu inventario tiene excedentes y reaccionar con rapidez. La mayoría de las veces, los excedentes suelen ser provocados por factores totalmente externos a tu propia organización, ya sea por la disminución de la demanda o por flujos negativos en la economía. A pesar de que controlar estos factores está fuera de tu alcance, el software administrativo te lo hará saber de forma inmediata para que tú tomes las mejores decisiones antes de que la afectación sea mayor.

 

BENEFICIO 6. AHORRO DE TIEMPO

No por ser el último beneficio en nuestra lista tiene menos importancia que los demás.

Simplemente este beneficio engloba a todos los demás, porque a final de cuentas contar con un sistema administrativo que te brinde en tiempo y forma información relacionada con los stocks, automatizada, procesada y actualizada desde una misma plataforma ayudará a que todos los departamentos de tu empresa aprovechen mejor su tiempo olvidándose de operar de forma manual los inventarios y todo lo que estos conllevan.

 

 

EN CORPOSUITE TENEMOS EL SISTEMA ADMINISTRATIVO QUE HOY, TÚ NECESITAS

Somos una consultoría con más de 18 años de experiencia en la implementación de sistema administrativo como las soluciones ERP en el mundo empresarial. Contamos con oficinas en CDMX y Monterrey y brindamos servicio, asistencia y asesoría a nivel nacional.

Buscamos ayudar a que empresas y negocios de toda clase, tamaño y giro crezcan y se sumen a la transformación tecnológica que les lleve a conseguir el éxito de forma más rápida y segura. Contamos con el ERP ideal para agilizar la gestión de tus inventarios. Si quieres conocer más de nuestro software administrativo, haz clic abajo

 

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O agenda una cita con uno de nuestros representantes y solicita una demo personalizada para que conozcas mejor y con escenarios reales de tu empresa lo que un ERP adaptable a tus necesidades puede hacer por tu empresa.

 

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EMPRESAS MANUFACTURERAS: 8 BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN

Cuando las empresas manufactureras optan por echar mano de un software administrativo que les ayude a gestionar mejor su negocio, cumplir con las obligaciones fiscales en tiempo y en forma y las mantenga competitivas en un mercado cada vez más exigente, sus sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP cobran una importancia fundamental y más cuando se trata de un sistema que opera en y desde “la nube”.

Un sistema administrativo es una herramienta tecnológica que puede llegar a ser la mejor aliada cuando se trata de reducir gastos, acelerar los ciclos de compra-venta, pagar la nómina, controlar las cuentas bancarias, atender a clientes y proveedores como se debe y actualizar la información contable y fiscal entre otros muchos beneficios.

Los buenos resultados que ofrece con el tiempo un software administrativo (y más cuando se trata de un ERP alojado en la nube) son palpables y evidentes como para motivar a más y más empresas del rango manufacturero a implementarlo en su vida diaria  para beneficiarse de forma determinante.

Pero para ser más concisos, a continuación, te explicaremos ocho beneficios de contar con un software de administración para las empresas del ramo manufacturero.

 

 

8 BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA

 

 

BENEFICIO 1. OPTIMIZA EL CONTROL DE DATOS

Un buen software administrativo facilita la operación del negocio al optimizar el control de datos siempre y cuando se cuente con el personal capacitado y con el apoyo de una empresa externa que implemente este tipo de sistemas, que te acompañe durante todo el proceso y que esté siempre dispuesta a resolver dudas o consultas de manera profesional.

Es impresionante ver cómo en pleno siglo 21 algunas empresas manufactureras sobreviven su día a día actualizando datos de forma manual, mes a mes, en hojas de cálculo infinitas, complejas y muchas veces hasta inútiles por obsoletas. Esta forma de controlar los datos llega a ser poco útil porque los errores humanos suelen estar siempre presentes. Es entonces cuando los empresarios buscan ayuda para que sus negocios estén cada vez más ordenados y el tema de gestión de datos e información no se vuelva un dolor de cabeza.

La finalidad última al optimizar el control de datos es tener información clara, precisa y completa que ayude a tomar decisiones más acertadas y finas en lugar de ir a ciegas y tomar decisiones a la ligera, que después puedan poner en riesgo el futuro del negocio.

 

 

BENEFICIO 2. PERFECCIONA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS

En el sector manufacturero, los inventarios de materia prima o de productos ya terminados son parte esencial en la operación del negocio porque forman parte del capital de la empresa.

Contar con los insumos necesarios y suficientes para ser productivos y cumplir así con las órdenes de venta y la comercialización –que a final de cuentas será lo que genere los ingresos para mantener a flote el negocio- es punto medular en la cadena de producción de la empresa para evitar escasez en inventarios, pérdidas de clientes o desequilibrios.

Un software administrativo es la solución tecnológica que brinda un control total de los inventarios administrando las entradas y salidas del almacén, el control de existencias, el control de compras de insumos, la recepción automática de insumos, el registro de nueva mercancía y el reporte exhaustivo de cualquier movimiento en los inventarios.

 

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BENEFICIO 3. CONTROLA MEJOR LA CADENA DE SUMINISTRO

Es una realidad. Cuando la cadena de suministro o abastecimiento de una empresa sufre fracturas en alguna parte del proceso, es difícil que el negocio llegue a cumplir el objetivo principal que es la satisfacción de las necesidades del cliente final.

Cuando no se pone especial énfasis en cuidar todo el conjunto de elementos que permiten a la empresa llevar a cabo el desarrollo del producto para que cumpla con su objetivo, se puede estar cometiendo un error grave. Es aquí donde un software administrativo es capaz de alcanzar la efectividad operativa de la empresa incrementando la calidad del producto, reduciendo los costos de fabricación y aumentando la capacidad logística que permita producir más en menos tiempo.

 

 

BENEFICIO 4. ATIENDE AL CLIENTE CON MÁS CALIDAD

A veces se nos puede olvidar que gracias al cliente es que las empresas y los negocios existen. Y por este olvido se pueden descuidar elementos importantes que giran en torno a una atención de calidad desde que el cliente contacta a la empresa mostrando interés o intención de compra hasta que recibe el producto comprado.

La experiencia positiva que se le debe brindar al cliente debe estar constituida por una serie de estrategias durante todo el proceso de compra, que muchas veces es complicado realizar si no tienes al personal calificado y que le dedique 24 horas a la semana.

Un sistema administrativo que opera desde la nube es capaz de hacer todo lo anterior de forma automática, que logre hacer sentir bien al cliente, pues estará siempre atendido y no se le abandonará jamás durante todo el proceso de compra.

