Al hablar de la correcta gestión de una empresa u organización, y más específicamente cuando llegamos al tema de los inventarios, llevar un sistema de control óptimo, correcto y siempre actualizado es un factor determinante para el buen desempeño general del negocio, pues las utilidades pueden llegar a estar relacionadas de forma directa con este control.
Por lo tanto, es de vital importancia que la empresa cuente con un inventario ordenado, bien administrado, que no genere problemas internos, estrés innecesario ni mucho menos que vaya en detrimento de la buena atención al cliente.
Implementar un sistema de control de inventarios optimizado es, además, una razón suficiente y poderosa para no generar gastos sorpresa e innecesarios.
Contar con un sistema ERP para llevar adelante esta tarea se vuelve cuestión básica para aquellas empresas que buscan la excelencia. Es por eso que en este artículo te vamos a presentar los 6 pasos para implementar un sistema de control de inventarios a fin de que sirva como guía para los negocios que aún no cuentan con un sistema tal, o que no han logrado hacer que el control sea lo más eficiente posible.
Como dato, si te das una vuelta y revisas la última entrada publicada en nuestro blog, verás que abordamos los beneficios que trae consigo contar con sistema eficiente que administre y controle el inventario. Con la entrega de hoy buscamos enriquecer el material para brindar una visión completa sobre este tema, donde un software ERP se vuelve pieza clave.
- DARLE ORDEN Y ORGANIZACIÓN AL INVENTARIO
Podría parecer algo lógico, pero si no comenzamos por lo básico como es la organización y clasificación de todos los productos que conforman el inventario, difícilmente llegaremos a lograr una implementación exitosa.
El primer paso será catalogar y organizar nuestro inventario para tener una visión completa de nuestros productos, comprobar existencias y sobre todo conocer su condición (si es que no están repetidos) y su ubicación para que sea mucho más fácil su manejo.
Esta información nos servirá como base para poder seguir adelante con los demás pasos en la implementación de un sistema de control, donde herramientas como NetSuite ERP podrían hacer la diferencia. Casi al final de este artículo platicaremos el por qué.
- CLASIFICAR
Una vez que el inventario ha sido organizado y ya se sabe a ciencia cierta cuáles son los productos, las existencias y su ubicación, es momento de clasificar el catálogo en aquellas categorías principales que brindarán una visión más amplia de todo cuanto se tiene para gestionarlo mejor.
Nosotros, proponemos tres categorías que obedecen a las que una herramienta como NetSuite ERP ofrece como sistema de control: productos de alta rotación, productos temporales y productos sobre pedido (o conocidos también como productos especiales).
Los productos de alta rotación son los que se venden con relativa facilidad durante todo el año y no dependen de temporadas o momentos especiales. Son los productos top de nuestro catálogo y los que nunca pueden faltar en el stock, porque suelen representar las ganancias más altas. Después tenemos los productos temporales, que como su nombre lo indica, son adquiridos o buscados en momentos específicos del año. Su nivel de venta no es constante por lo que brindan más flexibilidad a la hora de las compras con los proveedores. Por último, están los productos especiales o bajo pedido, donde podemos incluir aquellos productos que quizá no forman parte del catálogo, sino que se ordenan al proveedor una vez que el cliente los ha solicitado, no antes, pues jamás se tendrá la plena certeza de cuándo se venderán.
Contar con una plataforma como un software ERP que sea capaz de hacer esta clasificación de forma más rápida y que siempre tendrá en vista sobre todo los productos de alta rotación -sin margen de error- puede ahorrar horas de trabajo.
- DEFINIR LOS DÍAS DE COMPRAS DE INVENTARIO
Los días de compras de inventario no es otra cosa que fijar fechas o períodos precisos de tiempo en los que el departamento de compras de la empresa u organización tiene que hacer sus pedidos correspondientes a los proveedores para abastecer el almacén y mantener activo al inventario.
Existen dos factores a tener en cuenta al momento de definir las fechas: por un lado conocer cuáles son los tiempos de entrega del proveedor y por otro cuál es la frecuencia de compra de tal o cual producto.
- CALCULAR NIVELES DE STOCK
Unido al paso anterior, calcular niveles de stock, es decir, los máximos, mínimos y puntos de re-orden de tu inventario es el cuarto paso de cara a una sistematización más controlada del mismo.
El stock máximo nos dice cuál es la cantidad mayor permitida de un producto específico en el inventario, tomando como referencia su frecuencia de compra. Esto se hace con el fin de jamás permitirse tener “0” existencia de ese producto, máxime si es un producto de alta rotación.
El stock mínimo de un producto, por su parte, es la cantidad mínima necesaria que debe existir de un producto para evitar el desabasto.
Y por último el punto de re-orden se refiere al nivel de existencias en donde ya es necesario levantar un pedido al proveedor. Esta cantidad se obtiene promediando los máximos y mínimos del producto.
Si se busca automatización en estos cálculos y echar mano de una herramienta tecnológica que lo haga sin equivocaciones, siempre se podrá contar con un sistema ERP, la plataforma que incluye un módulo especial para la gestión de inventarios.
- VERIFICAR LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO
Como en cualquier tipo de sistema, la verificación de la información es paso fundamental dentro de todo proceso para comprobar si los datos obtenidos cuadran con la realidad, en este caso con el stock de productos.
Verificar la información que nos arroja un control manual de inventarios -donde no se aprovechan los recursos tecnológicos como un sistema ERP puede traer serias dificultades. En cambio cuando la información sobre existencias, máximos y mínimos proviene de una fuente única, integral y confiable como NetSuite ERP, el sistema ideal para el control de inventarios, se podrá tener la certeza de que los datos coinciden con la realidad.
- ACTUALIZACIÓN CONTINUA
Como todo en la vida, también el comportamiento de un almacén, del stock o inventario, suele cambiar. Esto obliga a empresas y organizaciones a mantenerse siempre actualizados, inclusive en su inventario. Hay productos que pueden estancarse. Quizá de un mes a otro la demanda de otro producto baja de forma inexplicable y será necesario darle de baja del catálogo. O bien, también de un día a otro cierto producto puede experimentar una éxito rotundo y no se puede permitir su desabasto.
El trabajo de actualización continua de la información puede hacerse en diferentes momentos del año con la única finalidad de estar siempre tranquilos, confiando que la información del inventario es la correcta y no va a causar problemas ni pondrá en entredicho el futuro del negocio.
EL CONTROL MÁS PRECISO DE INVENTARIOS SOLO CON NETSUITE ERP
Implementar un sistema efectivo para mejorar el control y la administración de cualquier tipo de inventario de productos es una realidad con NetSuite, el sistema ERP de Oracle que más que un sistema es una poderosa herramienta para lograr el éxito de las empresas. Es un software integrado totalmente en la nube y desde allí ofrece el mejor control de inventarios desde cualquier lugar, únicamente teniendo acceso a internet desde un dispositivo móvil. ¡Todo en tiempo real, sin complicaciones!
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