Muy a menudo, vemos clientes que logran implementar un ERP migrando desde una arquitectura de sistema de gestión empresarial muy básica (con bastante frecuencia se repiten quienes llevan todos sus procesos en un montón de hojas de cálculo de Excel) y pretenden cambiarlo todo de un golpe. Y lo hacen porque hablan con proveedores en implementar un sistema ERP NetSuite, ven de lo que es capaz el producto y empiezan a pensar en grande. Muy, muy a lo grande.
Porque pensar en grande es algo bueno cuando se trata de implementar un software ERP que ayuden a las organización con todo lo que tiene que ver con la gestión empresarial. Es necesario tener un ojo en el panorama general en todo momento y una buena comprensión de lo que una inversión de este tipo hará por su negocio a largo plazo.
Sin embargo, a la hora de planificar la implantación inicial, es importante no acelerar los pasos del proceso y abrumar a los usuarios que, hasta ahora, han estado trabajando con sus hojas de cálculo de Excel y otros sistemas que hacen funcionar a la empresa más o menos bien. Por eso, es importante acordar todas las prioridades e identificar aquellas ganancias rápidas para que los usuarios y los puestos ejecutivos vean los beneficios del nuevo sistema y del proceso lo antes posible.
Este enfoque, podría marcar bien la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto.
FASES QUE DEBES SEGUIR AL IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP
Lo que sugerimos, basándonos en nuestra experiencia, es que cuando pienses en un enfoque por fases para implementar un sistema ERP, hay que tener en cuenta, de antemano, dos preguntas vitales: ¿cuáles son los principales puntos conflictivos en la actualidad?¿Dónde se beneficiaría más la empresa gracias a un cambio rápido y eficaz?
Primera fase: piensa en todas las expectativas que tienes para el nuevo sistema. Y a partir de allí, intenta clasificar uno a uno todos los resultados en varias versiones del sistema a lo largo del tiempo. Los puntos que se lleven la categoría de alta prioridad y valor, lógicamente irán primero, y antes de los que pueden esperar porque no fueron considerados urgentes.
Segunda fase: después de clasificar todas aquellas tareas que serán prioritarias para la implementación intenta identificar todos los requisitos clave que tendrán un gran impacto -pero un bajo coste- de entrega al implementar un software ERP. Un sistema SaaS como NetSuite se vuelve muy eficaz para esto, ya que está diseñado para resolver los problemas de los procesos empresariales desde el principio, una vez que se decide la implementación.
Tercera fase: como parte esencial en el proceso de implementación de un sistema de gestión de recursos empresariales es involucrar a todos los que forman parte del negocio o de la empresa, desde los altos mandos de los ejecutivos y formar un grupo de usuarios o colaboradores de tu organización para que sean capaces de votar por aquellas características que debería incluir el sistema en cuestión -a final de cuentas ellos son los operarios, quienes tendrán que manejar el sistema día con día- para que puedan recibir una comunicación clara sobre todo cuando pueden esperar del sistema y de esas característica que han seleccionado y no llevarse ninguna clase de sorpresas después.
Cuarta fase: por último, sugerimos que elabores una hoja de ruta con las partes del proceso de implementación bien específicas. Esta hoja de ruta se debe publicar, que todo mundo en tu organización tenga acceso a ella, pues tienes que hacerla visible para todos tus colaboradores apoyando un proceso que te permita modificar esa hoja de ruta en función de los cambios que la empresa experimente durante el camino, porque siempre existirían eventualidades.
Quinta fase: la implementación en sí, que se compone por la construcción y la migración de los procesos de la empresa al nuevo sistema, respaldando y migrando primero la base de datos para evitar toda clase de sorpresas desagradables como pérdida de datos.
Sexta fase: soporte y mantenimiento, pues como decíamos más arriba, todo proceso lleva una dosis de eventualidades que podrían cambiar el rumbo de la implementación pero sin afectar los buenos resultados finales. Es necesario que el soporte técnico esté siempre presente y vigilando que cada fase de implementación se lleve a cabo de la mejor manera.
Por último, te recomendamos que veas al proceso de implementación como un proceso en continua evolución, ya que es una dinámica en constante trabajo de perfeccionamiento, y sobre todo de mejora.
> También te puede interesar leer MEJORES PRÁCTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP
IMPLEMENTAR UN ERP CON PROFESIONALES ES CLAVE DEL ÉXITO
Todo el proceso compuesto por las fases de la implementación del sistema de planificación de recursos empresariales sabemos que es una herramienta capaz de integrar y agilizar todas las operaciones de una empresa en todas las áreas, desde la administración, la cadena de distribución, los inventarios, exportaciones e importaciones, hasta todo el tema de la contabilidad, el pago a proveedores, la manufactura, las ventas, y la atención al cliente, entre otros.
Sin embargo, muchas organizaciones creen que al adoptar esta clase de soluciones pueden hacerse cargo por sus propios medios de todo el proceso de implementación y migración de datos, arriesgando -sin mediar las consecuencias- la integridad de la información, lo que podría derivar en algo catastrófico: daños en las bases de datos delicados, pérdida de información de los clientes o alteración de los registros de las diferentes áreas (como en el control de inventarios, por ejemplo) generando por lógica todo un caos que podría significar dos cosas: meses de trabajo extra e incremento de gastos operativos que no se habían programados.
Por lo mismo, a la hora de optar por esta clase de herramientas tecnológicas, es importante asegurarnos primero que la experiencia y el profesionalismo de los proveedores son una carta real de presentación, pues quienes se deben encargar de implementar un sistema ERP deben cumplir con todo lo anterior, para asegurarse que los procesos se realicen de manera exitosa. Clave del éxito es que el trabajo se lleve a cabo por expertos en el tema para que así, en ningún momento del proceso, se ponga en peligro la seguridad de la organización ni el manejo de sus datos confidenciales y delicados.
Si ya tienes claro que implementar un software ERP es que hoy por hoy necesita tu organización para llegar al siguiente nivel, siempre será recomendable hacer la implementación de la mano de profesionales como nosotros. Aunque se tengan los recursos y la experiencia en el uso de algún sistema del tipo, que sea similar a un determinado ERP, nada como acudir a los expertos que además de ofrecer el entrenamiento necesario para operar la herramienta, también acompañan a la organización durante todo el proceso de implementación.
En Corposuite, además de garantizar la correcta instalación, somos los únicos capaces de brindar un entrenamiento profesional, puntual y adecuado, sin dejar de lado el soporte técnico que se vuelve vital e indispensable en caso de que surjan errores o se generen dudas. Así, tus colaboradores se adaptarán en tiempo récord al uso del software con una mayor facilidad y en menos tiempo que si lo hicieran por su cuenta, reduciendo además costos e incrementando la productividad en general.
Visita nuestro BLOG para que conozcas más sobre nuestro ERP en una infinidad de temas alrededor de esta herramienta tecnológica de última generación para la gestión correcta de los recursos de tu empresa.
Corposuite | ERP en la nube Netsuite México