 

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BENEFICIO 5. SIMPLIFICA LOS PROCESOS DE COBRANZA

Uno de los más grandes beneficios de un software administrativo es que simplifica los procesos de cobranza, que en repetidas ocasiones llegan a ser un verdadero dolor de cabeza para las empresas y los negocios.

Por un lado sabemos que si no se cobran las facturas pendientes es imposible tener finanzas sanas para continuar operado. Y por el otro lado sabemos que si no se ofrece crédito a los clientes –especialmente con los altibajos de la actual economía- se les podría perder.

Un sistema administrativo impulsa el incremento del flujo de pedidos e ingresos fidelizando a los clientes otorgándoles crédito interesantes. Además, este sistema controla de manera efectiva las cuentas por cobrar presentando un informe detallado para un posterior seguimiento.

 

 

BENEFICIO 6. ADMINISTRA LAS CUENTAS BANCARIAS

Otra de las ventajas en terreno financiero que ofrece un sistema administrativo es que resguarda el dinero de la empresa llevando al día los registros de todos los movimientos efectuados con la finalidad de detectar cambios en los comportamientos o posibles errores.

Asimismo, desde la misma plataforma del ERP se tiene la posibilidad de administrar las cuentas y realizar solicitudes de operaciones, todo de forma remota y a cualquier hora cuando se trata de un sistema on cloud.

 

 

 

 

BENEFICIO 7. CONTROLA LA OPERACIÓN A DISTANCIA

Como lo hemos venido diciendo, si un sistema administrativo es el aliado clave para llevar a la empresa a otro nivel, mucho más cuando se trata de un software en la nube.

Este tipo de sistema ayuda a que el negocio se pueda operar de forma remota, a distancia, sin la necesidad de estar físicamente en la oficina. La tecnología en la nube brinda esta facilidad, que se transforma en una experiencia única de control y de mando, pues toda la información se aloja en servidores remotos que se pueden consultar desde donde sea y a la hora que sea. Así, la productividad mejora de forma determinante.

 

 

BENEFICIO 8. SE INTEGRA CON OTROS SISTEMAS

Por último pero no menos importante es que un sistema administrativo por su carácter flexible y adaptativo es capaz de integrarse con otros sistemas que ya operan en las empresas manufactureras –sistemas de alarmas, controladores de válvulas, herramientas operativas relacionadas con las actividades de la planta o de la fábrica- por citar algunos.

De esta manera, el negocio se moderniza, se conecta y se integra todo en una misma plataforma.

 

 

ORACLE NETSUITE, EL ERP IDEAL PARA LAS EMRPESAS MANUFACTURERAS

Si andas en búsqueda de un sistema administrativo para tu empresa manufacturera, te invitamos a solicitar aquí una Netsuite demo para que conozcas de primera mano lo que un software ERP integral como Oracle Netsuite puede hacer por tu negocio.

En Corposuite, como partner de Netsuite te brindaremos el apoyo que necesitas y un acompañamiento durante todas y cada una de las etapas de su implementación.

 

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CÓMO SABER SI TENGO EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN CORRECTO

Así como resulta crucial el momento en que decides implementar un software administrativo que se encargue de llevar adelante todos los procesos operativos de tu empresa, así también lo es el momento en el que te preguntas si tienes o no el sistema administrativo correcto.

Porque cuando elegiste implementar un software administrativo lo hiciste pensando en los beneficios que te aportaría en el tema de la automatización de las tareas diarias de tu negocio y en la rentabilidad de los recursos. Lo elegiste viendo en él un aliado, que, si bien representaba una inversión alta y de consideración, bien valdría la pena por el rendimiento que, a la larga, te ofrecería.

Sin embargo, y aquí viene lo difícil, quizá por falta de mayor información, de un mejor distribuidor, de tiempo o de dinero hay empresas que implementan el primer sistema administrativo en la nube con el primero que se encuentran. Que lo hacen solo porque al vecino de enfrente le funcionó y se lanzan a la aventura sin tener la certeza que están adquiriendo la herramienta que realmente necesitan.

¿Y qué sucede?

Pues que la solución de gestión que la empresa necesita nunca llega y el desgaste de tiempo, dinero y esfuerzo se vuelve un lastre para el propio crecimiento.

Por eso y con todo nuestro interés para que tú sepas a ciencia cierta si tienes el sistema administrativo correcto, te traemos en este artículo algunas señales que puedan indicar que necesitas cambiar a un mejor sistema administrativo que realmente sea el aliado que tú y tu negocio están urgentemente necesitando.

 

 

5 SEÑALES QUE INDICAN QUE NECESITAS CAMBIAR A UN MEJOR SOFTWARE ADMINISTRATIVO 

 

 

 

  1. EXISTEN ERRORES DE DATOS Y LA INFORMACIÓN NO ES CORRECTA

Es lógico que desde el momento que decidiste implementar un software administrativo para gestionar de forma más eficaz los recursos de tu empresa sabías que cada día que pasaba sería mayor el tráfico de datos y la generación de información valiosa. No te preocupaba para nada porque sabías -o al menos así te lo habían dicho- que el sistema en cuestión se encargaría de hacer todo este trabajo de forma remota y automática sin ningún margen de error.

Pero lo que sucedió fue que los errores siguieron apareciendo en el día a día aun cuando los creías un tema pasado. Quizá esto se deba a que tu negocio fue creciendo de forma acelerada y el software administrativo no pudo seguirle el paso.

Es momento de que valores la urgencia de implementar un nuevo sistema.

 

 

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  1. A TUS COLABORADORES NO LES TERMINA DE CONVENCER

Vamos a ver. No es que necesites levantar una encuesta entre tus colaboradores y sus departamentos para verificar si el software administrativo los convence y llega a cubrir cada una de sus expectativas. Pero quizá sí hubiera sido recomendable y necesario antes de su implementación haberles hecho partícipes de la resolución, presentarles el nuevo producto y sobre todo capacitarlos por completo en su uso.

Si todo eso lo hiciste y a pesar de ello tus colaboradores lo consideran una plataforma poco amigable, confusa, que no facilita la operación y que no proporciona toda la información que ellos necesitan para desarrollar mejor su trabajo, seguramente el uso de la herramienta en lugar de ayudarles les hará sentirse frustrados. Y sabemos que la frustración y la poca motivación laboral puede conducir a otros escenarios poco alentadores.

Lo que tienes que hacer antes de valorar la implementación de un nuevo sistema que cumpla con todos los requisitos operativos que hemos mencionado es verificar si efectivamente tu personal conoce la herramienta y la domina. En segundo lugar, comprueba si le están dando el uso correcto. Y en tercer y último lugar corrobora si el software se actualiza automática y constantemente y si tiene la flexibilidad necesaria para ir escalando según se vayan sumando nuevas necesidades operativas.

