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5 Prácticas para llevar un mejor control de inventarios

Es por todos sabido que sin un sólido control de inventarios el futuro próximo de un negocio o una empresa podría ser incierto. Y aunque no se valore tanto este tema, nada como tener siempre frente a nosotros el método o el proceso ideal para llevar un mejor control de los inventarios.

De hecho, podemos afirmar que uno de los principales requisitos que debe cumplir toda organización y que se vuelve uno de los aspectos operativos más relevantes es este control, que si se lleva de la mano de un ERP para inventarios los resultados pueden ser mucho mejores que los esperados. 

Sin embargo, aunque se piense lo contrario, llevar al día y tener en total orden un inventario puede llegar a ser una de las tareas más difíciles de gestionar, porque se considera una de las áreas del negocio que deben estar siempre funcionando al cien para ninguna otra área se vea afectada y mucho menos que su mal funcionamiento genere gastos extras.

Porque controlar un inventario no solo significa saber cuáles son las existencias, las entradas y las salidas de productos, sino que es todo el conjunto de procesos relacionados con el suministros, registro de cantidades, precio, ubicación de los productos, rotación de los mismos, almacenamiento y accesibilidad a las mercancías que comercializa el negocio en cuestión con un solo objetivo: asegurar la disponibilidad de estos y gastar la menor cantidad de recursos posible. 

Solo las empresas o negocios que le dan la importancia necesaria a llevar un buen control de inventarios son capaces de mejorar procesos implementando mecanismos y estrategias que buscan mejorarlos día con día. Porque el inventario no es algo estático, y al ser un concepto dinámico al interior de las organizaciones dependerá siempre de qué tanto orden y qué tan eficiente sea su manejo.

En este artículo te vamos a presentar las cinco prácticas para llevar un mejor control de inventarios que apunten hacia el mismo sitio: cuidar los recursos financieros de tu negocio.

 

  1. AUTOMATIZAR EL CONTROL

Es que en pleno Siglo 21, el siglo de los avances tecnológicos y de la automatización de tareas y procesos, no podemos seguir pensando en llevar un control de inventarios de forma manual o tradicional, independientemente del tipo de inventario y del giro de nuestra empresa.

La automatización que logramos al implementar un ERP para inventarios es lo que marcará la diferencia, pues hoy por hoy esta acción se considera una de las grandes soluciones tecnológicas con las que además de digitalizar cada una de las acciones claves en la gestión, también podemos sistematizarlas y elevarlas al nivel óptimo que necesitamos para consolidar nuestro negocio.

Una de las enormes ventajas de un inventario automatizado es que apoyan al sistema administrativo de todo el negocio en el sentido que actualiza de forma automática las existencias de los bienes y productos, previniendo dos cosas principalmente: las pérdidas y los robos hormiga, que suelen ser de los eternos problemas a los que cualquier negocio se enfrenta diariamente. 

Es impresionante cómo la eficiencia del negocio llega a otros niveles cuando se migra de un modelo tradicional a un modelo de funcionamiento inteligente donde precisión y efectividad son el binomio perfecto que acarrea excelentes resultados. 

 

  1. ESTABLECER NIVELES ÓPTIMOS

Aunada a la práctica anterior, la práctica de establecer niveles óptimos y funcionales de inventario también se vuelve pieza clave para la salud global del negocio o la empresa y lograr un buen control de inventarios.

Aquí, el punto principal es mantener la cantidad necesaria de productos en stock para que los gastos en almacenamiento no se nos vayan hasta las nubes, pues suele ocurrir que cuando no se está revisando de forma continua este punto, podemos tener existencias estáticas, que no se mueven, y que pueden transformarse a la larga en pérdidas para el negocio.

Tener un buen control de inventarios es la respuesta más rápida y funcional para llevar a cabo este punto ya que nos ayuda a enfocarnos en mantener niveles optimos una vez que realiza un análisis de datos del histórico de ventas y de la demanda de los clientes para hacer un match entre estos datos y obtener información precisas y exacta sobre cuáles son los niveles ideales para considerarlos óptimos. 

Solo así podemos priorizar la gestión inventario recordando un dato revelador: el 80 por ciento de la demanda es generada por el 20 por ciento de tus productos. Por eso, hay que echar mano de herramientas tecnológicas que nos ayuden a identificar precisamente cuáles son los productos que pertenecen a ese 20 por ciento. 

 

  1. REALIZAR SEGUIMIENTOS PRECISOS

No basta con automatizar las tareas propias del inventario ni con establecer sus niveles, también hay que contar con alguna plataforma que realice seguimientos precisos en todo momento.

Esto quiere decir que tenemos que ser capaces, para no frenar la cadena de suministro, de asegurar siempre y en todo momento mantener los niveles óptimos del inventario, tarea que se vuelve difícil y titánica cuando se hace de forma tradicional y casi manual.

Por último, realizar seguimientos precisos también nos ayudará a revisar si tal o cual producto registra baja rotación o está próximo a su fecha de caducidad, siempre y cuando aplique. 

 

  1. MEDIR RENDIMIENTO Y GENERAR INFORMES

Como se dice, lo que no se mide no se puede mejorar. Y en el caso de las mejores prácticas para llevar un control más acertado de inventarios está la de medir el rendimiento del inventario para ver de cerca cuál ha sido del desempeño de los procesos y corroborar si tal o cual acción o estrategia ayudaron para conseguir un control mucho más exacto. 

Si además podemos plasmar en informes completos y prácticos todos los resultados obtenidos que nos ayude a detectar cómo se comporta el flujo para tomar las mejores decisiones, ya es una doble ventaja.

La recomendación de los expertos es realizar informes de forma periódica con el fin de comprender la dinámica de la operación, identificar patrones negativos y problemas para reforzar por todos los frentes posibles el control del inventario y la eficacia de esta acción. 

 

  1. TENER UN PLAN DE ACCIÓN 

Quizá tendríamos que haber comenzado con este punto. Pero ahora que lo tocamos dimensionemos la necesidad que tenemos siempre y en todo lugar de contar con un plan accionable en el tiempo, que contenga tareas específicas en función del control. Este plan nos ayudará a dejar de lado la improvisación, especialmente cuando existe dinero y recursos de por medio y a buscar optimizar por un lado los niveles y por el otro la gestión apuntando en todo momento hacia un control más férreo.

 

Después de haber analizado cada una de las mejores prácticas para lograr un control total de nuestro inventario, es momento de dar un paso más pensando siempre que todo cuanto decidamos y hagamos -o dejemos de hacer- repercutirá en los procesos internos de nuestro negocio.

Y por haber llegado hasta aquí con la lectura de hoy, te invitamos a descargar este recurso GRATUITO, un formato para el control de inventarios que hemos creado para ti, que estás decidido a mejorar tus procesos empresariales. 

 

 

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