El proceso administrativo es crucial para toda compañía y debe optimizarse constantemente. La mejora de estos procesos conlleva un gran esfuerzo por parte de toda la empresa, y da como resultado una mayor productividad y control sobre el flujo de trabajo. ¡Estas seis actividades te ayudarán a lograrlo!
Alcanzar un control administrativo efectivo se ha convertido en una de las metas más importantes para las empresas. Sin embargo existen distintos obstáculos para lograr un buena gestión empresarial, entre ellos se encuentra el miedo al cambio por parte del equipo y el querer obtener resultados inmediatos.
¿Cuáles son los objetivos de la optimización del proceso administrativo?
Dependerá de cada área y empresa, pero los principales son:
- Reducir el tiempo en el que se completan las tareas
- Identificar los esfuerzos desgastantes
- Mejorar la calidad de la producción y del flujo de trabajo
- Conseguir cumplir con las regulaciones de la industria
- Minimizar los factores que generan lentitud en el proceso
Aunque hay que tener en cuenta que las acciones a realizar requieren tiempo y paciencia, los beneficios de mejorar tu proceso administrativo son bastante gratificantes. Si aún no los tienes muy en claro, te los desglosamos.
Beneficios de mejorar el proceso administrativo
Mayor productividad
¿Cuántas de las tareas y procesos son realizados a mano en tu empresa? ¿Cuánto tiempo le toma a tus colaboradores? Perder el tiempo en actividades que pueden ser automatizadas y que pueden realizarse en un tiempo más corto no es rentable. Hoy en día existen muchos tipos de sistemas, como los ERP, que te aseguran un registro y monitoreo automático. Algo que le ofrece a tus colaboradores más tiempo para que se enfoquen en acciones más complicadas.
Se reduce el riesgo
Si el escenario anterior es algo que se vive en tu empresa, es posible que los errores sean una cuestión frecuente. Registrar datos a mano puede generar cuestiones como duplicado de registros, desactualizaciones de información e incongruencia de números.
Los errores humanos pueden perjudicar a la empresa con pérdidas. La mejora del proceso administrativo puede ayudar a evitarlos al implementar herramientas tecnológicas y un monitoreo preciso.
El colaborador se siente más satisfecho
Los buenos procesos siempre motivan más a los empleados que los procesos lentos y agobiantes. Realizar tareas repetitivas, o que suelen tardar mucho tiempo, puede hacer que las personas se sientan desinteresadas y que están gastando su tiempo porque no pueden poner a prueba otras habilidades.
Esto deja de suceder cuando mejoras tu proceso administrativo. Ya que en vez de desgastarse buscando documentos o registrando datos infinitos, pueden pasar a realizar procedimientos más retadores.
Tus clientes sentirán más confianza
Una empresa que no cuenta con una buena gestión de procesos, además de generar errores, puede hacer que los clientes pierdan la confianza. Esto cambia cuando la rapidez y la efectividad se reflejan en el flujo de trabajo. Un cliente se da cuenta cuando los colaboradores tienen información a la mano, si el registro de datos no tarda mucho y si la velocidad con la que resuelven su problema es alta.
La agilidad se vuelve tu mejor característica
La competitividad se traduce en relevancia. Si una empresa no es competitiva los clientes buscarán a alguien mejor. Hacer que tu proceso administrativo sea ágil y efectivo hace desaparecer el rezago ante tu competencia. Si tu empresa cuenta con procesos más flexibles y adaptables, la agilidad será algo que te distinga de otras organizaciones.
Ahora que ya sabes lo que puedes conseguir con un mejor control administrativo, te compartimos algunas de las actividades que puedes realizar para implementar la optimización en tu empresa.
6 actividades para mejorar el proceso administrativo eficiente
1. Crea un plan de negocios
Un plan es como un mapa sobre el rumbo que debes tomar para alcanzar tus objetivos principales y una mejora en tu proceso administrativo. Entre más detallado sea mejor, porque este será tu guía para saber qué decisiones tomar en cada paso. Si todavía no tienes uno, o si cuentas con un plan previo, pero no lo has actualizado, podrías hacerte las siguientes preguntas para adecuarlo:
- ¿Cuáles son tus metas a corto, mediano y largo plazo?