 

 

  1. NO SE LE ESTÁ DANDO EL USO CORRECTO

Una cosa es desconocer en su totalidad al sistema por falta de interés o de capacitación y otra muy distinta es no darle el uso correcto aun cuando hubo un tiempo de capacitación para tus colaboradores.

Si la realidad de tu negocio es la segunda opción, la solución puede estar al alcance de tu mano: más horas de capacitación para el personal que opera la herramienta. En repetidas ocasiones, lo único que hace falta para que el engranaje de tu negocio se ponga en marcha es un empujón. Y eso es lo que podría llegar a ser una nueva capacitación para que la operación del sistema no se convierta en un fastidio sino en una actividad interesante y fructífera para todos.

Puede que tengas el sistema administrativo correcto y lo único que haga falta para echarlo a andar como se debe es capacitar a tu personal.

   

 

  1. ES UN SISTEMA POCO FUNCIONAL

Puede llegar a suceder que tu sistema, por no ser un sistema administrativo en la nube, no tenga la capacidad de escalar ni de actualizarse de forma periódica provocando que este llegue a ser poco funcional con el tiempo. Que quizá muy al inicio, después de su implementación, te funcionó de las mil maravillas, pero poco a poco se fue perdiendo esa funcionalidad porque tu empresa creció y fue exigiendo más y más funciones que el sistema era incapaz de darte.

Aquí sí la única solución es optar por darle las gracias a tu actual sistema e implementar uno nuevo que sea lo suficientemente completo e integral como un sistema administrativo en la nube para satisfacer las necesidades actuales -y las futuras- de tu organización.

 

 

  1. ES UN SISTEMA OBSOLETO

Hoy en día, para que un sistema administrativo cubra todas las necesidades que exige tu empresa o negocio debe tener una cualidad: estar en la nube.

Un software administrativo en la nube será capaz de brindarte la cobertura móvil que hoy por hoy necesita tu negocio para crecer y expandirse. No echar mano de la última tecnología de punta y quedarse estancado con los sistemas del pasado puede llegar a costarle hasta la vida misma a la organización.

Si el sistema actual con el que operas tu negocio no cuenta con capacidades móviles, puede ser la más clara señal que no es el sistema correcto. Así de sencillo.

 

 

 

NETSUITE, EL SISTEMA ADMINISTRATIVO CORRECTO PARA TU NEGOCIO

Si necesitas darle solución efectiva a cada una de las señales negativas que te hemos platicado durante el artículo, es tiempo que no lo pienses más y te lances a conocer lo que Netsuite, el software administrativo en la nube número uno en el mundo es capaz de hacer para que tú no te preocupes por la operación interna de tu negocio.

Cuando más y más analizas las causas por las cuales tu negocio no despunta, quizá una de las principales sea porque está débil en la parte operativa, donde sigues operando con sistemas obsoletos que no te brindan ni la integración de procesos, ni la seguridad en la protección de datos que manejas diariamente como lo haría un software administrativo en la nube.

 

 

 

Solicita aquí una Netsuite demo para que conozcas de primera fuente el sistema ERP integral, escalable, de interfaz amable y fácil de operar, que pueda conducir a tu organización hacia el éxito seguro, sin olvidarte que nosotros Corposuite, como partner Netsuite en México te brindaremos todo el apoyo y el acompañamiento durante cada una de las etapas de su implementación.

 

 

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5 BENEFICIOS DE FACTURAR CON UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

De los principales activos que tienen todas las empresas, sean del tamaño que sean y se dediquen al giro que sea, es el tiempo: todo lo que ayude a agilizar la gestión de la empresa, que ahorre tiempo, dinero y esfuerzo siempre debe ser bienvenido.

Facturar con un sistema administrativo es una práctica que llevan a cabo cada día más y más empresas inteligentes que deciden decirle adiós a los sistemas tradicionales, porque se dan cuenta de los grandes beneficios que les aporta hacerlo. Y cuando confirman que el ahorro de tiempo y de recursos es cada vez mayor, se comprometen a utilizar este tipo de sistemas eficientes y adaptables.

 

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE FACTURAR CON UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO?

 

A continuación, te platicaremos los 5 beneficios que nosotros hemos logrado identificar a base de experiencia con toda la intención de que consideres adoptar un sistema como el que te presentaremos casi al final de este artículo. O que valores más este software de gestión si es que ya lo has implementado en tu empresa.

 

 

  1. SISTEMA SIMPLE Y FÁCIL DE OPERAR

Como todas las herramientas tecnológicas de última generación, un software administrativo ya soluciona la vida, pero si es un sistema administrativo en la nube la operación es además fácil porque se trata de una plataforma intuitiva que no necesita manos expertas para ser operada.

De las grandes ventajas que tiene un software administrativo en la nube, es que opera de forma remota, haciendo que la emisión de facturas sea un proceso correlativo y automático para que tú no te preocupes de la numeración de las facturas, de su orden ni de seguirle la pista al número de la última factura que emitiste: el sistema lo hace por ti de la forma más simple.

Y cuando piensas que es un sistema que no necesita equipos tecnológicos en tu empresa ni tampoco espacio en servidores o discos duros de gran almacenaje ya que todo queda guardado en la nube, podrás valorar y darte cuenta de la gran cantidad de dinero que ahorrarás pues no necesitarás comprar o arrendar equipo tecnológico que se encargue de la facturación.

Todo se hace desde la nube.

 

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  1. SISTEMA QUE INCLUYE TODA LA INFORMACIÓN NECESARIA

Se da el caso de empresas o negocios que facturan de la forma tradicional (utilizando programas como Word o Excel) o de manera manual en algún portal de facturación por pago donde podría omitirse información o bien capturarla con errores.

El sistema de facturación de un software administrativo en la nube incluye siempre toda la información obligatoria y necesaria, desde los datos completos y correctos del cliente hasta la información fiscal como el IVA o las posibles deducciones.

Al contar con un diseño bien estructurado de hojas, resulta tarea fácil para un sistema administrativo en la nube brindar de forma completa y gráfica toda la información que la empresa necesita donde solo es necesario rellenar celdas y completar los formularios.

De las demás operaciones, cálculos y totales, el sistema se encarga solo.

 

 

  1. SISTEMA QUE HACE RESPALDOS CONTINUOS

Gracias a un software administrativo en la nube puedes guardar de forma automática todas las facturas que se van generando en formato no editable (PDF) para mayor seguridad. Además, puedes generar copias de respaldo, aunque todas tus facturas queden guardadas y clasificadas en la nube, a donde puedes acceder en el momento que quieras y desde donde quieras para recuperar la información o simplemente consultarla.

La nube se vuelve el lugar donde tendrás todas las facturas clasificadas para que las puedas localizar con base a los criterios de búsqueda del propio sistema, que suelen ser por demás intuitivos.

 

 

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  1. SISTEMA QUE AUTOMATIZA TAREAS

Los software de gestión de facturación te brindan toda una plataforma con diferentes funcionalidades para automatizar las tareas diarias que lleva a cabo cualquier tipo de ésta clase de sistemas, como el envío automático y programado de correos electrónicos a tus clientes o la elaboración de facturas periódicas cuando se trata de clientes o proveedores frecuentes.

Una vez que tus colaboradores del área administrativa se liberan de este tipo de trabajo, que suele consumirles su tiempo, verás que la gestión general de tu empresa se vuelve algo más ágil y fácil de llevar.

Por otra parte, también se puede automatizar la tarea de enviar facturas a tus clientes a través de correo electrónico, que sigue siendo el medio más rápido, económico y sencillo para tramitar facturas.

En cuanto a los cálculos, este tipo de sistemas los realiza de forma automática, por lo que no será necesario que repitas y compruebes una a una todas las cuentas de la empresa para verificar los resultados: solo es necesario introducir el importe, número de unidades y el importe total determinando qué retenciones, porcentajes o descuentos necesitas aplicar, y el sistema se encargará de realizar los cálculos necesarios, evitando dos cosas: errores y pérdida innecesaria de tiempo en revisar y corregir.

 

 

  1. SISTEMA QUE CONTROLA TUS PAGOS Y/O COBROS

Podría ésta ser uno de los principales beneficios de un software administrativo en la nube: controlar los pagos o los cobros de la mejor manera posible, ya que esta información estará en una misma plataforma a la que se puede acceder las 24 horas del día.

Cuando esta clase de información financiera está siempre para ti al alcance de la mano, y de la forma más completa, lograrás ser más previsor para tus pagos y verás cómo tu organización comenzará a fluir de la mejor forma posible.

 

 

LLEVA TU FACTURACIÓN A OTRO NIVEL CON ORACLE NETSUITE, EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN LA NUBE #1

Una de las características principales de Oracle Netsuite, el ERP para la gestión de los recursos financieros de tu empresa, es que es considerada la herramienta más revolucionaria del mundo empresarial, porque se le considera una plataforma integral que está lista para facilitar todos los procesos internos de las empresas dándoles visibilidad y permitiendo que se lleven a cabo desde cualquier lugar y a cualquier hora, con el único requisito de contar con un dispositivo con acceso a Internet.

Entre la gran variedad de módulos que Oracle Netsuite ofrece para la operación de las empresas, se encuentra el módulo de facturación que sin duda ofrece una mayor flexibilidad a la gestión financiera global de la empresa, reduciendo de manera sorprendente el tiempo que se le debe dedicar a esta tarea diaria y necesaria.

Netsuite, el software administrativo de Oracle incluye el módulo de facturación, pero no solo eso, sino que también te ofrece un seguimiento puntual a los gastos del negocio y una revisión constante de tu presupuesto para que no sean sobrepasados en ningún momento.

Si necesitas dar el paso decisivo hacia la innovación con la implementación de un software administrativo en la nube que beneficie a tu empresa con todo lo que arriba hemos explicado, necesitas acercarte más a esta plataforma. Solicita aquí una Netsuite demo gratis para que te acerques y conozcan los grandes beneficios que tiene utilizar un sistema de facturación automático y en la nube.

Para ti, que sufres o se te complica llevar al día el tema de la facturación de tu empresa o negocio,Oracle Netsuite es la solución ideal.

 

 

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CÓMO CONTROLAR LOS PASIVOS Y ACTIVOS DE UNA EMPRESA DE GRAN TAMAÑO

Para que cualquier empresa exhiba una buena salud financiera, es indispensable controlar los pasivos y activos y cualquier tipo de factor económico, sea interno o externo.

A la pregunta: ¿cómo controlar los pasivos y activos de una empresa de gran tamaño? tendríamos que hablar de diferentes medios para lograrlo, desde contar con un software administrativo adecuado a las necesidades propias de la empresa hasta una contabilidad llevada al día gracias a la ayuda de este sistema administrativo en la nube, que no cometa errores y que brinde toda la información necesaria para conocer la verdadera situación financiera.

 

 

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA CONTABILIDAD PARA LA EMPRESA?

Si el correcto desarrollo y crecimiento de una empresa dependen de una buena gestión de sus recursos financieros, es por ello que la contabilidad en la empresa tiene un valor muy alto, ya que es la disciplina que se encarga de registrar todos los movimientos y clasificarlos para luego analizarlos e interpretar los resultados de la empresa y en qué situación se encuentra.

En pocas palabras: la contabilidad es importante porque nos avisa si la empresa va bien o no.

Así como la empresa tiene que contar con los recursos suficientes para crecer, afianzarse y permanecer competitiva en el mercado local, nacional o global, así también la contabilidad debe basar su operación en proporcionar información económica de valor a los que dirigen la empresa en tiempo real. De esta manera, se podrán tomar las decisiones correctas y necesarias en función de sus propios resultados.

Para lograrlo, existen herramientas como el software administrativo en la nube que, además de integrar a la tecnología en el día a día de la empresa, brindan toda clase de apoyo necesario al departamento de contabilidad a fin de que tanto la gestión de pasivos y activos como la interpretación de resultados apuntalen el crecimiento de la empresa.

 

 

PASIVOS Y ACTIVOS: LA SALUD FINANCIERA DE LA EMPRESA

Más allá de ser solo conceptos básicos contables, los pasivos y activos son elementos financieros que ayudan a conocer la salud patrimonial de una empresa, porque se componen por números y cifras detalladas que luego se traducen simplemente en pérdida o en ganancia.

Su buen manejo es muy importante, pues gracias a entenderlos bien y a dominarlos aplicando una buena estrategia contable, la empresa podría darle un nuevo rumbo a su situación en caso de que las pérdidas sean mayores que las ganancias.

Cuando los pasivos y los activos son constantemente revisados y medidos, la empresa puede recuperarse de cualquier tipo de situación financiera adversa.

Un software administrativo en la nube es el apoyo que el departamento contable de la empresa necesita para controlar sus entradas, salidas y el flujo de recursos que la mantengan siempre a flote. Además, llega a ofrecer una total estabilidad financiera teniendo siempre bajo la lupa los pagos, las cobranzas, los créditos, las facturas pendientes, el manejo y la protección de fondos y valores.