- ¿Qué es lo que hace que tu compañía sea diferente a otras?
- ¿Tus precios son rentables?
- ¿Qué estrategias podrías implementar para generar más clientes?
- ¿Qué tipo de especialistas requieren contratar?
Puedes reunir a tu equipo para definir preguntas más específicas y hacer el mismo cuestionamiento cada dos a tres meses para actualizar el plan.
2. Capacita a tu equipo y gestiona el cambio
Ya hemos mencionado que uno de los mayores obstáculos de las empresas es la resistencia al cambio. Tus colaboradores resienten el cambio cuando no saben lo que va a suceder. Lo desconocido genera miedo y con esta emoción, llegan las dudas.
¿Cómo resolverlo? Principalmente con la capacitación de tu equipo. Cuando tus empleados conocen los procesos, las herramientas, las actividades que se estarán realizando y cómo se irá gestionando cada cambio, el temor se disipa. Inclúyelos para que participen en la optimización del proceso administrativo. Crea conversaciones en las que sepan que tienen voz y que te permitan conocer sus inconformidades en cuanto a los procesos actuales.
3. Monitorea los procesos
Dentro de tu ecosistema empresarial existen muchos procesos y tareas que deben ser monitoreadas para un mayor control operativo. Pero hay un área en especial que debe ser mapeada constantemente: contabilidad y finanzas.
Esta división se encarga no solo de gestionar las ganancias e inversiones, sino también de las obligaciones fiscales. Así que lo primero siempre es asegurarse de que todo esté correcto y en orden, para después revisar presupuestos y el control de egresos.
Asimismo puedes utilizar un software ERP para mapear cada área, las actividades realizadas y el flujo de trabajo de cada uno para prevenir errores en el proceso administrativo.
4. Analiza los resultados
Si algo se puede medir, se puede mejorar. La importancia de analizar los resultados obtenidos hace una gran diferencia a la hora de hacer cambios. ¿Por qué? Te permite saber si algo funciona o si se debe reestructurar una estrategia. Los números no mienten, así que es de gran prioridad contar con métricas e indicadores que te ayuden a divisar el panorama de tu empresa.
Después de medir y analizar, comparte esa misma información con tu equipo para determinar las razones por las que se obtuvo tal resultado. Al final podrán proponer maneras de mejorar las formas de trabajo.
5. Mantén a tus proveedores organizados y estandariza los procesos
Existen varios retos cuando se trata de los proveedores: la estandarización y cumplimiento de metas. Muchos proveedores cuentan con procesos propios que pueden llegar a generar confusión en otras empresas, por ejemplo la forma de registrar la mercancía. Suele suceder que algunas compañías utilizan ciertos códigos UPC diferentes a los que los proveedores tienen. Detalles como estos se pueden estandarizar para prevenir errores y mejorar la eficiencia.
En cuanto al cumplimiento de metas, el monitoreo de la llegada de los proveedores y la salida de mercancía ayudan a establecer medidas para que no haya retardos. Así como mantener una buena gestión sobre tu proceso administrativo.
6. Haz uso de una herramienta ERP
Un software ERP, o sistema de planificación de recursos empresariales, es ideal para un control administrativo eficaz. En él podrás realizar procesos financieros y contables, agilizar la gestión de pedidos y compras, mantener tu inventario monitoreado y reducir los costos de TI. Todo en una misma plataforma.
Puedes implementar estas actividades paso a paso y evaluar cada una para determinar si la optimización va por buen rumbo. Incluir a tu equipo y a otras áreas es primordial para que la empresa avance en conjunto. Si quieres más consejos para mejorar tu proceso administrativo te recomendamos leer nuestro artículo sobre 6 pasos para llevar una correcta administración financiera.