 

 

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¿CÓMO CONTROLAR LOS PASIVOS Y ACTIVOS DE UNA EMPRESA?

Como lo hemos venido diciendo, para controlar de forma correcta y completa los pasivos y activos de la empresa de gran tamaño, es necesario contar con un sistema contable integral que solo un software administrativo -como un ERP en la nube- es capaz de brindar.

Un software administrativo que incluye un módulo para la contabilidad de la empresa puede ayudarla en diferentes áreas operativas o funciones. A continuación, te presentamos algunas de éstas:

 

 

GESTIÓN DE ACTIVOS

Para todas las empresas, sin importar su tamaño, existe un factor fundamental: la importancia de mantener el control de los activos y de gestionar el negocio en tiempo real sin dejar pasar ningún detalle. Esto se complica cuando el volumen de datos financieros es ingente y su manejo se puede volver complicado si se busca una administración eficaz y sin margen de error.

Un software administrativo en la nube impulsa el rendimiento de la empresa de manera importante, ya que los datos que recaba se organizan por bloques o se envían a un módulo operativo, para luego presentar los resultados de forma gráfica y ordenada.

Cualquier empresa necesita tener siempre a la mano datos sobre el capital y las operaciones que incluyan información descriptiva sobre los activos y el estado de su inventario. Solo así, la información financiera estará completa. Lograrlo de forma manual se vuelve un imposible para las empresas de gran tamaño. Un sistema administrativo en la nube puede ofrecer esta información de forma precisa.

 

 

ADMINISTRACIÓN DE PASIVOS

Los pasivos constituyen un elemento fundamental en la estructura financiera de la empresa. Representan tanto las obligaciones con terceros -proveedores, principalmente- como también un medio de financiamiento inmediato a corto plazo, que conocemos como liquidez y de financiamiento a largo plazo que se traduce como la obtención de activos tangibles e intangibles necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos productivos.

Un software administrativo nos permite procesar rápidamente las obligaciones que tiene la empresa -como el pago a proveedores- siempre de forma puntual y sin contratiempos. Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar generan débitos y créditos en el sistema de administración financiera de la empresa, y representan información útil y necesaria que siempre debe estar visible en algún lugar.

 

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INFORMES DE RESULTADOS

Obtener toda la información financiera necesaria que evidencie la operación diaria de la empresa es una de las finalidades de un software administrativo, que se encarga además de organizar esa información y analizarla a fin de ayudar a que se tomen siempre las mejores decisiones de cara al rumbo que tiene que tomar la empresa en cualquier preciso momento.

Solo se logrará ser eficaz en este punto cuando los resultados se obtienen de forma automática y confiable gracias a la implementación de un software administrativo en la nube que sea capaz de generar los informes de resultados más completos, aplicables y funcionales que ayuden a entender de forma sencilla y práctica cuál es la situación financiera de la empresa.

 

 

NETSUITE, EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN LA NUBE PARA CONTROLAR LOS PASIVOS Y ACTIVOS DE UNA EMPRESA

La gran ventaja de Netsuite, el ERP en la nube de Oracle, es que se trata de un ERP que integra a todos los departamentos de la empresa, incluyendo al departamento de contabilidad.

Al ser un sistema administrativo integral, se convierte en la herramienta perfecta para unificar la información que genera la empresa con el día a día. Esta información ayuda a tener una visión completa de las cuentas -activos y pasivos-, de la información propia de cada cliente, de los procesos internos, de las ventas y de las campañas de marketing activas. Todo en un solo lugar: la nube, desde donde se opera y se consulta.

Si quieres conocer más acerca de este ERP, solicita aquí una Netusite demo totalmente gratuita. Con ella podrás ver en vivo cómo es que funciona y cómo es capaz de adaptarse a cada uno de los escenarios que constituyen la realidad de tu empresa o negocio.

Si se trata de gestionar las finanzas de tu empresa de forma maestra, Netsuite es el ERP aliado ideal, el único capaz de llevar a tu empresa a otro nivel.

Conócelo y entérate de todo lo que Oracle Netsuite es capaz de lograr por ti y por las finanzas de tu empresa.

 

 

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7 VENTAJAS DE GESTIONAR TU ALMACÉN CON UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO

Todos sabemos que uno de los puntos medulares para que tu empresa marche bien es un control de inventarios preciso y un almacén perfectamente ordenado.

Gestionar tu almacén con un excesivo control de inventario es un elemento realmente importante para el desarrollo de tu empresa, sea del tipo que sea o del tamaño que sea. Una mala gestión puede llegar a ser la principal culpable de generar clientes descontentos e incumplimiento en las entregas que conduzca a tu empresa a enfrentarse a problemas financieros graves, que sin más puedan conducirla a la quiebra.

Y eso, ni tú ni nadie lo quiere.

Una vez que consideras la importancia de lo que hemos dicho anteriormente, es cuando te das cuenta que la mejor forma de gestionar tu almacén es con un software administrativo en la nube, que te brinda todas las funciones, características y ventajas que necesitas para llevar a tu empresa a otro nivel.

 

 

¿Por qué es importante el control de almacén en tu empresa?

 

Las empresas inteligentes –como la tuya- entienden perfectamente que controlar las entradas, las salidas y la existencia real de tu almacén es posible gracias a la ayuda de la tecnología que te ofrece un software administrativo. Si además esta tecnología es de última generación como un software administrativo en la nube las ventajas y los beneficios se triplican.

El control y la gestión de tu almacén es de vital importancia porque los costos de inventario, el cumplimiento en las entregas y la satisfacción final de tus clientes son claves esenciales para el éxito de tu empresa. Y todo eso se logra gracias a la implementación de un sistema administrativo en la nube que te provea de todo lo que necesitas para llevar al día el control de tu almacén.

Una vez que has considerado la importancia de gestionar tu almacén con un software administrativo, veamos cuáles son algunas de sus ventajas.

 

 

7 ventajas de gestionar tu almacén con un software administrativo en la nube

 

Antes de explicar las ventajas, tenemos que hacer hincapié en el tema de “en la nube”.

Pueden existir una gran cantidad de software administrativos que brinden confiabilidad y precisión al momento de gestionar tu almacén, pero si es uno de tipo tradicional, es decir, un software instalado en un equipo dentro de tu misma empresa y que sea operado por alguno de tus colaboradores, quizá no te brinde todo el apoyo que realmente necesites.

Un software administrativo en la nube es el sistema más práctico, efectivo y moderno en lo que se refiere a la gestión de recursos financieros de tu empresa.

Al operar desde la nube, te brinda mayor seguridad y hace que te olvides de actualizaciones y mantenimiento. Además, es un sistema al que puedes acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento desde un dispositivo móvil con conexión a internet.

 

Ventaja 1: Actualización automática de inventarios

Las operaciones manuales para gestionar los inventarios de tu almacén deben ser cosa del pasado si lo que buscas es reducir costes y entrar de lleno al universo de la tecnología para las empresas.

Una de las grandes ventajas de un sistema administrativo en la nube es que te ayuda a gestionar las existencias de tu almacén de forma centralizada para que así sepas con toda exactitud la cantidad correcta de existencias.

Y como todo el proceso está centralizado, la actualización de tu almacén se lleva a cabo de forma automática, la producción jamás se detiene y puedes suministrar las entregas a tu tiempo en el tiempo acordado.

 

Ventaja 2: Gestión de ubicación

Un software administrativo en la nube te ofrece útiles opciones para la gestión de tu almacén como el inventario de ubicaciones múltiples, el seguimiento puntual de la mercancía, el recuento de los ciclos y un sinfín de funcionalidades más, para hacer mucho más eficiente la gestión completa de tu almacén, siempre en tiempo real y ofreciéndote los datos más confiables sobre las existencias sea cual sea su ubicación.

 

 

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Ventaja 3: Reducción en tus costos de operación

Cuando un software administrativo se encarga de gestionar tu almacén, la visión general de las existencias que te ofrece es por mucho más precisa que la que te podría ofrecer un control manual llevado a cabo por personas.

Esto se traduce a mayor producción en menos tiempo y a una reducción considerable de errores que suelen cometer las personas encargadas. Así, tus pedidos se cumplirán más rápido, tendrás menos afectaciones financieras, menos merma.

Otra de las maneras en las que un software administrativo en la nube reduce tus costos es que, al operarse de forma automática y “fuera” de tu empresa, no necesitas contratar personal que se haga cargo de su operación. Reduces puestos y generas ahorros importantes en nómina.

 

Ventaja 4: Integración con la TI de tu empresa

Un software administrativo puede integrarse a la infraestructura de TI de tu empresa, porque es una herramienta tan eficaz que viene a sumar, no a restar.

Esto ayuda a que esta herramienta de gestión ayude a que todos los departamentos que en algún punto de su trabajo tienen que ver con ella, se integren centralizando todos los datos del proceso en un mismo lugar y siguiendo todos la misma estrategia creada por tu empresa.

 

 

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Ventaja 5:  Máxima seguridad

Un almacén gestionado y controlado por un software administrativo en la nube requiere que los usuarios inicien sesión con nombre y contraseña a fin de que el ingreso a la plataforma sea segura. Además, esto ayuda a que la misma herramienta lleve un seguimiento cercano y preciso de los ingresos al sistema y de las operaciones para detectar movimientos extraños o que puedan parecer riesgosos.

 

Ventaja 6: Planificación correcta de actividades

Planificar actividades relacionadas con la fabricación, las órdenes de entrega y el seguimiento de cada uno de los pedidos de tus clientes es una tarea complicada si se hiciera de forma tradicional, pero cuando un software administrativo en la nube lo hace por ti los resultados son los mejores.

 

Ventaja 7: Medición de resultados

Es común que se te pueda olvidar que solo a través de medir los resultados de cada una de las estrategias implementadas por tu empresa es como se puede crecer y avanzar con éxito.

Un sistema administrativo en la nube no solo te ayuda a gestionar tu almacén y a hacer más efectivo el proceso de producción, sino que también te brinda la oportunidad de analizar uno a uno los resultados obtenidos en determinado tiempo para ver si en el proceso existieron fracturas, cuáles fueron sus razones y cómo es recomendable actuar para mejorar.

 

NETUSITE ERP, EL SOFTWARE ADMINISTRATIVO DEFINITIVO PARA GESTIONAR TU ALMACÉN

 

Administra tu almacén, sea del tamaño que sea, con Oracle Netsuite ERP. Es la solución #1 en el mercado que te permite gestionar de manera óptima tus operaciones, desde la producción, el almacenamiento y la entrega de pedidos gracias a estrategias personalizadas y a una interface intuitiva de última generación.

¿Quieres conocer más sobre Netsuite ERP, el sistema administrativo en la nube ideal para gestionar tu almacén?  Haz clic aquí o contáctanos, un consultor experto te podrá atender y resolver cualquier duda que tengas y darte a conocer las maravillas que este ERP puede hacer por tu empresa.

 

 

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Software administrativo

Todo lo que necesitas saber sobre un sistema administrativo o software administrativo en la nube

Seguramente en más de una ocasión has oído hablar del almacenamiento en la nube y de alguna plataforma que ofrece este servicio.

En inglés, el término cloud computing se refiere precisamente al servicio que nos permite trabajar de forma remota y guardar con seguridad todo tipo de datos, documentos o archivos en servidores online externos, que son administrados por un proveedor de este servicio.

Dicho de otra forma, “trabajar en la nube” (además de ser una puerta para permanecer en el mundo de la competitividad global y actual) es contratar un espacio privado de la red desde donde manejamos nuestra información a través de cualquier dispositivo y en donde se van almacenando todos los datos generados.

Pero antes de hablar acerca de las maravillas que un sistema administrativo en la nube puede hacer por tu negocio o tu empresa, veamos en sí qué es un software administrativo.

 

¿Qué es un software administrativo?

 

Un software administrativo es una herramienta digital que permite gestionar  y llevar el control de todos los procesos de un negocio o de una empresa de forma fácil, ágil e integrada. Su papel principal es favorecer las estrategias de la empresa y optimizar su operación.

Las actividades de este tipo de software varían de aplicación en aplicación, pero en general se encargan de llevar tareas como:

  • Cuentas por cobrar
  • Facturación
  • Control de inventario
  • Control de compras y gastos
  • Seguimiento de las cotizaciones

 

Una de las grandes ventajas de este software es el manejo ágil y correcto de grandes volúmenes de datos que luego se transforman en información muy importante para la toma de decisiones en la que se basa el futuro de la empresa.

 

¿Para qué sirve un sistema administrativo en la nube?

De entrada, podemos asegurarte que un sistema administrativo en la nube será siempre tu aliado principal porque es la forma más segura de acelerar procesos, hacerlos más precisos y mejorar los resultados de tu empresa. Y si además de todo esto su operación se lleva fuera de la empresa, desde un servidor remoto y en modo online, la ganancia puede ser mucho mayor.

Claro, dependiendo del tipo de software y proveedor, las funcionalidades de un sistema administrativo en la nube podrían variar. Sin embargo, algunas de las funciones más importantes de las que te puedes servir y que suelen tener sistemas como este son las que mencionamos más arriba y ahora abordaremos con más profundidad:

 

1.      Controla las compras y los gastos de la empresa o el negocio

Eso está claro: administrar correctamente las finanzas de tu negocio o empresa es un tema crucial para su buen funcionamiento y para asegurarte un futuro de crecimiento prometedor.

Trabajar desde la nube te permite llevar un control más detallado de tus ingresos y egresos que puedes consultar desde cualquier sitio y en cualquier lugar. Además, registra en tiempo real las compras a tu inventario y lo mantiene siempre organizado para que seas capaz de tener una visión clara del comportamiento de las ventas y las salidas de inventario.

 

2.      Gestiona la cobranza

Una de las tareas más complicadas y pesadas, que son disparadoras del estrés laboral, es la cobranza entendida como el proceso por el cual tu empresa o negocio solicita un pago a tu cliente.

Esta tarea podría dejar de ser una carga para la empresa si te apoyas de una herramienta externa que haga las partes más complicadas de un “cobrador”.

¿De qué forma un sistema en la nube puede ser capaz de gestionar la cobranza? Llevando, en primera instancia, un control exacto de tus clientes, sus compras y sus facturas por pagar. Después, utilizando estrategias propias del sistema (emailing, llamadas telefónicas programadas, recordatorios enviados a dispositivos móviles, etc.) será capaz de llevar a cabo un proceso que a veces se torna largo pero no imposible. Así podrás liberar de la tensión que genera esta tarea al personal de tu empresa que suele llevarla a cabo.

 

 

3. Administra y organiza tu inventario

Podríamos afirmar que mantener un inventario ordenado, organizado y completo es una de las tareas esenciales para cualquier negocio o empresa que se dedique a la comercialización de productos, ya que esto ayudará a contar con un buen servicio al cliente.

Al hablar de organizar y administrar un inventario, no nos referimos únicamente a la capacidad de contar con un espacio físico en donde almacenar nuestro productos. Se trata más bien de atender en tiempo y en forma los pedidos de los clientes sin omitir nunca un pedido ni un producto.

Un sistema administrativo en la nube te permite saber qué productos tienes disponibles en el stock y cuántas unidades hay de cada uno. Contar con una información siempre actualizada que agilice enormemente el alistamiento de tus pedidos te permitirá cumplir con lo pactado y satisfacer las necesidades de tus clientes, que al final del día son el eslabón primordial de la cadena de tu empresa o negocio.

Un cliente contento se puede volver un cliente frecuente. Un cliente desilusionado por tu servicio puede convertirse en una gran dificultad para tu crecimiento que tendrás que sortear y sobrellevar.

 

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4.      Sigue de cerca las cotizaciones

Si más arriba hablábamos de los clientes felices y de los clientes insatisfechos, un sistema administrativo puede ayudarte a lograr cierres de ventas excepcionales.

Así como es muy importante (y hasta vital) el primer contacto que la empresa o el negocio tienen con el cliente, también lo son todos y cada uno de los pasos que se suceden

 

después, como es la solicitud de una cotización y la posterior entrega de un pedido.

Las cotizaciones juegan un papel importante en tus procesos de ventas ya que muestran la información detallada sobre tus productos. Un software administrativo en la nube muestra las características de tus productos con gran detalle para que así el cliente no tenga ninguna dificultad o duda al momento de solicitar una cotización, en la que aparezca el precio y las funcionalidades.

 

5.      Confirma los pedidos

Para cerrar de forma correcta el proceso de compra con el cliente, resulta necesario que la empresa o el negocio confirme que el pedido sea recibido por el cliente en la fecha prometida, que esté completo y que satisfaga por completo sus necesidades.

 

Erróneamente, no todas las empresas ofrecen un seguimiento posterior al cierre de la venta cuando es una acción muy necesaria si buscamos conservar al cliente y fidelizarlo. Un sistema administrativo en la nube sirve para mantener una relación de acompañamiento con tus clientes durante y después del proceso de venta, haciéndolo de forma automática y sin margen de error, brindándoles –a tus clientes- la mayor seguridad posible que los invite a permanecer siempre cerca de ti.

 

¿Cuáles son las dudas o mitos sobre un software administrativo?

 

Es curioso, pero en pleno siglo 21 donde los avances tecnológicos corren más rápido que las caudalosas aguas de un río, existen empresas o negocios que lejos de subirse al tren de la tecnología le sacan la vuelta: la moderna revolución digital les atemoriza, sobre todo porque saben que les obligará a salir de su “zona de confort”.

Lo malo viene después, cuando las empresas, a pesar de su reticencia hacia lo novedoso, quieren enfrentar los grandes desafíos de permanecer y crecer. Para superarlos, es necesario integrar herramientas digitales que mejoren la gestión porque hoy en día, dirigir una empresa y mantenerla a flote es una tarea difícil. Pero si cuentas con un sistema que favorezca tus estrategias y optimice tu operación ya estás del otro lado.

Entre algunos de los mitos que giran alrededor de la implementación de un software administrativos podemos encontrar los siguientes:

 

Mito 1: El software administrativo solo es necesario para las grandes empresas

Pequeños y medianos emprendedores creen que el uso de un software solo trae beneficios y ventajas para las grandes empresas, pues se piensa que un sistema administrativo

 

de esta clase es complejo tanto en su programación como en su ejecución.

La realidad es que el uso de novedades y de tendencias tecnológicas han abierto el espacio para pequeñas empresas para destacar y conquistar clientes. Al final, el uso de la tecnología normalmente optimiza procesos y aumenta la capacidad de producción de la pequeña empresa, lo que le permitirá ir creciendo.

Cuando una empresa, sea del tamaño que sea, opera con un software administrativo, su visión se amplía, lo que posibilita que el pequeño empresario corte con costos innecesarios, dirija mejor las inversiones de la empresa y compita de forma más justa con las grandes empresas.

 

 

Mito 2: Todos los sistemas administrativos son iguales

Así como cada empresa es un universo diferente a las demás, existen también opciones de software diferentes y disponibles para cualquier tipo de negocio o empresa.

En el mercado actual se pueden encontrar diferentes tipos de software, con diversos precios y funcionalidades. La mayoría se constituyen por módulos, que son adaptables y escalables y están orientados a negocios o segmentos específicos del mercado para ofrecer beneficios específicos.

 

Por lo mismo, puedes encontrar en el mercado un sistema administrativo para soluciones financieras, de marketing, de control de stock, por citar algunos. O bien, puedes dar con uno que incluya todas las funcionalidades en un mismo programa.

 

Mito 3: Contratar un sistema administrativo es una inversión cara

Podría ser que, efectivamente, sea alta la inversión en un software para la gestión de los procesos de una empresa si se piensa fríamente. Pero cuando se va más allá y se analiza lo que podría ser el retorno sobre la inversión (ROI) el panorama tiende a cambiar: la implementación y el uso de plataformas representa reducción de costos, aumento de productividad e incluso ganancia de clientes y ventas. ¿No merece bien la pena el gasto?

Por si fuera poco, un sistema administrativo reduce considerablemente la necesidad de contrataciones en el momento de la expansión de la empresa. En vez de contratar a más personas para manejar la gestión financiera con un aumento del inventario, por ejemplo, es posible aumentar la capacidad de producción del software, que automatiza las actividades del área correspondiente.

 

Mito 4: La implementación del sistema administrativo lleva mucho tiempo

Como en el mundo empresarial “el tiempo vale oro”, cualquier acción que pretenda restarle importancia a esta aseveración ni siquiera deber ser considerada.

Sin embargo, nada más lejos de la realidad este mito. Existen software que pueden instalarse en cuestión de minutos. Y tanto la personalización del sistema junto con la capacitación de quien será su operario puede llevar tiempo pero son tareas que se pueden programar y realizarse de forma paulatina, sin llegar a rebasar ni los 30 días para lograrlo.

En el período de implementación, de prueba y error, también es posible capacitar al equipo operario para que entienda cómo buscar soluciones ante problemas que se podrían presentar. De esta manera, los errores por falta de conocimiento de operación se minimizan.

 

¿Cuáles son los beneficios de un sistema administrativo?

En el preciso momento en que logramos tener la visión completa de los beneficios de un software administrativo es cuando vemos que nuestra empresa es más que una “fábrica” de productos: es una integración con proveedores, la unidad de procesos y la anticipación a las necesidades de nuestros clientes.

Un sistema administrativo es una aplicación que permiten centralizar la información procedente de los distintos departamentos empresariales, consiguiendo que los datos fluyan con mayor rapidez y permitiendo que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y con una oportunidad mayor. Es la herramienta que integra a toda la empresa y negocio conduciéndola por un mismo camino.

Esta herramienta trae consigo algunos beneficios que mencionamos a continuación:

 

Colabora activamente con los proveedores

Reducir costos y mejorar la eficiencia de la cadena de suministros es el sueño que toda empresa o negocio tiene. Todas las acciones de un software administrativo están orientada a hacer ese sueño una realidad, en donde el proveedor adquiere el rol de socio estratégico.

 

Mejora la comunicación interna de la empresa

Superar la falta de comunicación e integración tradicional entre los tres principales agentes: empresa, proveedores y clientes es otro de los grandes beneficios de un sistema administrativo.

 

Anticipa las necesidades de producción

Un sistema administrativo es capaz de realizar las órdenes de compra que crea pertinentes cuando la materia prima para la fabricación de los productos presenta niveles bajos. Gracias a esto, nuestro inventario jamás se verá afectado.

 

Reduce los costos de inventario

Al llevar un control más exacto y oportuno de las salidas de inventario, ya no será necesario contar con un colchón de mercancía para hacer frente a posibles pedidos que después repercute de manera negativa en las finanzas de la empresa.

 

Incrementa la satisfacción de los clientes

Al ser capaz de hacer todo lo anterior, un sistema administrativo incrementa considerablemente la satisfacción de nuestros clientes porque ha sido capaz de conocer sus necesidades y diseñar así productos que las satisfagan mucho mejor. El resultado final se traduce en un aumento de valor que prestamos a los clientes.

 

¿Cómo ayuda un software administrativo en la nube a tu empresa?

Es simple. De la misma manera que un software administrativo resulta ser la herramienta más adecuada para la gestión de una empresa, así también lo es, pero en mayor escala, un software en la nube ya que no necesita equipos tecnológicos ni instalación física, no te obliga a comprar licencias costosas de software que caduca con el tiempo, su actualización es periódica, automática y sin costos extras y además solo pagas por los servicios (módulos) contratados.

 

¿Cómo evaluar si necesito un software administrativo?

Si tu empresa no se cierra a los cambios de paradigmas administrativos, está experimentando un crecimiento  y se mantiene dispuesta a permanecer visible en el mundo de la competitividad actual, es momento de poner la vista en un software administrativo que le brinda todos los recursos necesarios para mejorar la gestión de sus procesos, enriquecer la comunicación interna, ofrecer un servicio a cliente de primera clase y tomar las mejores decisiones operativas.

Recuerda que no importa el tamaño ni el tipo de tu empresa. Lo que importa es cuánto estás dispuesto a crecer y a brindar un mejor servicio.

 

¿Cómo se implementa un sistema administrativo en la nube?

Como todo proceso, migrar a la nube o implementar en ella un sistema administrativo conlleva la ejecución de algunos pasos que pueden ser más estratégicos que complicados:

  1. El primer paso es levantar un registro de todos los productos o servicios que estás vendiendo actualmente con sus precios actualizados de venta.
  2. Definir y organizar los métodos o las formas de pago: efectivo, tarjetas de crédito y depósitos interbancarios. Tiene que tener bien claro cómo se van a controlar y gestionar cada una de tus formas de pago, es decir, cómo se manejará la caja y quién será el responsable de las cobranzas.
  3. Contar con tu base de datos de clientes actualizada. Que aparezcan habilitados y correctos todos los datos fiscales y otros datos complementarios que poseas de cada cliente, tal como preferencias de productos o servicios, frecuencia de compra, etc. Todos lo que consideres importante sobre tus clientes.
  4. Del mismo modo, contar con tu base de datos de tus proveedores completa y actualizada.
  5. Definir cómo se llevará a cabo el control de inventario y cómo será la comunicación entre tu inventario físico y el inventario digital.

 

NETSUITE, el mejor software administrativo en la nube del mercado

 

El ERP Netsuite by Oracle te ofrece, además de los grandes beneficios que te ofrece un software en la nube, un sistema moderno, flexible, inteligente y centralizado que hará que tu migración a la nube sea un proceso sin contratiempos y la mejor elección para el futuro de tu empresa.

 

 

Corposuite, partner de Netsuite en México, somos una consultoría con más de 18 años de experiencia en la implementación de soluciones administrativas en la nube tanto en Monterrey como en la ciudad de México, desde donde brindamos nuestros servicios a las empresas que desean acelerar su crecimiento a través de la transformación digital.

¿Quieres conocer más acerca nuestros servicios? Contáctanos para que veas cómo es que funciona nuestro software administrativo en la nube y cómo se puede adaptar a la realidad de tu empresa o de tu negocio.

 

 

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